قد لا يكون العمل عن بعد أمرًا جديدًا لكنه أصبح ضرورة ملحة خلال السنوات القليلة الماضية. فما يقارب 56% من المنظمات تقدم خيار العمل عن بُعد أو “توظف فقط” عمالًا عن بعد. وهذا لسبب وجيه.
فالموظفون لا يصبحون أكثر رضًا فحسب، بل يمكن للفرق البعيدة أيضًا أن تساعد الشركات على توفير المال وزيادة الإنتاجية. وأظهرت الأبحاث أن العمال عن بعد أكثر إنتاجية بنسبة تصل إلى 40% من زملائهم في المكتب.
وبالنسبة للشركات الناشئة يعد توظيف فريق عمل عن بعد أكثر منطقية بكثير من الاستثمار في مساحات مكتبية ومحاولة العثور على المواهب المناسبة في مكان قريب. فالشركة الناشئة لا تستطيع تحمل إهدار أي موارد. ويجب استغلال كل شيء إلى أقصى حد.
وعلى الرغم من أن العمل عن بعد مفيد إلا أنه لا يزال يأتي مع تحديات معينة يمكن أن تؤثر سلبًا فيك أو في عملك إذا لم تتم معالجتها بشكل صحيح. لحسن الحظ هناك خطوات معينة يمكنك اتخاذها لتجنب الفشل وجعل فريقك البعيد ينجح. وفقًا لما ذكره موقع “startupsmagazine”.
بناء الثقة فورًا بين الموظفين
عندما توظف فريق عمل عن بعد يجب عليك أولًا اتخاذ الخطوات الصحيحة لبناء الثقة بين أعضاء الفريق. إذ يتعين على الموظفين ومديري الفرق والمديرين الاعتماد على بعضهم البعض، وهم بحاجة إلى أن يثقوا بأن الشخص الذي يعتمدون عليه سيكمل مهمته في الوقت المحدد. وأن كل شخص آخر يتحمل مسؤولياته.
بينما يوجد قادة في كل فريق تحتاج أيضًا إلى التأكد من توزيع السلطة والمسؤوليات بالطريقة الصحيحة. ويحتاج المديرون إلى الثقة بالموظفين ومنحهم الحرية في العمل واتخاذ القرارات بشكل مستقل.
بالتأكيد، لا يجب أن تترك الأشخاص دون أي رقابة. ولكن مع ذلك، لا ينبغي تشجيع الإدارة الدقيقة (micromanagement). لا يحب الناس العمل وهم مضطرون للنظر فوق أكتافهم طوال الوقت. بدلاً من ذلك، ركز على مساعدة أعضاء الفريق في الحصول على رؤية واضحة لما يعملون من أجله، وقدم لهم التوجيه إذا لزم الأمر.
توفير إرشادات وتحديد التوقعات
يتحمل المديرون الكثير من المسؤوليات. وإذا قضوا الجزء الأكبر من وقتهم في رعاية الموظفين، وشرح ما يحتاجون إلى فعله، فلن يتمكنوا من أداء وظائفهم بشكل صحيح. لمساءلة كل عضو في الفريق وتحسين إنتاجيته تحتاج إلى تحديد التوقعات وتوفير إرشادات واضحة.
الشخص الذي يعرف ما هو متوقع منه لن يضيع الكثير من الوقت في طرح الأسئلة. وعندما تعمل عن بعد حتى طرح سؤال بسيط يمكن أن يستغرق وقتًا طويلًا. لذا يجب أن تحاول الإجابة عن أكبر عدد ممكن من الأسئلة مسبقًا.
ما مقدار العمل المتوقع إنجازه كل أسبوع؟ كيف تقيس إنتاجية العاملين عن بعد؟ كم مرة يحتاج العمال إلى الإبلاغ عن التقدم في مهام معينة؟ هذه بعض الأساسيات التي تحتاج إلى معالجتها في إرشاداتك. من خلال شرح كل شيء تضمن أن يظل فريقك البعيد في ذروة أدائه.
مساعدة كل عضو في الفريق على التطور
قد يبدو هذا بديهيًا لكننا ما زلنا بحاجة إلى مناقشته. ينبغي أن يكون التدريب والتطوير المستمر جزءًا من إستراتيجية كل فريق عمل عن بُعد. ويقدّر الشباب التطور في مكان العمل أكثر مما تتخيل. وبالنسبة لـ 60% من جيل الألفية تعد فرصة التعلم والنمو في العمل ربما أكبر معيار عند اختيار الوظيفة.
ومع ذلك لا يتعلق الأمر فقط بجيل الألفية. وبغض النظر عن العمر أو الخبرة أو الخلفية فإن التطور في مكان العمل هو شيء يقدره كل موظف. سواء كانوا يعملون عن بُعد أو في المكتب. فما الذي يمكنك فعله لتعزيز التطور؟
استخدم بعض الأدوات التي يقدمها الإنترنت. على سبيل المثال: يمكن أن تساعدهم مقاطع الفيديو التوضيحية على فهم عمليات وإجراءات الشركة بشكل أفضل. وتسمح لك الندوات عبر الإنترنت (webinars) بتدريب فرقك على مواضيع محددة دون أن يكونوا في نفس الموقع.
إنشاء قنوات اتصال
التواصل الجيد مهم في أي بيئة عمل. وإحدى مزايا بيئة المكتب هي أنه يمكنك بسهولة تخصيص وقت لموظفيك لتبادل بضع كلمات إذا لزم الأمر. أما عندما تعمل عن بعد فقد يستغرق حل مشكلة بسيطة بضع ساعات، خاصة إذا كان لديك أشخاص في مناطق زمنية مختلفة.
وبالنسبة لما يقرب من خمس العاملين عن بعد يعتبر التواصل مع الفريق أكبر مشكلة يواجهونها. لمكافحة ذلك تحتاج إلى إنشاء قنوات تجعل التواصل سلسًا.
تسهيل التعاون
أنشئ منصة تساعد أعضاء الفريق على إرسال رسائل مباشرة لبعضهم البعض. Slack وMicrosoft Teams خياران شائعان. كذلك استخدم منصة لتتبع المهام وإدارة المشاريع ويمكنك اختيار Trello أو Asana لذلك.
بالنسبة للتواصل مع العملاء لا تحتاج إلى أي شيء خاص. البريد الإلكتروني وZoom يؤديان المهمة، اعتمادًا على مقدار التواصل المطلوب.
فكر في عقد اجتماعات أسبوعية أو نصف أسبوعية عبر الإنترنت واستخدمها لإبقاء الجميع على اطلاع.
قياس نتائج الفريق عن كثب
في معظم المنظمات يميل الأشخاص الذين يؤدون أكبر قدر من العمل إلى أن يكونوا هادئين ومنطويين. وذلك لأنهم يختارون التركيز على عملهم والمساهمة في نتائج الفريق بدلًا من الحديث عنها. ولكن عندما ترى أن شخصًا ما لا يشارك في اجتماعات الفريق أو يقضي الكثير من الوقت “غير متصل بالإنترنت” فقد تعتقد أنه لا يبذل جهدًا كافيًا.
لتجنب أي ارتباك تحتاج إلى إيجاد طرق لقياس نجاح الفريق. قد يساهم التقييم الفردي في بعض الحالات. لكن في معظم الأحيان تحتاج إلى إيجاد أدوات وأنظمة تساعدك على تتبع التقدم.
وهناك خيارات متعددة لقياس نتائج الفريق. أولًا: لديك برامج تتبع الوقت، مثل: Toggl وHarvest، وهي رائعة لتتبع الساعات القابلة للفوترة. كما أنها تمنحك فكرة جيدة عن مقدار الوقت الذي يقضيه موظفوك في مهام معينة.
مساعدة الموظفين على البقاء
إذا كنت بحاجة إلى مساعدة خبراء تستطيع توظيف مدير بدوام جزئي لجعل موظفيك منتجين ومتحفزين. للعثور على الشخص المناسب عليك زيارة Boardroom Advisors. لأن لديهم أكثر من 150 مديرًا عن بعد يمكنهم مساعدتك على كل شيء؛ من تحديد الأهداف الأساسية إلى قياس مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).
إذًا في عالم الأعمال اليوم يتيح لك وجود فريق عمل عن بعد توظيف أفضل المواهب. وتقليل تكاليف التشغيل، وتحسين الإنتاجية. كل هذه الأمور تساعد شركتك الناشئة على الانطلاق بسرعة أكبر. ولكنك تحتاج إلى التأكد من أن أعضاء فريقك عن بُعد متوافقون.
ودون رؤية موحدة وشعور بالهدف تصبح عالقًا مع مجموعة من الأشخاص ليست لديهم أي أسباب للتعاون. لحسن الحظ إدارة فريق عمل عن بعد ليست معقدة للغاية. وباتباع نصائحنا تتمكن من وضع أعضاء الفريق في موقف يسمح لهم بالنجاح.
