وظائف الإدارة الخمس.. ماذا تعرف عن نموذج هنري فايول؟

توصف الإدارة عادة بكونها عملية اجتماعية تنطوي على المسؤولية عن التخطيط الاقتصادي والفعال وتنظيم تشغيل المؤسسة لتحقيق أغراض معينة، يلخص هذا وظائف الإدارة الخمسة التي سنتوسع في شرحها بعد قليل.

وغني عن القول إن الإدارة عملية ديناميكية تتكون من عناصر وأنشطة مختلفة. تختلف هذه الأنشطة عن الوظائف التشغيلية مثل التسويق والتمويل والشراء وما إلى ذلك، بل إن هذه الأنشطة مشتركة بين كل مدير بغض النظر عن مستواه أو وضعه.

نموذج هنري فايول

كان هنري فايول منظّرًا فرنسيًا للإدارة، ومن أوائل الأشخاص الذين أدركوا أن الإدارة تتطلب مهارات مختلفة عن تلك التي يحتاجها العامل الفني.

في بداية القرن الماضي، عام 1916 تحديدًا، وضع المهندس الفرنسي هنري فايول المبادئ الأولى لنظرية الإدارة، ومنها انبثق ما بات يعرف بـ «وظائف الإدارة الخمسة».

وطور فايول، استنادًا إلى خبرته كمدير ناجح، العديد من النظريات التي لا تزال ذات صلة حتى اليوم، على الرغم من أن عمرها أكثر من 100 عام.

تعزز الأفكار التي ينهض بها نموذج فايول مهارات مثل العمل الجماعي والمرونة، والتي باتت تحتاجها الفرق الحديثة الآن أكثر من أي وقت مضى.

وتلقي وظائف فايول الخمس للإدارة نظرة واسعة على كيفية تخصيص المديرين لوقتهم. ووظائف الإدارة الخمس هي: التخطيط، والتنظيم، والقيادة، والتنسيق، والرقابة، وهي تركز على العلاقة بين الموظفين وإدارتهم وتوفر نقاطًا مرجعية بحيث يمكن حل المشكلات بطريقة إبداعية.

رؤى مغايرة

من نافل القول إن هناك وجهات نظر فيما يتعلق بالإدارة وأهدافها ووظائفها، غير تلك التي تبناها فايول، فها هما خبير الإدارة جورج وجيري George & Jerry يقولان: «هناك أربع وظائف أساسية للإدارة، وهي: التخطيط والتنظيم والتفعيل والرقابة».

في حين أعطى لوثر جوليك؛ عالم الإدارة، كلمة رئيسية تلخص وظائف الإدارة، وهي: “POSDCORB”؛ حيث يرمز P إلى التخطيط، وO إلى التنظيم، وS إلى التوظيف، وD إلى التوجيه، وCo إلى التنسيق، وR إلى التقارير وB إلى الميزانية.

ما وظائف الإدارة الخمس؟

ونوضح في «رواد الأعمال» وظائف الإدارة الخمس، وذلك على النحو التالي..

• التخطيط

من شأن التخطيط أن يتطلع إلى الأمام. وفقًا لهنري فايول فإن وضع خطة عمل جيدة هو أصعب المهام الخمس للإدارة.

وهذا يتطلب مشاركة نشطة من المنظمة بأكملها. وفيما يتعلق بالوقت والتنفيذ فإن التخطيط يجب أن يكون مرتبطًا ومنسقًا على مستويات مختلفة.

وينبغي، علاوة على ذلك، أن يأخذ التخطيط في الاعتبار الموارد المتاحة للمنظمة ومرونة الموظفين؛ لأن ذلك سيضمن الاستمرارية.

• التنظيم

لا يمكن للمنظمة أن تعمل بشكل جيد إلا إذا كانت تشمل تنظيمًا جيدًا، وهذا يعني توافر ما يكفي من رأس المال والموظفين والمواد الخام حتى تتمكن المنظمة من العمل بسلاسة وأيضًا بناء هيكل عمل جيد.

يعد الهيكل التنظيمي مع التقسيم الجيد للوظائف والمهام ذا أهمية حاسمة. عندما يزيد عدد الوظائف تتوسع المنظمة أفقيًا وعموديًا، وهذا يتطلب نوعًا مختلفًا من القيادة. التنظيم هو وظيفة مهمة من الوظائف الخمس للإدارة.

• القيادة

عند إعطاء الأوامر وتعليمات العمل الواضحة سيعرف الموظفون بالضبط ما هو مطلوب منهم، كذلك سيتم تحسين العائد من جميع الموظفين إذا تلقوا تعليمات محددة فيما يتعلق بالأنشطة التي يجب عليهم ممارستها.

يتمتع المديرون الناجحون بالنزاهة، ويتواصلون بوضوح، ويبنون قراراتهم على عمليات تدقيق منتظمة. إنهم قادرون على تحفيز الفريق وتشجيع الموظفين على أخذ زمام المبادرة.

• التنسيق

عندما يتم تنسيق جميع الأنشطة ستعمل المنظمة بشكل أفضل. ولا شك أن التأثير الإيجابي في سلوك الموظفين مهم في هذا الصدد؛ لذلك يهدف التنسيق إلى تحفيز الدافع والانضباط داخل ديناميكيات المجموعة.

وهذا يتطلب التواصل الواضح والقيادة الجيدة. فقط من خلال إدارة سلوك الموظف الإيجابي يمكن تحقيق الأهداف المقصودة.

• السيطرة

من خلال التحقق مما إذا كان كل شيء يسير وفقًا للخطة تعرف المنظمة بالضبط ما إذا كانت الأنشطة يتم تنفيذها وفقًا للأهداف الموضوعة سلفًا أم لا.

وتتم السيطرة في عملية من أربع خطوات: وضع معايير الأداء على أساس الأهداف التنظيمية، وقياس الأداء الفعلي والإبلاغ عنه، ومقارنة النتائج بالأداء والمعايير، واتخاذ التدابير التصحيحية أو الوقائية حسب الحاجة.

اقرأ أيضًا: