مهارات إدارة الوقت.. السلاح السري للرؤساء التنفيذيين  

مهارات إدارة الوقت عامل حاسم لا شك، لا سيما في ظل افتقار طاولة الرؤساء التنفيذيين إلى مساحة شاغرة لوضع أي مهام عليها. وهو ما يجعل السؤال الأكثر إلحاحًا يطرح نفسه: كيف يمكن للرؤساء التنفيذيين التأكد من أنهم يديرون وقتهم بشكل فاعل ويحققون أقصى قدر من التأثير؟

الإجابة ببساطة: إن كونك قائدًا يتطلب اهتمامًا مستمرًا، وقرارات سريعة. والقدرة على التكيف في مواجهة التغيير المستمر، إنه يستلزم استراتيجيات فعالة ومهارات لإدارة الوقت. تم وضعها خصيصًا للرؤساء التنفيذيين تعتمد على تحديد أولويات المهام، وتفويض المهام بشكل فاعل. وتمكنك من السيطرة على جدولك الزمني وإتقان وقتك.

فهم “ضيق الوقت” لدى الرئيس التنفيذي

وقبل أن نتطرق إلى الحلول دعونا نتعرف على التحديات الفريدة التي يواجهها الرئيس التنفيذي:

• التحول في السياق

 يتحول دور الرئيس التنفيذي باستمرار بين التخطيط الاستراتيجي، والإشراف التشغيلي، وإشراك أصحاب المصلحة الخارجيين. ويؤدي هذا التحول السريع في السياق إلى استنزاف الطاقة العقلية، والنتيجة الحتمية هي الصعوبة في التركيز.

• التحميل الزائد بالمعلومات

 يتعرض الرئيس التنفيذي لسيل من رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والطلبات. وقد يكون فرز هذا التدفق المستمر من المعلومات أمرًا صعبًا ويستغرق وقتًا طويلًا.

• مستويات الطاقة

يجب أن تتعرف على الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية. لذا اترك مهامك الإدارية للأوقات الأبطأ وجدول المهام المتطلبة عندما تكون أكثر تركيزًا.

• المطالب غير المتوقعة

غالبًا ما يضطر الرؤساء التنفيذيون إلى التكيف مع قضايا غير متوقعة. وأزمات، وأمور عاجلة تعطل جداولهم المخطط لها مسبقًا.

• سيطرة محدودة

 على الرغم من أن الرؤساء التنفيذيين يحددون الاتجاه. فإن التنفيذ غالبًا ما يُترك للآخرين؛ نتيجة لذلك فإن التفويض الفاعل أمر ضروري لإدارة الوقت.

وللتغلب على التحديات سالفة الذكر والقيادة بعزم استخدم مهارات إدارة الوقت التالية:

تطوير عادات ومهارات إدارة الوقت

يتطلب الأمر بذل جهد مستمر لجعل “إدارة الوقت” عادة، ومع ذلك يمكنك دمج هذه الاستراتيجيات في روتينك اليومي من خلال:

• مراجعة جدولك اليومي

راجع جدولك كل يوم، وحدد أولويات المهام لهذا اليوم لمدة 5-10 دقائق.

• اجتماعات التخطيط الأسبوعية

 خصص وقتًا محددًا كل أسبوع للتخطيط للأسبوع القادم، ومن خلال ذلك تحافظ على الشعور بالسيطرة.

• مراجعة نهاية اليوم

خذ بضع دقائق في نهاية كل يوم كلما أمكن ذلك؛ لتقييم تقدمك وإجراء التعديلات المناسبة وإنشاء قائمة مهامك لليوم التالي.

كن صارمًا في تحديد أولوياتك

من المنطقي ألا يتم إنشاء جميع المهام على قدم المساواة. لذلك حدد الأنشطة ذات التأثير العالي والتي تساهم بشكل مباشر في تحقيق الأهداف الاستراتيجية لشركتك. وفكر في استخدام أطر مثل مصفوفة “أيزنهاور” لتصنيف المهام بناءً على مدى إلحاحها، وأهميتها.

