سواء كنا نتحدث عن مستوى الأفراد أو الشركات فإن تنظيم الوقت بفاعلية هو مفتاح النجاح المهني والرضا الشخصي على حد سواء. ويمثل هذا النوع من التنظيم مدى مهارة تخصيص الساعات في اليوم للأولويات والالتزامات المختلفة.
ويعتمد تنظيم الوقت بفاعلية على قائمة طويلة من العوامل الداخلية والخارجية. ومع ذلك كلما كانت قدرتنا على هذه التنظيم أعلى كان بإمكاننا تحقيق أهدافنا بشكل أفضل، وأصبحنا أفضل في تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية، بل العثور على وقت للمرح والاسترخاء واللعب أيضًا.
وثمة أمر آخر على قدر كبير من الأهمية مفاده أن تنظيم الوقت بفاعلية يحدد الطريقة التي نعيش بها حياتنا، وما نحققه في حياتنا، بل ما نشعر به وما نفكر فيه.. إلخ، كلها أمور وثيقة الصلة بتنظيم الوقت.
لذلك فإن الطريقة التي ندير بها أوقاتنا لها أهمية مركزية في الحياة التي نعيشها ومكاننا في العالم.
اقرأ أيضًا: تنظيم وقت الأعمال الشاقة.. طرق وخطوات
طرق تنظيم الوقت بفاعلية
ويرصد «رواد الأعمال» بعض الطرق التي تساعد في تنظيم الوقت بفاعلية وذلك على النحو التالي..
-
التخطيط المسبق
التخطيط هو شعار تنظيم الوقت بفاعلية؛ إذ يبدأ بإنشاء قائمة مهام ثم توزيعها بالطريقة الأنسب على مدار الأسبوع.
ويُعد إنشاء خطط إدارة الوقت اليومية مفيدًا أيضًا. يمكنك حتى معاينة الترتيب الذي تهدف من خلاله إلى متابعة العمل المعلق في يومك، بالإضافة إلى فترات الراحة التي تريد أن تأخذها بين المهام.
ومن الضروري وضع خططك اليومية والأسبوعية جنبًا إلى جنب مع أهدافك الشاملة. ومن الممكن توجيه عملية تحديد الأهداف من خلال تبني أهداف SMART؛ أي تأكد من أن أهدافك محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة وفي الوقت المناسب. هذه هي الطريقة التي يمكنك بها ضمان قضاء وقتك في الأنشطة التي تساعدك في تحقيق أهدافك.
اقرأ أيضًا: عيوب فريق العمل.. ماهي؟ وكيف تتغلب عليها؟
-
تحديد الأولويات
ولا شك أن تحديد الأولويات عنصر أساسي في تنظيم الوقت بفاعلية، ولكن يجب أن تستند الطريقة التي تنشئ بها خطط العمل الخاصة بك إلى فهم شامل لأهدافك وتسلسلها الهرمي.
وينبغي أيضًا أن تتعلم كيفية التعرف على المهام التي تساهم بشكل مباشر في تحقيق ما تهدف إليه، وتلك التي لا تساهم بشكل مباشر.
بمجرد تحديد المستويات المختلفة للأهمية والإلحاح يجب عليك تكديس المستويات الأساسية في أعلى قائمة مهامك؛ تلك التي تعتبر مهمة وعاجلة؛ من خلال القيام بذلك يمكنك التغلب على التسويف، وإنجاز مهامك في الوقت المطلوب دون تأخير وربما بكفاءة أعلى، باختصار: ستتمكن من تنظيم الوقت بفاعلية.
-
تقليل المشتتات
من المحتمل أنك على دراية جيدة بالعديد من المشتتات التي تستسلم لها يوميًا. لدينا جميعًا نفس المشتتات تقريبًا، مثل التصفح اللانهائي لوسائل التواصل الاجتماعي. ومع ذلك فإن تنظيم الوقت بفاعلية يعتمد على تقليل المشتتات.
إن القضاء على هذه المشتتات أمر طموح للغاية، لكن تقييد الوقت الذي تخصصه لها أمر ممكن بالتأكيد.
يمكنك في الواقع تحويل المشتتات إلى متعة بعد كل إنجاز في يومك. وبالتالي يمكن لهذه المشتتات العمل من أجل إنتاجيتك بدلًا من العمل ضدها.
اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت في الإجازات.. التخطيط للمتعة
-
تعلم التفويض
أحد الأسباب الرئيسية لإرهاق رواد الأعمال والعديد من المهنيين الآخرين اليوم هو عدم القدرة على التخلي عن المهام. رغم أن التفويض مهارة لا تقدر بثمن عندما يتعلق الأمر بإدارة وقتك الشخصي، وهو وسيلة لتنمية الثقة والتعاون بين أعضاء الفريق الواحد.
التفويض كذلك عنصر أساسي في عملية تنظيم الوقت بفاعلية، صحيح أن الخطوات الأولى قد تكون صعبة، خاصة إذا لم تكن معتادًا على التنازل عن المسؤولية. ومع ذلك يجب أن تجد التوازن بين اجتهادك الصحي والشعور غير الصحي بأنك الشخص الوحيد الذي يمكنه إنجاز المهمة.
مع مرور الوقت سيؤدي ذلك إلى تحسين علاقاتك مع الشركاء أو زملائك في الفريق، وسيصبح تفويض المهام أمرًا طبيعيًا وأسهل بكثير.
-
التحديد الزمني للمهام
ضع مواعيد نهائية واضحة لكل مهمة -تلك طريقة ناجعة في تنظيم الوقت بفاعلية- وحتى إذا لم يكن لديك تاريخ واضح من العميل أو الشريك فمن الضروري أن يكون لديك تاريخ في جدولك. أنت لا تريد أن تنخرط في مهمة لأسابيع، بينما تؤجل باقي المهام.
يمكنك البدء بتقييم الوقت الذي تتوقعه والذي قد تحتاجه لإكمال المهمة، مع الأخذ في الاعتبار بقية مسؤولياتك والمهام الأخرى. وتستطيع تقسيم المهمة إلى أجزاء أصغر؛ بحيث يتم توزيعها على مدى بضعة أيام إذا لزم الأمر، ولكن تأكد من تعيين هدف زمني واضح لكل مهمة من المهام.
اقرأ أيضًا:
تحديد أولويات العمل.. استراتيجيات فعّالة
تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة.. طرق لحياة منتجة
التخلف عن تسليم المهام.. الأسباب والعلاج
كيف تجدد نشاطك العملي؟.. استراتيجيات وأهداف
