إذا كنت تبحث عن أفضل المواهب فعليك أن تعرف تحديدًا من الذي تحتاجه في شركتك، ويجب أيضًا أن تعرف نوع الشخص الذي سيزدهر في بيئتك، ومن الذي يمكنه تلبية احتياجات ومتطلبات عملك، ولعل صناعة ملف تعريفي للمرشحين أفضل طريق من أجل ذلك.
ورغم أنني آمل أن يكون لديك بالفعل العديد من الموظفين الذين يتناسبون تمامًا وما تحتاجه، ولكن الخبر الرائع أنك حتى وإن كُنت لا تعرف فإنه يمكنك الاستعانة بالأفكار الموجودة هنا لصالحك عندما تبدأ رحلتك في البحث عن مواهب جديدة لشركتك.
عادةً ما يكون العثور على المرشحين المناسبين بمثابة عملية إنتاجية منهجية تنتهي باستقطاب أفضل المرشحين لشركتك، ولكن لكي تسير نحو هذا الاتجاه عليك معرفة أمرين، الأول هو أن ذلك عملية محددة جيدًا، أما الثاني فهي مجموعة الأسئلة التي ستوجهك، ومن خلال التركيز على العملية والأسئلة سوف تتمكن بسهولة من تقييم مؤهلات المرشحين وخصائصهم، ومقارنتها ببعضها البعض، للتأكد تمامًا من أنك تُجري عملية التوظيف بصورة ذكية ومثالية.
ما الملف التعريفي للموظف؟
هو في الأساس القائمة المتضمنة المهارات، والمؤهلات، والسمات الشخصية التي يجب أن يتمتع بها الموظف المثالي، بمعنى آخر: يمكنك أن تستبدل الأدوار وتفكر في الأمر باعتبارك الشخصية المرشحة لشغل الوظيفة.
حينها يجب أن يخبرك ملفك الشخصي إذا ما كنت قادرًا على أداء مهام الوظيفة المرشح لها أم لا، وما المهارات الناعمة التي ستجلبها إلى طاولة العمل، ومدى ملاءمتك لثقافة الشركة، فإذا كانت الوظيفة تتناسب مع ملفك التعريفي الذي قدمته فهذا يعني أن ملفك ناجح.
وعلى الرغم من أنك قد لا تتمكن من تعيين مرشح يلبي جميع متطلباتك التي سبق وحددتها في الملف التعريفي للموظف الخاص بك فإنك ستقترب كثيرًا من الحصول على مرشح مثالي إذا حددت بالفعل معاييرك منذ البداية.
بالطبع لا بد من الاعتماد بشكل كبير على ملف تعريف الموظف الخاص بك في مرحلة المقابلة؛ لأن هذا الملف سيوجهك أيضًا من اليوم الأول للتأكد من أن جميع أنشطة التوظيف السابقة المذكورة ببطاقة الوصف الوظيفي تتماشى مع ما تريده وتحتاج إليه.
لذلك اعمل على تنفيذ النصائح التالية التي تساعد حتمًا في توجيهك نحو عملية إنشاء ملف تعريفي لتوظيف المرشح المحتمل للعمل في شركتك، وحتى تتأكد من أن الموظف الذي وقع عليه الاختيار مناسب تمامًا لعملك وفريقك.
1- فهم الموقف ومتطلباته
أول ما يجب عليك فعله عند الاستعداد لتعيين موظف جديد هو مراجعة كل الأدوار داخل شركتك وفهمها بالكامل، يتيح لك ذلك تحديد أفضل موقع لتسكين الموظف الجديد ليندمج مع فريق العمل ويساعده.
ولا تنسَ أن تفكر في المهام القياسية أثناء العمل، بالإضافة إلى السيناريوهات غير المتوقعة التي قد تصطدم بمهام هذا الموظف.
