نُدرك جميعًا أهمية عقد ورش العمل، تلك اللقاءات والاجتماعات التي يتم تبادل الخبرات والآراء فيها بين فريق العمل بمشروع ما، أو بين عدة فرق عمل بمشاريع مختلفة ولكن يجمعهم مجال مشترك، وفد تستمر لعدة ساعات قصيرة أو طويلة على مدار اليوم أو قد تستمر إلى عدة أيام.
وتعرض فرق العمل، خلال تلك اللقاءات، اقتراحاتها وأبحاثها حول موضوع الورشة الذي لا يخرج عن إطار المجال الذي يعلمون به، والخروج بنتائج وتوصيات يستفيد منها المشاركون ويلتزمون بتطبيقها على أرض الواقع في مجال العمل.
إذا كنت بدأت مشروعك الريادي، وإلى الآن لم تعقد ورشًا لفريق عملك، وتحتاجها بمجال عملك وأدركت أهميتها وعزمت على تدشّينها ولكنك لا تعرف مِن أن تبدأ؟، إذن يجب أن تقرأ هذا المقال، حتى تحقق غايتك..
الخطوات..
مبدئيًا، يجب اتباع بعض الخطوات؛ لعمل ورشة عمل ناجحة وهادفة لفريق عملك أو مع فرق عمل أخرى، من خلال عدة خطوات مرتبة، كالتالي:
(1) التحضير:
- ضع التخطيط الأولي لورشة العمل.
- حدد الفئة المستهدفة، وعدد الأفراد المشاركين، والهدف العام الذي تنتظر تحقيقه جراء تنظيم تلك الورشة.
- دوّن احتياجات واهتمامات المشاركين.
- حدد الوقت والتوقيت الزمني اللازم، والمكان المناسب.
- أكتب الدعوات وقم بإرسالها للأشخاص المستهدفين.
- حضر كافة الأدوات المطلوبة للورشة.
- وزع المهام على فريق عملك وفقًا لأعدادهم.
(2) خطة العمل:
– ثق بنفسك وبالخطة وبفريق عملك والمُشاركين والحاضرين.
– عند وضع خطتك ارصد كل التفاصيل الكبيرة والصغيرة.
– جدول العمل غير مقدس، ضع احتمالية تغيير بعض البنود أو المحاور حسب مجريات الأمور عند انعقاد الورشة.
– لا تتظاهر بأنك مُلم بكل شيء، ولا تهدر أي خبرة تمتلكها أنت أو غيرك.
– تأهب لأي أخطاء قد تحدث، فالخطأ وارد ومنه نتلقى الدروس ونتعلم ونحتفظ برصيد تجارب.
(3) المعلومات:
صّب تركيزك على معرفة اهتمامات واحتياجات المشاركين الرئيسية من الورشة، وارصد توقعاتهم وآمالهم وأبرز المهارات التي يريدون أن يكتسبوها، وجمع المعلومات حول المشكلات المشتركة التي يواجهونها، حتى تعمل من خلال الورشة على حلها.
(4) الأهداف:
يجب أن تحدد هدفًا رئيسيًا يُجمع عليه كل أفراد فريق العمل والمشاركين، ويسهل تنفيذه خلال الورشة بالإمكانيات المادية والموارد البشرية المتاحة؛ لتحقيق أهداف وغايات ورشة العمل قبل انتهائها.
(5) التصميم:
من أبرز الأمور الّتي يجب مراعاتها بالنسبة للمشاركين، تنظيم الأفراد للعمل المشترك، وبث الطمأنينة بأنّهم مقبولون فيها، وكذلك تحديد وصياغة الأهداف المشتركة، وتبادل المعلومات والاهتمامات فيما بينهم.
(6) التنفيذ:
ينجح تنفيذ الورشة، إذا التزم كل من المشاركين وفريق العمل بأدوارهم؛ لتحقيق المهام المطلوبة من كليهما أثناء انعقاد الورشة.
تتبلور أدوار المشاركين، حول التخطيط للعمل وتحليل التجربة، بينما تتمثل أدوار فريق العمل في مساعدة المشاركين في أدوارهم، كما تحتاج ورشة العمل إلى تلبية عدة مهام؛ هي: التحضير والتخطيط قبل انعقاد ورشة العمل، إدارة الورشة، متابعة أمور المكان والأنشطة الاجتماعيّة المستهدفة، التوثيق لإعداد المحاضر، وتقرير بملخصات الورشة.
(7) عناصر النجاح:
منح المشاركين فرصة للتعرف على بعضهم البعض، وبث شعور الراحة والطمأنينة فيما بينهم، وإعطائهم فرصة لطرح مشاكلهم وهمومهم واهتماماتهم وآمالهم وتوقعاتهم من الورشة، والتطرق إلى مناقشة تجربة مشتركة تربط بين تجارب المشاركين الشخصية، وإعطائهم فرصة لملاحظة دقة التجارب والقيام بوصفها والتأمل فيها، السماح لهم بتبادل وجهات النظر والآراء وربط التجارب الذاتية، معرفة أسباب المشكلات المطروحة وتحليلها، والتخطيط إلى المستقبل فيما يمكن فعله لتحقيق أهداف الورشة المرجوة.
(8) التقييم:
لا غنى عن تقييم ورشة العمل وكل شخص مُشارك فور انتهاء كل جلسة، فهي من الأمور الأساسية والمهمة جدًا، حتى إذا كانت النتائج غير مرضية.
