هل سبق لك أن وجدت نفسك تصطدم بالحائط في العمل؟ لديك الكثير من المواعيد والمشاريع المتراكمة، لكن لا يمكنك فعل أي شيء أكثر من التحديق في شاشة جهاز الكمبيوتر الخاص بك، غارقًا في التوتر والقلق.
يبدو أنك لا تستطيع أن تدفع نفسك للتركيز. إذا كان هذا يبدو مألوفًا بالنسبة لك فأنت لست وحدك. أصبح الإرهاق في مكان العمل أمرًا شائعًا جدًا هذه الأيام، فقد تعرض له 75% من الموظفين، وفقًا لاستطلاع أجرته شركة FlexJobs.
لحسن الحظ هناك خطوات يمكنك اتخاذها لمنع الإرهاق. واحدة منها هي العمل بشكل أسرع. رغم أن ذلك يبدو مزيدًا من التوتر فإنه ربما يكون في الواقع طريقة رائعة للتحكم في يومك واستعادة وقت فراغك.
إن العمل بشكل أكثر إنتاجية (إنجاز المزيد من العمل في ساعات أقل) له تأثير إيجابي في صحتك العقلية. ترتبط ساعات العمل الطويلة بزيادة مخاطر القلق والاكتئاب.
إذا كنت تعمل في بيئة عمل تعتمد على النتائج فإن إنهاء عملك في المواعيد المحددة يعني تأجيله وإيقافه والاستمتاع بتوازن أكبر بين العمل والحياة. ويمكن أن يعني أيضًا قدرًا أكبر من الرضا الوظيفي عندما تحقق مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك وتحصل على نتائج أفضل.
وإذا كان عملك يعتمد على المشاريع فإن العمل بشكل أسرع يوفر الوقت لتولي المزيد من المشاريع وزيادة إيراداتك.
نصائح للعمل بشكل أسرع
إليك 7 نصائح بسيطة حول كيفية العمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة:
1. إنشاء خطة
الخطوة الأولى في العمل بشكل أسرع وقبل المواعيد النهائية هي التخطيط. لتحقيق أكبر قدر من الكفاءة يجب أن يتم التخطيط على مستوى الفرد والفريق.
يمكن لتخطيط العمل الفعال أن يساعد الجميع في العمل بشكل أسرع من خلال: التقليل من الانقطاعات، وتنسيق سير العمل، وتجنب تعارض المواعيد، قد يتضمن ذلك إنشاء خطة أسبوعية وخطة يومية.
عادة ما تكون الخطة الأسبوعية مسؤولية المدير. ومن ناحية أخرى غالبًا ما يكون الأفراد مسؤولين عن خططهم اليومية وقوائم المهام الخاصة بهم.
قد تتضمن الخطة اليومية قائمة من المهام التي تم ترتيبها حسب الأولوية حسب الأولوية، مع تجميع المهام المماثلة معًا.
2. تتبع التقدم
تأكد من تتبع التقدم الذي تحرزه بشكل مستمر والتحقق من الأشياء من قائمة المهام اليومية الخاصة بك. سيترك هذا لديك شعورًا بالإنجاز عندما تكمل كل مهمة.
إن “تقسيم” المهام إلى أجزاء أصغر يساعد أيضًا في محاربة القلق وإنجاز المهام قبل المواعيد النهائية. من المثير للأعصاب أن تفكر “لدي 10 مهام يجب أن أكملها هذا الأسبوع” بدلًا من أن تقول “لدي مهمة واحدة يجب أن أكملها اليوم”.
إذا كنت تواجه صعوبة في إنجاز قائمة المهام الخاصة بك فحاول استخدام “قاعدة الخمسة الإضافية”. التي تقول إنه كلما شعرت برغبة في الإقلاع عن التدخين يجب أن تضغط على نفسك لإكمال خمسة فقط مما تفعله (خمس دقائق إضافية، خمسة أسئلة أخرى.. وما إلى ذلك). يساعدك هذا في أن تصبح أكثر انضباطًا عقليًا.