2- اكتب وصفًا وظيفيًا واضحًا ومستهدفًا
من السهل وضع بطاقة وصف وظيفي في أسفل قائمة المهام، والإسراع في استبعاد السير الذاتية غير المطابقة لبطاقة الوصف؛ حتى تتمكن من بدء عملية التوظيف بسرعة أكبر، رغم أن التسرع في عملية الاختيار قد يكون خطأ كبيرًا في بعض الأحيان.
وبالطبع يجب أن تتضمن بطاقة الوصف الوظيفي كل المعلومات الأساسية التي تشاركها مع الموظفين الجدد، وهي طريقة رائعة للوصول إلى التوقعات السابق ذكرها؛ لذا خذ وقتك في كتابة هذه البطاقة جيدًا، واطلب من الموظفين الآخرين مراجعتها للتأكد من أن المسؤوليات تتناسب مع الفريق.
3- اكتب ملفًا تفصيليًا للموظف الذي تحتاجه
تتمثل هذه الخطوة في ضرورة كتابة الخطوط العريضة للخصائص الرئيسية التي تحتاجها في المرشح لشغل هذا المنصب ليكون ناجحًا، بالطبع يمكنك كتابة أي سمات شخصية تتماشى مع متطلبات الوظيفة؛ بدءًا من السلوك الهادئ للموظفين الذين يتعاملون مع حشود من العملاء، إلى القدرة على التفكير بسرعة مع فريق العمل.
وعندما تكون لديك قائمة كاملة يمكنك البدء في كتابة الأسئلة، وأمثلة العمل التي سوف تستخدمها في المقابلة؛ لتحديد ما إذا كان المرشحون يناسبون احتياجاتك.
4- تطوير معايير تقييم محددة وقابلة للتنفيذ
والآن، وبعد أن قررت مسؤوليات وواجبات محددة ونوع المرشح الذي ستحتاجه للوظيفة، حان الوقت لتحديد كيف ستعرف المرشحين الناجحين.
ومن أفضل الطُرق لإعداد موظف قادر على تحقيق النجاح هي أن تكون واضحًا بشأن التوقعات منذ اليوم الأول؛ من خلال تدوين التفاصيل بالواجبات المحددة لهذا المنصب، وتقييم أداء الموظفين من خلال أداء تلك الواجبات على الوجه الأمثل، كما يجب عليك أن تكون جاهزًا بشكل أفضل لمشاركة توقعاتك في وقت مبكر من فترة توليهم العمل.
5- أفضل أماكن العثور على المرشحين المناسبين
عند اكتمال الأربع خطوات السابقة ستكون لديك رؤية شاملة للشخص الذي تبحث عنه، والآن حان وقت الانتقال إلى الخطوة الحالية، وهي معرفة أفضل الأماكن للعثور على المرشحين المناسبين حتى تكون فعالًا ومستهدفًا في بحثك.
يمكنك في هذه الخطوة اتباع إجراء رائع وهو تحديث صفحة “We’re Hiring” الخاصة بك، ولكن لا تنتظر وصول المرشحين إليك، فكر في الشركات المحلية المتخصصة، وألقِ نظرة على بعض نظرائك المحليين للعثور على أفضل المواهب، فعندما تركز بحثك على أفضل المرشحين المحتملين المستهدفين ستصل إلى المناسبين منهم بسرعة أكبر.
وعندما تنتهي من تنفيذ كل هذه الخطوات السابقة ستكون على أتم استعداد لبدء عملية المقابلة مع من يجب عليهم أن يكونوا من المرشحين المؤهلين تأهيلًا عاليًا، وقبل أن تعرف ذلك ستضيف عضوًا قيّمًا آخر إلى فريق عمل شركتك.
