يحدد تخطيط نظام الأعمال أنظمة المعلومات التي تحتاجها الشركة لتحقيق أهدافها. بالنسبة للشركات الكبيرة قد تكون هذه عملية مكلفة تتضمن مستشارين ومتخصصين، ولكن يمكن للشركات الصغيرة في كثير من الأحيان إجراء التحليل والتخطيط داخليًا.
كما أنه من المتطلبات الأساسية للتخطيط الفعال لأنظمة الأعمال وجود خطة عمل توضح بالتفصيل أهداف واستراتيجيات الشركة وإيصال الخطة إلى الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ الخطة.
متطلبات تخطيط نظام الأعمال؟
يستعرض “رواد الأعمال” المتطلبات الأساسية لتخطيط نظام الأعمال، إضافة إلى التعرف على خطوات عملية BSP.
الأهداف والاستراتيجيات
لا يمكن دمج متطلبات أنظمة المعلومات الخاصة بالشركة في الخطة إلا عندما يكون من الواضح المكان الذي تريد الشركة الذهاب إليه وكيف تخطط للوصول إلى هناك. تحدد الخطة أهداف الشركة والاستراتيجيات التي تنوي تنفيذها لتحقيقها.
في الشركات الصغيرة غالبًا ما تركز هذه الاستراتيجيات على الأهداف المالية وخطط التسويق المقابلة.
كما تعد خطط العمل هذه بمثابة المدخلات الأولية لخطة أنظمة المعلومات. بينما تؤثر في أنواع الأنظمة التي تأخذها الشركة في الاعتبار.
العمليات المؤسسية
بمجرد أن يكون التوجه العام لنظام المعلومات واضحًا من الخطة الاستراتيجية. يجب أن تنظر عملية تخطيط أنظمة الأعمال إلى ما تفعله الشركة.
فإذا كانت الشركة لديها تصنيع يجب أن يتضمن نظام المعلومات تخطيط الإنتاج. وإن كان البرنامج موجهًا نحو الخدمة فلا بد أن يشتمل على ميزات إعداد الفواتير وتخصيص التكلفة بالساعة.
كما تمثل العمليات المؤسسية الرئيسية خطوة ثانية في تحديد متطلبات أنظمة المعلومات المقترحة. في بعض الأحيان تتطلب العمليات نفسها إعادة هندسة للسماح لها بالعمل مع أنظمة المعلومات.
بيانات الشركة
علاوة على ذلك. يبقى السؤال الرئيسي لتخطيط نظم المعلومات هو: ما طبيعة متطلبات معالجة البيانات في الشركة؟. كما تحتاج الكميات الكبيرة من البيانات المعقدة إلى أنظمة مختلفة عن قواعد البيانات أو القوائم البريدية المسطحة والبسيطة.
في حين تعد بيانات الشركة من الأصول القيّمة ولا يمكن تغيير طبيعتها بسهولة. ونتيجة لذلك. فإن البيانات لها تأثير كبير في نوع نظم المعلومات المطلوبة.
القيود
تمثل الاستراتيجيات وعمليات الشركة وبياناتها المدخلات الرئيسية لتخطيط أنظمة المعلومات. لكن الأنظمة نفسها تخضع لقيود. والقيد الأكثر أهمية، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة، هو التكلفة. وتشمل القيود الأخرى: العوامل التقنية والمكانية والزمنية والتشغيلية.
كما يجب أن تأخذ عملية تخطيط نظام المعلومات في الاعتبار أن النظام المثالي قد لا يكون إمكانية واقعية. وينبغي أن تكون البدائل ضمن القيود.
مدخلات المستخدم النهائي
بمجرد أن تحدد عملية التخطيط المفهوم والمتطلبات العامة لأنظمة المعلومات. فمن المهم إشراك المستخدمين النهائيين في تصميم الواجهة. والأشخاص الذين ينفذون العمل لديهم أفضل معرفة بما هو مطلوب لأداء عملهم.
عدم توفير ما هو مطلوب يعد فشلًا متكررًا في التخطيط، والحصول على مدخلات المستخدم النهائي في هذه المرحلة أمر حيوي لنجاح خطة أنظمة العمل.
التطبيق
كما تعد الخطوة الأخيرة لنظام المعلومات هي التخطيط للتنفيذ. في هذه المرحلة تصبح الخطة مشروعًا ويجب على المخططين تعيين المسؤوليات والموارد. والتأكد من أن خطة المشروع تتوافق مع الخطط الاستراتيجية وخطط العمل وتحديد أهداف الإنجاز والميزانية والأداء.
