يتعامل التخطيط للطوارئ في الشركات مع الكثير من التحديات، من الكوارث الطبيعية، إلى قرصنة البيانات والسرقة.. إلخ، لكن من المحتم أن تكون الشركة مستعدة للكوارث الكبرى والصغرى على حد سواء.
وقد تكون الأحداث الأقل أهمية أيضًا مدمرة إلى حد كبير؛ لنفترض، على سبيل المثال، أن عميلك الأهم قد تحول فجأة إلى منافس أو أن أداء موظفي المبيعات بالكامل بدأ في التهاوي؛ أو أنهم قرروا الاستقالة بشكل جماعي.
العديد من الظروف لديها القدرة على تعطيل العمل؛ لذلك يجب أن يكون التخطيط للطوارئ في الشركات شاملًا ودقيقًا، ويمكن لخطة طوارئ جيدة أن تنقذك وتكون بمثابة طوق نجاة.
اقرأ أيضًا: التخطيط لشركة ناجحة.. عمل لا محيد عنه
التخطيط للطوارئ
التخطيط للطوارئ هو بمثابة وضع خارطة طريق تنشئها الإدارة؛ لمساعدة المنظمة في الاستجابة لحدث قد يحدث أو لا يحدث في المستقبل، سواء كان حدثًا واسع النطاق مثل كارثة طبيعية، أو عائقًا صغير الحجم مثل سرقة بعض متعلقات الموظفين الشخصية.
وعلى ذلك فإن التخطيط للطوارئ هو عبارة استراتيجية احتياطية لفريقك أو مؤسستك؛ إذ يوضح كيف تستجيب إذا أدت الأحداث غير المتوقعة إلى خروج خططك عن المسار الصحيح، مثل: كيف تستمر إذا فقدت عميلًا رئيسيًا؟ أو ما الذي ستفعله إذا تعطلت خدمة البرامج لديك لأكثر من ثلاث ساعات؟
لذلك إذا حدث ما هو غير متوقع يمكن لفريقك الانطلاق في العمل وإعادة الأمور إلى مسارها الصحيح، بشرط وجود خطة طوارئ محكمة تعيد ضبط إيقاع العمل من جديد.
ولكن تجدر الإشارة إلى أن التخطيط للطوارئ هو استراتيجية استباقية لمساعدتك على معالجة التطورات السلبية وضمان استمرارية الأعمال.
والغرض من خطة طوارئ الأعمال هو الحفاظ على استمرارية العمل أثناء وبعد حدث معطّل. ويمكن لخطة الطوارئ أيضًا أن تساعد المؤسسات في التعافي من الكوارث، وإدارة المخاطر، وتجنب الدعاية السلبية، والتعامل مع إصابات الموظفين.
ومن خلال تطوير خطة طوارئ يمكن لعملك أن يتفاعل بشكل أسرع مع الأحداث غير المتوقعة. وكلما تمكنت مؤسستك من استعادة نشاطها بشكل أسرع قل التأثير الذي ستلاحظه في الأرباح والإيرادات.
اقرأ أيضًا: أفضل أساليب التخطيط.. 4 طرق أساسية
كيفية وضع خطة للطوارئ؟
ويقدم «رواد الأعمال» بعض خطوات التخطيط للطوارئ في الشركات، وذلك على النحو التالي..
-
تحديد المخاطر
قبل أن تتمكن من الاستعداد للكارثة عليك أن تفهم أنواع الكوارث التي تستعد لها. فكر في جميع المخاطر المحتملة على مؤسستك، بما في ذلك الكوارث الطبيعية أو التغييرات المفاجئة في الإيرادات أو الأفراد أو التهديدات الأمنية.
وأثناء قيامك بالعصف الذهني تستطيع إشراك أفراد من فرق أخرى للتأكد من أنك تستعد للمخاطر التي تتعرض لها مؤسستك بأكملها وليس قسمك فقط. وتلك هي الخطوة الأولى على طريق التخطيط للطوارئ في المؤسسة.
-
تحديد المخاطر المهمة
بمجرد تحديد درجة خطورة واحتمالية كل خطر فإن الأمر متروك لك ولأصحاب المصلحة لتقرير المخاطر الأكثر أهمية لمعالجتها. على سبيل المثال: يجب عليك بالتأكيد إنشاء خطة طوارئ لمخاطر ذات احتمالية عالية، بينما قد لا تحتاج إلى إنشاء خطة طوارئ لمخاطر ذات احتمالية منخفضة. ولكن لن تعرف ذلك -أثناء انخراطك في التخطيط للطوارئ- إلا إذا صنفت المخاطر التي يحتمل أن تتعرض لها المؤسسة.
لا بد أن تقرر أنت وأصحاب المصلحة ما الذي ستفعله حيال المخاطر منخفضة الخطورة ولكن احتمالية حدوثها عالية؟ ماذا عن التهديدات شديدة الخطورة ولكن احتمالية حدوثها منخفضة نسبيًا؟
اقرأ أيضًا: الاستشارات الإدارية.. كيف تساعد المشاريع الناشئة؟
-
تطوير خطط الطوارئ
بمجرد إنشاء قائمة مرتبة حسب الأولوية حان الوقت لوضع خطة للتخفيف من هذه المخاطر. أثناء انخراطك في التخطيط للطوارئ يجب أن يتضمن ذلك صورًا أو دليلًا تفصيليًا يوضح ما يجب فعله بمجرد وقوع الحدث وكيفية الحفاظ على استمرار عملك، ثم عليك القيام بتضمين قائمة بكل شخص، من داخل المؤسسة وخارجها، ممن تحتاج إلى الاتصال بهم في حالة وقوع الحدث، بالإضافة إلى معلومات اتصال محدّثة.
بإمكانك أيضًا إنشاء قائمة بالطرق لتقليل مخاطر هذه الأحداث الآن والبدء في التصرف بناءً عليها.
-
الحفاظ على الخطة
يمكن القول إن الحفاظ على خطة الطوارئ الخاصة بك هو أهم جزء من في عملية التخطيط للطوارئ ككل؛ لأنه مكان حدوث العمل لضمان استعدادك دائمًا.
راجع خطتك بشكل متكرر؛ إذ يمكن أن تؤدي التغييرات في الموظفين وعمليات التشغيل والتطورات التكنولوجية إلى جعل الخطة غير فعالة؛ ما يعني أنك قد تحتاج إلى إجراء بعض التغييرات.
ويجب أن يتم إيصال الخطة إلى كل شخص من المحتمل أن يتأثر وتحديد أدوار ومسؤوليات كل شخص بوضوح خلال أوقات الأزمات.
اقرأ أيضًا:
دليل التعامل مع المدير.. 20 طريقة مجربة
الفكر الاستراتيجي لرائد الأعمال
فشل التخطيط الإداري.. كيف تتأهب له؟