على مستوى الفريق يمكن للمديرين عقد اجتماعات يومية للتأكد من توافق عمل الجميع؛ بحيث يتمكن كل عضو في الفريق من إنجاز العمل بشكل أسرع. وذلك ضمن منهجية أحد إطارات العمل Agile scrum.
تكون هذه الاجتماعات عادةً جلسات قصيرة مدتها 15-30 دقيقة يقدم فيها أعضاء الفريق تقريرًا عما أكملوه أمس، وما يخططون لاستكماله اليوم، وأي شيء يعوق تقدمهم.
3. تتبع الوقت
لتحسين جدول عملك من المهم أن تفهم كيف تقضي وقتك. هناك دائمًا احتمال بأن يكون المشروع تجاوز الجدول الزمني والمواعيد النهائية المحدة والميزانية. أو ربما كنت تقضي وقتًا أطول بكثير في مهمة معينة مما تحتاج إليه.
يساعدك تتبع الوقت في إبقاء المشاريع مربحة وإنشاء تقديرات أفضل وأكثر دقة. بالإضافة إلى العمل بشكل أسرع.
عندما تعرف بالضبط المدة التي يجب أن تستغرقها مهمة معينة ستعمل بجد ”للتغلب على الزمن” والبقاء ضمن تقديراتك.
4. تجنب الانحرافات
عندما تحاول العمل بشكل أسرع وإنجاز المهام في المواعيد النهائية عليك تجنب الانحرافات. يمكن أن تستنزف عوامل التشتيت طاقتك وتجعل المهام تستغرق وقتًا أطول مما تحتاج إليه.
يمكن أن يؤدي تشتيت انتباهك عن طريق رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية إلى انخفاض معدل الذكاء بمقدار 10 نقاط، ويمكن أن يكون له نفس تأثير فقدان النوم أثناء الليل، وفقًا لبحث سابق أجرته جامعة كينجز كوليدج في لندن.
تتطلب بعض الوظائف قدرًا كبيرًا من الوقت المخصص للعمل العميق. وتم تطوير مصطلح “العمل العميق” بواسطة كال نيوبورت، أستاذ علوم الكمبيوتر في جامعة جورج تاون.
وهو “القدرة على التركيز دون تشتيت الانتباه على مهمة تتطلب جهدًا إدراكيًا”، ويتيح لك تحقيق نتائج أفضل في وقت أقل.
وتتطلب المهام الإبداعية على وجه الخصوص الوصول إلى حالة التدفق. والتي يصفها بعض علماء النفس بأنها “حالة من الانغماس الكامل في نشاط ما”.
للوصول إلى حالة التدفق ستحتاج إلى حجب فترات زمنية متواصلة كل يوم. ثم أوقف تشغيل الإشعارات من التطبيقات ومواقع الويب أثناء العمل، وتجنب التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الخاصة بك.
من الناحية المثالية حاول جدولة الاجتماعات في أيام معينة من الأسبوع أو أوقات معينة من اليوم؛ حتى لا تتسبب في انقطاع مستمر وتأخيرك عن الوفاء بالعمل في المواعيد النهائية المحددة.
إذا لم يكن من الضروري عقد الاجتماع فمن الأفضل أن تجعله بريدًا إلكترونيًا بدلًا من ذلك.
5. تدرب على حجب الوقت
هناك العديد من تقنيات إدارة الوقت المصممة لمساعدتك في إنجاز المزيد من العمل بشكل أسرع وقبل المواعيد النهائية. إحدى هذه التقنيات تسمى “حجب الوقت”.
تعني هذه التقنية تقسيم يومك إلى فترات زمنية قصيرة، كل منها مخصصة لمهمة محددة.
إنها طريقة رائعة لأداء ما يلي: تنظيم التقويم الخاص بك، ومنح نفسك الوقت والمساحة للعمل العميق، والتخلص من المهام غير الضرورية.
حارب الرغبة في الكمال من خلال منح نفسك مقدارًا ثابتًا من الوقت لإكمال كل مهمة، ويمكنك محاربة “قانون باركنسون”، وهو مقولة كلاسيكية صاغها المؤرخ وباحث الإدارة سيريل نورثكوت باركنسون في عام 1955.