ولا تضيع وقتك الشخصي أيضًا في أنشطة غير ضرورية، وبدلًا من ذلك فوضها أو تخلص منها.

استغل قوة التخطيط

من الشائع أن يخطط الرؤساء التنفيذيون لجداول أعمالهم، بما في ذلك: الاجتماعات والمناسبات والسفر، قبل عام على الأقل. حتى إن بعض الجداول تحتوي على ترميز لوني. حيث يشير كل لون إلى هدف ربع سنوي. ورغم ذلك فإن الالتزام بهذا النوع من الانضباط ليس ممكنًا أو مرغوبًا فيه دائمًا.

لكن لا بأس من تقليص الجدول الزمني إذا كنت من هذا النوع الأخير. على سبيل المثال: أنشئ جدولًا زمنيًا واقعيًا لبدء أسبوعك بشكل جيد. وهذا يعني التأكد من تخصيص الوقت للعمل الذي يركز على الاستراتيجية، والتخطيط والاجتماعات والتواصل. كما أن استخدام أدوات “إدارة الوقت” مثل: التقويمات، وقوائم المهام يساعدك في لبقاء منظمًا.

ضع في اعتبارك أن جدولك الزمني ليس هيكلًا قاسيًا. إنه مجرد دليل لمساعدتك في البقاء على المسار الصحيح. وعلى هذا النهج خطط للأحداث غير المخطط لها، ولكن تأكد من أنها لا تشتت انتباهك عن أهدافك الرئيسية.

إن الطريقة الممتازة لتحقيق ذلك هي أن تكون رئيسًا تنفيذيًا منفتحًا يترك أجزاء من اليوم خالية. حتى تتمكن من الاجتماع بفريقك والرد على الأحداث غير المخطط لها. وهو ما يعني إبقاء بعض الفترات المفتوحة في تقويمك طوال اليوم.

اجمع المهام المتشابهة معًا

إن التبديل بين المهام المتنوعة يهدر وقتًا ثمينًا. لذا بدلًا من ذلك اجمع السياقات المتشابهة معًا لتقليل الإجهاد الذهني. على سبيل المثال: جدول فترات زمنية محددة للبريد الإلكتروني، أو المكالمات الهاتفية، أو الاجتماعات، أو جلسات العمل المركزة. وبالتالي تتمكن من تحقيق حالة من التدفق وتعظيم إنتاجيتك.

“التفويض” فن إسناد المهام

يجب على الرؤساء التنفيذيين قضاء أوقاتهم في المهام الاستراتيجية، ومن خلال التفويض الفاعل يمكنك التركيز على ما هو أكثر أهمية.

• حدد المهام التي يمكن تفويضها

 ألقِ نظرة على قائمة المهام الخاصة بك. وفوض المهام إلى أعضاء الفريق المؤهلين مع تعليمات وتوقعات واضحة.

• تمكين فريقك

كن واثقًا من قدرات فريقك وامنحهم السلطة والموارد التي يحتاجون إليها للنجاح.

• المتابعة والملاحظات

لضمان الإنجاز الفعال للمهام المفوضة راقب التقدم وقدّم ملاحظات بناءة.

استفد من التكنولوجيا

لا شك أن التكنولوجيا يمكن أن تكون حليفًا لك في المعركة ضد الوقت. لذا احصل على أقصى استفادة من تطبيقات الإنتاجية الخاصة بك من خلال أتمتة المهام، وإدارة التقويم، وتتبع المشروعات، والتعاون مع فريقك.

وفكر في أدوات الجدولة، والتواصل، وإدارة المشروعات، والتعاون في المستندات، وجرب مجموعات التكنولوجيا التي توفر لك الوقت وتكمل سير عملك.

