تعد إدارة الوقت مهارة أساسية في عالم الأعمال اليوم، وعندما نتحدث عن إنجاز المهام والعمل بشكل أسرع، فإن الأمر لا يتعلق بالسرعة فحسب، بل بالكفاءة أيضًا، لذا؛ يمكن أن يساعدك التعرف على طرق العمل السريع أن تصبح أكثر إنتاجية.
نصائح للعمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة
نقدم لك في هذا المقال نصائح لزيادة كفاءتك في العمل:
1. اضبط مؤقتًا أثناء العمل
يمكنك استخدام مؤقت أو ساعة توقيت لتتبع الوقت الذي تستغرقه في كل مهمة. عندما تحدد وقتًا معينًا مسبقًا لإنجاز مهمة ما. فإنك تحاول أن “تسبق الساعة” وتعمل بشكل أسرع.
أما إذا لم تحدد وقتًا دقيقًا، فقد تفقد إحساسك بالوقت وتستغرق وقتًا أطول لإنجاز المهمة. لذا؛ حاول تحديد أهداف زمنية محددة لكل مهمة لتسريع وتيرة عملك طوال اليوم.
2. ضع خطة عمل
تساعدك الخطة اليومية الموضوعة مسبقًا على توفير الوقت بين المهام. إليك ثلاث خطوات للتخطيط لعملك:
- دون كل ما تحتاج إلى إنجازه خلال اليوم. سيساعدك هذا على تذكر المهام وتجنب ضغط نفسك بمهام كثيرة جدًا. فقط تأكد أن خطتك واقعية وقابلة للتحقيق، بحيث تتمكن من إنجاز كل شيء في الوقت المحدد.
- أعد قائمة مهام تحتوي على المهام الكبيرة فقط التي تستغرق وقتًا. إذا أضفت المهام الصغيرة جدًا، فستبدو القائمة مزدحمة ومثقلة. اشطب كل مهمة فور الانتهاء منها.
- خطط على المدى الطويل. ضع في اعتبارك المواعيد النهائية المستقبلية وأيام الإجازات في خطتك لتضمن إكمال عملك في الوقت المحدد. إذا خططت مسبقًا، يمكنك الاستمتاع بإجازتك دون التفكير بالعمل. ضع تذكيرات في تقويمك لتظل على اطلاع دائم بمهامك المستقبلية.
3. نظم مساحة عملك
يمكن لمساحة العمل الهادئة أن تساعدك على أن تكون أكثر كفاءة. تخلص من القمامة والأوراق التي لم تعد بحاجة إليها، واحتفظ بالوثائق التي لا تحتاجها في ملفات. حافظ أيضًا على سطح مكتب جهاز الكمبيوتر خاليًا من الفوضى. تساعدك مساحة العمل النظيفة على الاحتفاظ بذهن صافٍ وتركيز أفضل.
رتب أدوات عملك على مكتبك بطريقة يسهل الوصول إليها. نظم مستنداتك بحيث تعرف دائمًا أين يوجد كل شيء. بهذه الطريقة، لن تضيع وقتًا في البحث عن الأشياء. ومع نهاية كل يوم، خصص وقتًا قصيرًا لترتيب أغراضك وتنظيف مكتبك ليكون جاهزًا لليوم التالي.
4. قلل مصادر الإلهاء
حاول تقليل مصادر الإلهاء أثناء العمل. على سبيل المثال، يمكنك إيقاف تشغيل الراديو ما لم تكن الموسيقى تساعدك على التركيز.
قد تفكر أيضًا في إيقاف تشغيل هاتفك المحمول أو وضعه على وضع الاهتزاز أثناء العمل. إذا كنت تعمل من المنزل، أغلق الباب إن أمكن لتجنب إزعاج الآخرين. وإذا كنت تعمل في مكتب يكثر فيه الحديث. اشرح لزملائك أنك بحاجة إلى التركيز ولكنك ستتواصل معهم خلال فترات الراحة.
5. رتب مهامك حسب الأولوية
عندما تقيم عبء عملك وتقرر المهام الأكثر أهمية، يمكنك تنظيم وقتك بشكل أكثر فاعلية. أعد جدولًا يحدد ما عليك إنجازه أولًا حتى لا تضيع وقتك في التساؤل عن المهمة التالية. يجب أن تأخذ في الاعتبار مستوى أهمية المهام والمواعيد النهائية لتضع هذا الجدول. إنجاز أهم المهام أولًا يمكن أن يجعلك تشعر بإنجاز أكبر.
6. قسم عملك إلى مهام أصغر
هناك طريقتان رئيسيتان لتقسيم عملك إلى مهام أصغر لتجعله أكثر قابلية للإدارة:
- قسم مهام مشروعك: عندما يكون لديك مشروع كبير، قسم عملك إلى مهام صغيرة قابلة للإدارة لتجعله يبدو أقل إرهاقًا.
- قسم يومك: قسم يومك إلى فترات زمنية. ثم، خصص مهامًا محددة لكل جزء من يومك. على سبيل المثال، يمكنك جدولة المهام القصيرة في فترات نصف ساعة والمهام الأطول في فترات ساعتين.
7. جمّع المهام المتشابهة
نظم أنشطتك عن طريق تجميعها في مهام متشابهة. عندما تركز على المهام المتشابهة، فإنك تبذل طاقة عقلية أقل في التنقل بين المهام المختلفة. على سبيل المثال، يمكنك تخصيص وقت محدد للرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني أو جدولة قائمة من المكالمات الهاتفية على التوالي.
إذا كان لديك الكثير من المهام، يمكن أن يساعدك تدوينها كلها أولًا لتجنب تشتيت الانتباه أو تفويت شيء ما عن طريق الخطأ. ثم، راجع كل عنصر في نهاية مهمتك للتأكد من أنك أنجزت ما هو مطلوب.
8. ضع حدًا للمماطلة
المماطلة تعني تأجيل الأشياء، ويمكن أن تؤثر في إنتاجيتك. لذا؛ بدلًا من تأجيل الأمور، استخدم التحفيز الإيجابي لتشجيع نفسك على إكمال عملك في الوقت المحدد.
على سبيل المثال، يمكنك مكافأة نفسك بعد إكمال مهمة في الوقت المحدد أو قبل الموعد. مثل شرب القهوة أو تناول وجبة خفيفة. وجود شيء تتطلع إليه قد يحفزك على إنجاز عملك.
9. خذ فترات راحة منتظمة
تخصيص وقت للانفصال عن العمل يمكن أن يزيد من إنتاجيتك. خصص بعض الوقت للراحة خلال يومك، مثل الخروج في الهواء الطلق، أو الدردشة مع زميل. أو قراءة شيء ما. يجب أن تحاول أيضًا الابتعاد عن الأفكار المتعلقة بالعمل خلال عطلة نهاية الأسبوع حتى تتمكن من العودة إلى العمل منتعشًا وجاهزًا كل أسبوع.