ينص قانون باركنسون على أن “العمل يتوسع ليملأ الوقت المتاح لإنجازه”. إذا وجدت نفسك تماطل في العمل نحو المواعيد النهائية البعيدة فأنت تعرف مدى صحة ذلك.
وهناك العديد من الاختلافات في تحديد الوقت، بما في ذلك: تحديد الوقت وتقنية بومودورو.
Timeboxing يشبه إلى حد كبير حظر الوقت. ولكنه يتضمن مرونة أقل ومواعيد نهائية صارمة تحد من مقدار الوقت الذي يمكنك قضاؤه في كل مهمة.
اما تقنية بومودورو، التي ابتكرها مستشار الأعمال فرانشيسكو سيريلو، فهي نوع دقيق للغاية من تحديد الوقت الذي يتضمن العمل في فترات زمنية مدتها 25 دقيقة مفصولة بفترات راحة قصيرة.
6. ممارسة اليقظة الذهنية والتأمل
هل تتساءل عن كيفية العمل بسرعة على المدى الطويل؟ لا يكفي مجرد العمل بسرعة كل يوم.
تحتاج أيضًا إلى أن تكون قادرًا على التحكم في التوتر. وإلا فلن تتمكن من النوم جيدًا وإعادة شحن طاقتك، وقد تعاني من عدم الكفاءة والإرهاق.
تساعدك تقنيات مثل: اليقظة الذهنية والتأمل في الاسترخاء. ووجد باحثون من جامعة هارفارد أن عقولنا تضيع في التفكير خلال 47% من الوقت، وهذه الأفكار المتطفلة يمكن أن تؤدي إلى القلق والاكتئاب.
ويدعي الباحثون في المركز الطبي بجامعة كولومبيا أن التأمل يغير بنية ووظيفة الدماغ، ويحجب الأفكار غير المرغوب فيها، مع زيادة التركيز وتحسين مدى الانتباه.
وقد يزيد التأمل من قدرة الدماغ على معالجة المعلومات، وفقًا لبحث استشهدت به المعاهد الوطنية الأمريكية للصحة (NIH).
وهناك عدة أنواع مختلفة من التأمل التي يمكنك ممارستها؛ حيث يدور التأمل الذهني حول التركيز على تنفسك والوعي الشديد بالأحاسيس التي تمر بها.
والتأمل التركيزي، وهو التركيز على نقطة معينة (مثل كلمة أو شيء ما)، ويتضمن بعض أنواع ممارسات الاسترخاء التأملي، مثل اليوجا والتاي تشي، تحريك جسمك بطرق محددة.
7. الانقطاع عن العمل
في بعض الأحيان يكون من المهم ترك العمل في العمل. وفي حين أنه من الصعب ترك مشروع عاجل أو “التخلي عنه” في نهاية يوم مرهق إلا أن الإرهاق في العمل هو تذكرة ذهاب فقط للإرهاق.
قال 76% من المشاركين في استطلاع لشركة “كورن فيري” إن التوتر في العمل كان له تأثير سلبي في علاقاتهم الشخصية. وقال 66% إنهم فقدوا النوم بسبب الضغوطات في مكان العمل.
وأظهرت الدراسات أن الإنتاجية تنخفض بشكل حاد بعد 49 ساعة عمل أسبوعيًا. إن العمل لساعات أطول لا يستحق كل هذا العناء إذا كنت ترغب في إنجاز الأمور بشكل أسرع كل يوم وقبل المواعيد النهائية.
لتجنب الإرهاق وتشجيع الانفصال الصحي تجنب إرهاق نفسك (وفريقك). وإذا كنت مديرًا فتأكد من مراقبة جداول عمل أعضاء فريقك وساعات العمل القابلة للجدولة، حتى لا ينتهي بك الأمر عن طريق الخطأ إلى زيادة مهام شخص لديه الكثير من العمل.
بقلم/ داليا غولدبرغ.
المقال الأصلي من (هنــــــــــا).