إدارة التكنولوجيا

على الرغم من أن التكنولوجيا مفيدة للغاية فإنها قد تكون أيضًا مصدرًا للإحباط. والأمر يتوقف على كيفية استخدامها، فقد تصبح أداة قوية أو مصدر تشتيت كبير، وحتى يمكنك إيجاد التوازن الصحيح اتبع الخطوات التالية:

• جدولة وقت “خالٍ من التكنولوجيا”

 خصص أوقاتًا محددة في تقويمك للتركيز على العمل العميق دون تشتيت من البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي.

• الاستفادة من أدوات ومهارات إدارة الوقت

تساعدك أدوات تتبع الوقت وجدولة التقويم في إدارة مشاريعك ووقتك بكفاءة، كما يمكن لهذه الأدوات تعزيز الاتصال وتبسيط سير العمل.

• إيقاف تشغيل الإشعارات

 لا تدع الإشعارات غير الضرورية تظهر على هاتفك أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك، وتذكر ألا تتحقق من تلك الإشعارات باستمرار؛ لأن ذلك يؤدي إلى تشتت تركيزك.

حافظ على وقتك

إن كونك رئيسًا تنفيذيًا لا يعني أن تكون متاحًا للاتصال على مدار الساعة، لحماية سلامتك ووقتك حدد الحدود من خلال:

• التواصل بوضوح بشأن التوقعات

 كن واضحًا بشأن طرق الاتصال المفضلة لديك، وأوقات الاستجابة مع فريقك وزملائك.

• تعلّم أن تقول “لا”

ارفض الطلبات التي لا تتوافق مع أولوياتك، وعندما تستنزف المهام أو الاجتماعات أو المشاريع وقتك دون تقديم قيمة كبيرة قل “لا” بأدب وامزجها بنبرة حزم، بعد شرح أسبابك، وأحِل الطلبات إلى أعضاء الفريق الأكثر ملاءمة للتعامل معها.

• اختصر اجتماعاتك

لا يجب أن تكون معظم الاجتماعات لمدة ساعة أو أكثر. ولكن بدلًا من ذلك تعمل الاجتماعات الأقصر على تحسين مهارات إدارة الوقت من خلال السماح بالمزيد من التركيز على المهام الأساسية.

يضمن ذلك الحفاظ على تركيز الجميع. واحترام قيود الوقت لعقد اجتماعات أكثر إنتاجية ومنع مشاكل الجدولة. بالإضافة إلى أن الاجتماعات الأقصر تقلل الإرهاق وتزيد من المشاركة.

• احترم وقتك الشخصي

حدد أوقات الفراغ وممارسة الرياضة والوقت العائلي للحفاظ على مستوى عالٍ من الطاقة والإنتاجية.

اجعل العناية الصحية بك على رأس الأولويات

في حين أن منصب الرئيس التنفيذي يمثل تحديًا. ولكن الفشل في الاعتناء بصحتك يعوق إنتاجيته في نهاية المطاف. لذلك احرص على الالتزام بجدول زمني لممارسة الرياضة وتناول الطعام الصحي والنوم.

وتذكر أيضًا أن تأخذ فترات راحة طوال اليوم لتصفية ذهنك وتجديد نشاطك. ومع حلول المساء اسمح لعقلك بالراحة من خلال الانفصال عن العمل. وتذكر أن الرئيس التنفيذي الذي يتمتع براحة وصحة جيدة هو قائد أكثر فاعلية وإنتاجية.

خصص وقتًا للتفكير

تتبع كيفية إدارة وقتك بانتظام، وقيّم نقاط القوة والضعف في برنامجك. وحدد المجالات التي تحتاج إلى تحسين ذاتك فيها، وقيّم أيضًا ما إذا كنت تقضي وقتًا في الأنشطة الأكثر تأثيرًا. ثمّ فكّر في أسلوبك القيادي. وحدد المجالات التي تحتاج إلى تفويض. ما عليك سوى تبني عقلية النمو لتحسين جدولك الزمني باستمرار وزيادة إنتاجيتك.

بقلم / جون رامبتون

المقال الأصلي: هنا