عندما يتعلق الأمر بمعرفة أساليب تنظيم الوقت بالنسبة للمهنيين الماليين المشغولين، فقد تشعر أنه لا توجد ساعات كافية في أسبوع العمل؛ وبمجرد الانتهاء من مهمة ما، فغيرها يكون جاهزًا للتنفيذ.
الحقيقة أنه على الرغم من سهولة فهم أساليب تنظيم الوقت إلا أنه من الصعب إتقان عملية إدارته. وهذا صحيح بشكل خاص في العام الجاري؛ خاصة وسط جائحة عالمية، والقوى العاملة المشتتة للغاية؛ لذا يتعين على الفرق أن تكتشف باستمرار كيفية التنقل في مياه جديدة والحفاظ على الكفاءة العالية.
لحسن الحظ، هناك بعض الخطوات والمفاهيم البسيطة التي يمكن لفريقك البدء بتنفيذها الآن لإنجاز المزيد كل يوم، والتي يمكن أن تتلخص في الـ4 نصائح التالية التي وضعتها Joan Burge؛ قائدة الأعمال والمستشارة ومدربة الشركات.
1. التعرف على أساليب العمل
من المهم لكل عضو في الفريق أن يتراجع ويفكر حقًا في أي وقت من اليوم يكون فيه أكثر إنتاجية، وبمجرد أن يحدد كل عضو في الفريق وقت العمل الأمثل، يجب أن تشجعهم على حفظ المهام الاستراتيجية الأكثر أهمية لتلك الساعات.
2. جمع المعلومات قبل الغوص فيها
كم مرة طلب فيها شخص ما من قسم المالية المشاركة في مشروع أو مهمة بتفاصيل غامضة أو قليلة جدًا؟ ربما وعدوا “بتزويدك بالمزيد من المعلومات لاحقًا”.
بصفتك المدير المالي، يمكنك التدخل والمساعدة في جمع المزيد من المعلومات لفريقك مقدمًا _ قبل أن يبدأوا _؛ وذلك للتخلص من عمليات التبادل في وقت لاحق أو تجنبًا لسوء فهم ما.
3. تحسين مهارات تحديد الأولويات
نظرًا لأن العديد من المهام المالية تكون حساسة للغاية بالنسبة للوقت وتتسم بأهمية بالغة، فمن الصعب أحيانًا على قسم الشؤون المالية تحديد أولوياته؛ لكن لمساعدة فريقك على التعامل مع الأولويات المتضاربة، توصي “بيرج” بما يلي:
• اسأل عن مواعيد نهائية محددة.
• تعاون مع الآخرين؛ فما يبدو مهمًا في الصباح قد يتحول دون ذلك خلال فترة الظهيرة.
• عندما يفشل كل شيء آخر ولا يستطيع أحد أعضاء الفريق الاختيار بين مهمتين، شجعهم على طرح السؤال: “ما هو تأثير عدم القيام بذلك اليوم؟”
4. التركيز على النتائج
أحد المفاتيح الأخيرة التي يجب مراعاتها هو أن الكثير من النشاط والعمل الجاد والساعات التي يتم قضاؤها لا تعني بالضرورة النتائج.
قد يكون فريقك المالي يركض في الأرجاء؛ لكنه لا يحقق النتائج المرجوة. لذلك، اطلب من قادة القسم متابعة ما إذا كان فريقك يعمل بجهد كبير.
اقرأ أيضًا:
الأخطاء الشائعة في إدارة الوقت
5 نصائح لتنظيم الوقت تساعدك في ربح المال
