سواء كان ذلك حلقة نقاش، أو سلسلة اجتماعات طوال اليوم، أو اجتماعًا سنويًا لعدة أيام، فالتخطيط لمؤتمر ما، ليس بالأمر السهل، فقد يستغرق البحث وتأمين المصادر، والحجز، وجدولة الأعمال وغير ذلك، جهدًا كبيرًا. فإذا كنت على وشك أن تخطط لمؤتمر ما؛ فإليك عشر نصائح تساعدك في ترتيب الأفكار؛ لاستضافة هذا الحدث وإنجاحه:
- ضع الخطة قبل المؤتمر بوقت كافٍ
في حين لا توجد قواعد ثابتة لعمل مؤتمر ما، فإن الأمر قد يستغرق شهورًا للتخطيط بشكل صحيح، أو أسابيع بحسب نوع المؤتمر. ومع ذلك، فالبدء بالتخطيط سريعًا، يتيح وقتًا كافيًا لتوفير الميزانية المناسبة، وتفادي أية عقبات غير متوقعة. وبذلك، فإن الإعداد المناسب، وتنسيق المهام يجعلك آمنًا من خلال وضع خطط بديلة.
- طرح الأفكار
سواء كان المؤتمر يناشد سوقًا متخصصة (مثل المعرض الحرفي) أو قائمة معينة من الحضور (مثل الاجتماع العام السنوي للشركة)، فيجب أن يكون لديك فكرة جيدة عمن يحضرون، وما هو المؤمل أن تستفيد من التجربة في نهاية اليوم؟. هات قلمًا وورقة وابدأ في عصف الأفكار المقترحة لتحقيق أهداف المؤتمر.
وتلك الأفكار يجب أن تتناول مثلًا: ماذا سيناقش المؤتمر؟ وما الشريحة المستهدفة ؟ ومن المتحدثون؟ وما هو أفضل مكان لاستيعاب الحضور؟ وما هو الوقت المناسب لعقد المؤتمر؟.
- الميزانية
الميزانية من أهم الخطوات في هذا الإطار؛ إذ تدعم أهدافك بشكل كبير. فتخطيط الحدث يكون بحسب المتاح، دون إغفال عن عدة أمور؛ كالنظر فيما هو مطلوب لجعل المؤتمر ناجحًا،واختيار المتحدثين والضيوف، والترفيه الذي سيقدم في المؤتمر، والطعام والمشروبات. يجب تحديد المبالغ المرصودة في الميزانية المخصصة لكل هذه الاعتبارات.
- الموقع، ثم الموقع، ثم الموقع
المكان وعدد المشاركين أمران متلازمان في ميزانيتك، فمن المهم تحديد مكان المؤتمر، وكذلك النمط وحجم احتياجك لمساحة كافية.
في فندق ماسلوفي جوهانسبرغ على سبيل المثال، خصص مركزًا للمؤتمرات وغرف الاجتماعات متوافق مع التكنولوجيا والمرافق المبتكرة لتلبية جميع احتياجات الأعمال اليومية.
وتقع ثلاث عشرة قاعة اجتماعات بعيدًا عن مركز المؤتمرات، ومعزولة عن بقية الفندق؛ لضمان الخصوصية والإنتاجية دون انقطاع. تفتح كل غرفة على حدائق جميلة تحيط بالمكان لخلق بيئة مثالية لورش العمل والجلسات الاستراتيجية، مع إضفاء أجواء محفزة لأحداث التدريب وبناء روح الفريق الواحد.
ولم يغفل الفندق توفير الاحتياجات السمعية والبصرية، وأماكن مصادر الطاقة ومواقعها؛ وذلك للتنظيم المثالي داخل القاعة وراحة المحاضرين والحضور.
- التفاوض مع رعاة المؤتمر
ابدأ العمل مع مقدمي الخدمة في أقرب وقت، ثم مراجعة العقود وسياسات الإلغاء بعناية. وقبل النقاش مع أي جهة راعية، حدد احتياجاتك منها، وحدد الميزانية، ثم حدد المبلغ المطلوب، مع مراعاة أن هناك تكاليف خفية (مثل الضرائب ورسوم الخدمات، الخ).
- اختيار المتحدثين
البحث عن المتحدثين والمحاضرين ممن لهم قوة حضور عالية ، وأثرياء بالمعرفة، وذوو صلة ودراية عالية بتطلعات ضيوفك. واحذر من النرجسية في الطرح والمساس بعواطف الآخرين، مع الابتعاد عن العرقية والطائفية. وقبل اختيارهم، اعرف أجورهم المتوقعة من واقع حضورهم مؤتمرات أخرى، مع تقديم تفاصيل وافرة عنهم، بحيث يمكن تخصيص تصريحات لجمهورك، كعامل جذب لأغلب الحضور. تأكد من أنك على رأس ترتيبات سفرهم وغيرها من احتياجاتهم.
- الحصول على الدعم
يحتاج أي مشروع جيد وكبير إلى فريق عمل متكامل؛ من تأمين موظفين في عملية التخطيط والدعم اللوجيستي قبل وأثناء وبعد يوم الحدث، وتوزيع المهام (مجموعة المتابعة والتسجيل والمطاعم وغيرها) إلى كل عضو في الفريق، والتأكد من المتابعة، وفقًا للهدف المرسوم.
إنَّ التحضير الجيد ينطلق بالشراكة مع مقدمي الخدمات من البنود المحددة في جدول ميزانيتك، مع مراجعة العقود وسياسات الإلغاء بعناية. على سبيل المثال، تحتاج إلى معرفة ما إذا كان الفندق سيوفر دعمًا كاملًا أم جزئيًا في قاعة الاجتماعات، أو ما إذا كنت بحاجة إلى القيام بذلك بنفسك؟.
- وضع جدول الأعمال
وهو مشروع جدول زمني مفصل لمؤتمرك الذي يبدأ في وقت مبكر (08:00) وينتهي في غضون فترة زمنية معقولة (16:00). ويشمل جدولة مزيج من ورش العمل، وأوقات الراحة بينها؛ القصيرة والطويلة، مع التخطيط لإطعام المشاركين كل بضع ساعات، مع وجبة كاملة، ووجبات خفيفة.
بعد اكتمال جدول أعمال اليوم، يأتي النظر في استضافة الضيوف في حفل عشاء في مطعم قريب أو توفير ترفيه محلي؛ مثل أخذ جولة لمشاهدة معالم المدينة.
- تفاصيل الموقع
تفقد الموقع وتفاصيل سير المؤتمر من البداية إلى النهاية:
- كيف يجد الناس طريقهم إلى المؤتمر؟.
- من سيرافق كبار الزوار الى مقاعدهم؟.
- كيفية توزيع أماكن الحضور والمتحدثين.
- الطريقة التي سيتم بها توزيع المواد الغذائية والمشروبات.
- التقييم
الآن وبعد أن عشت جميع تفاصيل الحدث بدوام كامل لتنظيم المؤتمر، دعونا نرى ما يمكن تعلمه للمرات القادمة. فليكن ذلك من خلال الاستمارة الورقية أو الإلكترونية للتقييم من قبل المشاركين والزوار، مع التركيز على ردود الفعل المشتركة.