والآن بعد تنفيذ النصائح السابقة على الوجه الأكمل، التي من المؤكد تساعدك في عملية إنشاء ملف تعريفي واضح للموظف المرشح المحتمل، نوضح لك 4 فوائد لمثل هذه الملفات على النحو التالي:
كتابة بطاقة الوصف الوظيفي بطريقة بسيطة
هل سبق لك أن كتبت بطاقة وصف وظيفي من قبل؟ أيًا ما كانت إجابتك فإن تحديد الدور الوظيفي، خاصةً عندما لا يكون لديك عنه أي نموذج، قد يكون أمرًا شاقًا للغاية، على سبيل المثال: من أين تبدأ في وصف نوع الشخص الذي تريده للعمل مع فريق خدمة العملاء في شركتك؟
ومع ذلك يمكنك أن تستند إلى ملف تعريف واضح للموظفين، تم التوقيع عليه بالفعل والاتفاق عليه من قِبل جميع رواد الأعمال في المجال نفسه، حينها تصبح هذه المهمة أسهل بكثير، ومن المتوقع أن تكون النتيجة النهائية أفضل بكثير أيضًا.
ومن خلال الاستناد إلى ملف تعريف للموظف مشابه من الجهات ذات الصلة ونقل الإحساس بالسمات والمهارات الشخصية التي تبحث عنها لن ينتهي بك الأمر مع مجموعة من الأشخاص الذين يبحثون عن وظيفة “خدمة عملاء” بصورة عامة فحسب، ولكنك ستجد شخصًا شغوفًا مهتمًا حقًا بالعمل في شركتك.
فكرة أفضل حول مكان البحث عن المرشحين
بمجرد كتابة بطاقة الوصف الوظيفي من المتوقع أن يدور في ذهنك بعض علامات الاستفهام، على سبيل المثال: أين ستنشرها؟ على مواقع التوظيف أم صفحات التواصل الاجتماعي أم “لينكد إن”؟
إذا كنت تعرف بالفعل فئة الشخص الذي تبحث عنه فهي قفزة صغيرة لتقريب المسافات ومعرفة الأماكن التي يمكن أن يقضي فيها أوقاته، على سبيل المثال: إذا كانت شركتك تتمتع بطابع جمالي عصري فقد ترغب في نشر إعلان الوظيفة الخاص بك في الشركات ذات الصلة، أو المراكز التجارية الموجودة في قلب المدينة.
ومن ناحية أخرى إذا كنت تبحث عن طاقم ضيافة محترف للغاية يتمتع بخبرة خمس نجوم فإن “لينكد إن” سيكون الأفضل لك على الإطلاق.
المقابلات في الاتجاه الصحيح
بالطبع، باعتبارك أحد القائمين على إجراء المقابلة، سيكون هناك بعض الأشخاص الذين تشعر بالارتياح تجاههم على الفور، والبعض الآخر لن تميل إليهم وسوف تستبعدهم، ولكن عليك تحري الدقة في الاختيار؛ لأنك بحاجة إلى شخص يتمتع بالمهارات والخبرة والسمات الشخصية ذات الصلة لإنجاز مهام عملك بشكل جيد.
الفوز بالموظف المثالي
ببساطة: هذه الفائدة هي السبب الرئيسي وراء أهمية إنشاء ملفات تعريف شخصية للموظفين، فإذا لم تدوّن معاييرك بوضوح وشفافية فستكون أفكارك متغيرة باستمرار عن نوع المرشح الذي ترغب في توظيفه، وهذا يجعل عملية التوظيف فوضوية في كل الأحوال، وقد يعني ذلك أنك تعين المرشح غير المناسب تمامًا.
ومن ناحية أخرى إن عملية تدوين ملفات تعريف للموظفين ستكون بمثابة العمود الفقري لعملية التوظيف الخاصة بك وبشركتك في هذه المرحلة أو لاحقًا، وحتى إن لم يصل الموظف الذي عينته إلى كل العلامات الموجودة في ملف التعريف الذي أعددته بنفسك، فإنه -ومما لا شك فيه- سيكون الموظف الأقرب إلى تحقيق ذلك.
بقلم / ج د. سبينوزا
اقرأ أيضًا من رواد الأعمال:
3 عناصر لحل مشاكل فرق العمل.. تعرف عليها
اتجاهات الموارد البشرية.. ثورة تعيد تشكيل عمل الشركات
المقال الأصلي هنا
