”الزمن الذي يذهب لا يعود أبدًا”، إن فعل الشيء الصحيح في الوقت المناسب هو فن ويأتي بالتخطيط والفهم. مهارات إدارة الوقت ليست سوى الاستفادة القصوى من الوقت.
يلعب المديرون والرؤساء دورًا مهمًا في غرس مهارات إدارة الوقت لدى الموظفين؛ إذ لا يقتصر دور الرؤساء على الجلوس في كبائن مغلقة فحسب، بل أيضًا مراقبة المرؤوسين.
غرس مهارات إدارة الوقت
فيما يلي بعض الطرق التي تساعد المدراء في غرس مهارات إدارة الوقت وذلك على النحو التالي..
القدوة والانضباط
يجب على المديرين أن يكونوا قدوة. ولعل أفضل طريقة لإنهاء العمل في الوقت المحدد هي الالتزام بالمواعيد في مكان العمل.
إذا كنت تتوقع أن يصل أعضاء فريقك إلى مكاتبهم في الوقت المحدد فيجب عليك أن تكون منضبطًا. في كل مكان تقريبًا يُمنح الرؤساء بعض الحرية، ولكن لا ينبغي للمرء أن يسيء استخدام سلطته.
إن القواعد واللوائح الخاصة بالمنظمة ليست مخصصة للمرؤوسين فحسب، بل أيضًا لقادة الفريق والرؤساء. وينبغي على المديرين الالتزام بإرشادات المنظمة حتى يحترم أعضاء فريقهم سياسات الشركة.
-
الحفاظ على التنظيم
اطلب من موظفيك الحفاظ على تنظيم مراكز عملهم. اذهب إلى كل مكتب من مكاتبهم وتحقق مما إذا كانت الملفات والمجلدات تم ترتيبها بشكل صحيح أم لا؟
وتأكد من عدم وجود أكوام من الورق على المكاتب. واطلب من موظفيك تنظيف أدراجهم مرة واحدة على الأقل في الأسبوع.
-
دفاتر الملاحظات
اطلب من مشرفك الإداري إصدار دفاتر الملاحظات والسجلات والأقلام والمجلدات.. وما إلى ذلك لجميع موظفيك.
أشر إليهم إذا كانوا يكتبون على أوراق فضفاضة. كمديرين تقع على عاتقكم مسؤولية إخبارهم بأخطائهم حتى يتمكنوا من إدارة الأمور بشكل جيد.
-
التفويض
ومن ضمن الطرق التي تساعد المدراء في غرس مهارات إدارة الوقت لدى الموظفين هي تفويض المهام إليهم بالمسؤوليات حسب تخصصهم ومؤهلهم العلمي وخلفيتهم.
ولا مانع من تعيين مجالات مسؤوليتهم الرئيسية بعد مناقشة أفضل ما لديهم للاهتمام بالعمل وإكمال المهام في الوقت المحدد. انقل لهم أهدافهم والمواعيد النهائية منذ البداية؛ لتوعيتهم بأهداف وغايات المنظمة.
-
تتبع الأداء
ثبّت برنامجًا يخبرك عندما يدخل الموظف المكتب ويغادره. ونفذ نظام إبلاغ قويًا. امنحهم مواعيد نهائية وتأكد من إنهاء العمل خلال الفترة المحددة.
ولا تنسَ تقدير الموظفين الذين ينهون عملهم في الوقت المحدد وبحضور الجميع، تلك طريقة أخرى تعينك على غرس مهارات إدارة الوقت لدى الموظفين.
ومن الضروري أن يعرف الرؤساء ما يفعله موظفوهم. حاول معرفة ما يفعلونه طوال اليوم. وحفزهم على إعداد قائمة المهام. وتحقق من خطة المهام الخاصة بهم وتأكد من ادائهم المهام الضرورية والعاجلة أولًا.
-
البرامج التدريبية
ومن المهم كذلك تعزيز البرامج التدريبية المختلفة لغرس مهارات إدارة الوقت لدى الموظفين.
هذا بالإضافة إلى إجراء ورش عمل مختلفة؛ حيث يمكن تكليف الموظفين بمهام معينة بصرف النظر عن عملهم اليومي. اطلب منهم إنهاء الأنشطة خلال الفترات الزمنية المخصصة. وكافئهم بشكل مناسب.
-
الإنصات الفعال
كن مستمعًا جيدًا لموظفيك، ولا ينبغي أن يكون مكتبك بعيد المنال، بل على العكس يجب أن يصل إليك موظفوك بسهولة.
يعد التنسيق المناسب بين الموظفين وقادة فرقهم أمرًا ضروريًا لإدارة الوقت بشكل فعال.
لا تبقي المهام معلقة، ولكن أعط الموافقات في الوقت المحدد وتأكد من أن أعضاء فريقك لا ينغمسون في مهام غير منتجة.
بقلم/ براتشي جونيجا؛ من معهد تكنولوجيا الإدارة
المقال الأصلي (هنــــــــــــا).
