يقضي المؤسسون سنوات في حماية الملكية الفكرية التي تمنح أعمالهم قيمتها. مع ذلك، يغفل الكثيرون عن خطر أساسي آخر.  فإذا كان المؤسس هو الشخص الوحيد الذي يعرف مكان وجود المعلومات الحيوية وكيفية إنجاز الأمور بأكثر الطرق فعالية. فقد تصبح الشركة عرضة للخطر بمجرد انقطاع التواصل معه فجأة.

كيف ستخسر شركتك؟

لقد فاقمت العمليات الرقمية هذا الخطر. فبينما لا تزال السجلات الورقية موجودة، تحفظ الآن أهم بيانات الشركة في السحابة.

وإذا كان المؤسس هو المسؤول الوحيد عن هذه البيانات، فإن غيابه المفاجئ يحرم الفريق من الوصول إلى الحسابات والبيانات الضرورية لاستمرارية العمل.

إذا كنت المدير الوحيد والمساهم الوحيد في شركتك، فمن المستحسن أن تعين محامياً أو أكثر بموجب توكيل رسمي لإدارة أعمالك في حال فقدانك الأهلية.

كما يمكن أن يكون وكلاؤك أصدقاء موثوقين، أو شركاء عمل، أو مستشارين مهنيين.

أما في حال مرضت وفقدانك الأهلية، ستبقى أسهمك مسجلةً باسمك، لكن سيتولى وكلاؤك إدارةَ أعمالك بصفتهم المساهم الوحيد، ما يسمح لهم باتخاذ القرارات نيابةً عنك لضمان استمرارية أعمالك.

بدون توكيل رسمي، لا يتولى أحدٌ تلقائيًا منصبك كمساهم وحيد. بدلاً من ذلك، يجب تقديم طلب مكلف إلى محكمة الحماية لتعيين وصي يتصرف نيابةً عنك.

قد يستغرق هذا الأمر تسعة أشهر، وخلال هذه الفترة، ونظرًا لغياب الإدارة والتوجيه اللذين كنتَ تقدمهما عادة بصفتك المدير والمساهم الوحيد.

وذلك مع احتمال تجميد حسابات الشركة وعدم تنفيذ العقود)، قد تنهار شركتك.

مذكرة الأمنيات

يمكنك تعيين أي عدد من الوكلاء بموجب توكيلك الرسمي، مع العلم أنه من غير العملي عادة تعيين أكثر من أربعة وكلاء.

فيما يجب على كل وكيل التوقيع على التوكيل الرسمي لتأكيد موافقته على التعيين وفهمه للمسؤولية المترتبة عليه.

بعد توقيعك أنت ووكلائك على التوكيل، يجب تسجيله لدى مكتب الوصي العام قبل استخدامه.

تستغرق هذه العملية عادةً ثلاثة أشهر، ولكنها تستغرق حاليًا وقتًا أطول بسبب تراكم المعاملات نتيجةً لجائحة كوفيد-19. ينتهي مفعول التوكيل الرسمي تلقائيًا في حال وفاتك.

في الوقت نفسه يمكنك كتابة مذكرة رغبات إلى وكلائك، توضح فيها بالتفصيل رغباتك بشأن كيفية إدارة أصول شركتك وشؤونها في حال فقدان أهليتك.

بالإضافة إلى أي قيود ترغب في فرضها على صلاحيات وكلائك في ممارسة حقوقك كمساهم.

إذا كان لديك أكثر من وكيل، يمكنك تحديد أنواع القرارات التي ترغب في أن يتخذها وكيل واحد، وتلك التي تفضل أن يتخذها بالإجماع أو بعدد محدد من الوكلاء.

على الرغم من أن مذكرة التفاهم الخاصة بك غير ملزمة قانونًا لمحاميك، إلا أنهم يوقعون عليها إقرارًا منهم بأنهم قد قرأوا وفهموا بنودها.  ولن يخالفوا رغباتك إلا لأسباب وجيهة للغاية.

علاوة على أن مذكرة التفاهم تعد  وثيقة خاصة بينك وبين محاميك. ويمكنك تحديثها في أي وقت، على سبيل المثال عند تأسيس شركة جديدة أو الانتقال إلى مجال عمل جديد.

إن منصب المدير منصب شخصي؛ ولا يمكن لأحد القيام بواجبات المدير إلا من قبل الشخص الذي يشغل هذا المنصب.

تعديل النظام الأساسي

وهذا يعني أنه على الرغم من أن محاميك سيتمكنون من ممارسة حقوقك كمساهم بموجب توكيلك الرسمي، إلا أنهم لن يتمكنوا من الحلول محلك كمدير.

للتغلب على هذه المشكلة المحتملة، ينصح بتعديل النظام الأساسي لشركتكم بحيث يمنح محاميكم حقًا صريحًا في تعيين مدير يتولى إدارة أعمالكم اليومية.

إذا كان هناك شخص معين ترغبون في أن يعينه محاموكم مديرًا، فيمكنكم تضمين ذلك في النظام الأساسي.

قد ترغب في إعداد توكيل رسمي واحد “للأعمال” لتغطية شؤونك التجارية، وتوكيل رسمي آخر “شخصي” لتغطية كل ما عدا ذلك.

ولتحقيق ذلك، يجب أن يحدد كل توكيل الأصول التي يشملها لضمان وضوح نطاق صلاحيات وكلائك لجميع المعنيين.

أما إذا كانت أصولك التجارية وغير التجارية متداخلة ويصعب التمييز بينها، أو إذا كانت شؤونك التجارية في تطور مستمر. فقد يكون من الأفضل إعداد توكيل رسمي واحد يغطي كلا النوعين من الأصول.

وهنا يمكنك حينها استخدام وثيقة إدارة شؤونك لتحديد كيفية إدارة مختلف جوانب شؤونك.

وأخيرًا تصبح الشركات التي يديرها مالكوها أكثر عرضةً للخطر إذا فقد مديرها الوحيد، وهو أيضاً المساهم، أهليته العقلية. 

المصدر: phb.co.uk