كما يمكن للشركة في تلك المرحلة توقع أن تتوفر لديها أنظمة معلومات فعالة عند تاريخ اكتمال المشروع. ما يلبي الاحتياجات المحددة.
ماهية تخطيط نظام الأعمال
علاوة على ذلك. يعد تخطيط نظام الأعمال “BSP” طريقة لتحليل وتحديد وتصميم بنية المعلومات في المؤسسات. وقدمتها شركة IBM للاستخدام الداخلي فقط في عام 1981. رغم أن العمل الأولي على BSP بدأ خلال السبعينيات.
كما تم بيع BSP لاحقًا إلى المؤسسات. إنها طريقة معقدة تتعامل مع البيانات المترابطة والعمليات والاستراتيجيات والأهداف والإدارات التنظيمية.
تؤدي نتيجة مشروع BSP إلى وضع خارطة طريق للتكنولوجيا التي تتماشى مع الاستثمارات والاستراتيجية التجارية.
خطوات عملية BSP
كما يمكن تقسيم عملية BSP إلى ثلاث مراحل رئيسية، كل منها تتضمن مجموعة من الخطوات التفصيلية:
-
المرحلة الأولى: تحديد الأهداف والاستراتيجية
- تحديد الأهداف التجارية: تحديد الأهداف الرئيسية للمؤسسة على المديين القصير والطويل.
- تحليل البيئة الخارجية: دراسة السوق والمنافسين والاتجاهات التكنولوجية.
- تحديد الاحتياجات المعلوماتية: تحديد المعلومات اللازمة لدعم اتخاذ القرارات وتحقيق الأهداف.
-
المرحلة الثانية: تصميم النظام
- نمذجة العمليات: رسم خرائط للعمليات الحالية وتحديد نقاط التحسين.
- تصميم قاعدة البيانات: تصميم قاعدة بيانات متكاملة لتخزين البيانات اللازمة.
- تحديد التطبيقات: تحديد التطبيقات البرمجية اللازمة لدعم العمليات.
- تصميم واجهة المستخدم: تصميم واجهة مستخدم سهلة الاستخدام وفعالة.
-
المرحلة الثالثة: التنفيذ والتقييم
- التخطيط للتنفيذ: وضع خطة زمنية وميزانية للتنفيذ.
- التدريب: تدريب المستخدمين على النظام الجديد.
- الاختبار: اختبار النظام للتأكد من عمله بشكل صحيح.
- التنفيذ: نشر النظام الجديد.
- التقييم: تقييم أداء النظام وتحقيق الأهداف.
فوائد تطبيق تخطيط نظام الأعمال
تحسين اتخاذ القرارات: توفير المعلومات الدقيقة لاتخاذ قرارات أفضل.
زيادة الكفاءة: تبسيط العمليات وزيادة الإنتاجية.
تحسين جودة الخدمات: تقديم خدمات أفضل للعملاء.
الاستعداد للتغيير: القدرة على التكيف مع التغيرات في السوق والتكنولوجيا.
باختصار: تخطيط نظم الأعمال (BSP) هو أداة قوية تساعد المؤسسات على تحقيق أهدافها التجارية عن طريق الاستفادة المثلى من تكنولوجيا المعلومات. ومن خلال اتباع الخطوات المذكورة أعلاه تبني المؤسسات أنظمة معلومات فعالة تساهم في تحقيق النمو المستدام.
خطوات BSP
في حين يحتوي إجراء BSP على 15 خطوة تم تصنيفها إلى 3 أقسام رئيسية وفقًا لوظائفها:
- الإعداد.
- التحليلي.
- النهائي.
مرحلة الإعداد
بينما تتضمن هذه المرحلة التالي:
- الحصول على ترخيص للدراسة.
- الإعداد للدراسة.
- بداية الدراسة.
المرحلة التحليلية
كما يتم في هذه المرحلة عمل الخطوات التالية:
- تحديد استراتيجية العمل بالإضافة إلى وجود وتحديد البيانات.
- دعم كبير للمعلومات المتاحة.
- وفي النهاية مناقشة نتائج التحليل مع الإدارة وإصدارها.
المرحلة النهائية
في حين تتضمن المرحلة التالية التالي:
- تحديد بنية المعلومات.
- تحديد الأولويات لتطوير نظم المعلومات.
- التحقق من تأثير الدراسة في إدارة نظم المعلومات.
- مقترح الإجراء التالي.
- عرض النتائج.
الخطوة الأولى: التحضير لدراسة تخطيط نظم الأعمال
الحصول على التفويض لإجراء الدراسة:
الخطوة الأساسية الأولى في BSP هي الحصول على التفويض لإجراء الدراسة من الإدارة أو أحد الأقسام المهتمة. في حين يجب أن يتفق عدد من الأدوار على الغرض والمدى اللذين ستغطيهما الدراسة:
المدير التنفيذي: قد يكون الراعي أو قائد الفريق، ويتحقق من نتائج الدراسة ويوافق عليها.
الراعي: يوفر الدعم المالي.
قائد الفريق: يختار أعضاء الفريق (من أربعة إلى سبعة أشخاص)، وينسق الأنشطة، ويوثق الدراسة وينفذها (عادةً ما تستغرق أكثر من ثمانية أسابيع)، ويقدم النتائج إلى الإدارة.
عضو الفريق: عادة ما يكون رئيس قسم، ويتولى تحليل وتحديد احتياجات المعلومات التنظيمية، ويوصي بمحتوى نظم المعلومات المستقبلي، ويقدم النتائج إلى الإدارة.
الأمين: يتولى توثيق الدراسة ومساعدة قائد الفريق.
الخطوة الثانية: التحضير لدراسة تخطيط نظم الأعمال
بدء الدراسة:
في الاجتماع الأول للدراسة يوضح الراعي بتوضيح الغرض والنتائج المتوقعة من الدراسة. كما يقدم قائد الفريق خطة الدراسة.
فيما يصف مدير تكنولوجيا المعلومات الحالة الحالية ودور نظم المعلومات في المؤسسة.
التحضير للدراسة من قبل قائد الفريق:
كما تتمثل الخطوة الثانية في التحضير للدراسة من قبل قائد الفريق، وهدفها:
- تحديد الإطار الزمني: تحديد مدة الدراسة.
- الحصول على الوثائق: جمع الوثائق ذات الصلة بالتنظيم والعمليات.
- اختيار المديرين للمقابلة: تحديد المديرين الذين تتم مقابلتهم.
- توفير مكان الاجتماعات والمقابلات: تأمين مكان مناسب لعقد الاجتماعات والمقابلات.
- إطلاع أعضاء الفريق على ما يلي:
- الوظائف التنظيمية: شرح الوظائف المختلفة في المؤسسة.
- مستوى معالجة البيانات التنظيمية: تحديد مستوى استخدام التكنولوجيا في معالجة البيانات.
ومن نتائج هذه الخطوة إعداد كتاب إرشادي للدراسة يتضمن المعلومات المذكورة أعلاه، وجدول زمني للدراسة، والوثائق والرسومات المتعلقة بنظم المعلومات. - التحليل في تخطيط نظم الأعمال
بينما يعد التحليل هو الجزء الأكثر أهمية في BSP. إذ يبحث الفريق عن هيكل تنظيمي مناسب. ويحدد الاستراتيجية التجارية والعمليات وفئات البيانات ويحلل الدعم الحالي للمعلومات.
الاستراتيجية:
تحدد هذه الخطوة الأهداف الاستراتيجية وكيفية تحقيقها داخل المؤسسة كالتالي:
- التكيف مع رغبات العملاء.
- الحجوزات والمخزون والمدفوعات المخططة مركزيًا.
- تحسينات في تسجيل الوصول والشحن والعرض والإعلان وعلاقات الشركاء وإدارة المخزون.
- عملاء جدد.
- تقليل الضوضاء.
- العمليات دون ورق.
- توسيع محفظة المنتجات.
- تقليل الخسائر والتكاليف.
- تبسيط دورة طلب العملاء.
- تنسيق النقل.
- تحديث خط الإنتاج.
- تحديث المعلومات.
ويعمل الفريق انطلاقًا من هذه الأهداف الاستراتيجية. والوحدات التنظيمية هي أقسام المؤسسة. كل قسم مسؤول عن هدف استراتيجي.
العمليات في تخطيط نظم الأعمال
في حين يوجد حوالي 40-60 عملية تجارية في كل مؤسسة (حسب حجمها).
كما من المهم اختيار الأكثر ربحًا والقسم المسؤول عن عملية معينة. ومن الأمثلة على ذلك:
- إنشاء جهة الاتصال.
- تخزين الطائرات.
- الرصد.
- تنسيق وتقديم خدمات الطائرات.
- تسجيل عميل جديد.
- إنشاء كتالوج الخدمات.
- الحجوزات.
- تدريب الموظفين.
- التحويلات.
- تأجير السيارات.
ملاحظة: يمكن أن تختلف العمليات المحددة حسب نوع المؤسسة وطبيعة أعمالها.
