تُعد الاجتماعات من أكثر الوسائل الفعالة للمشاركات الجماعية، فمن خلال هذه الاجتماعات يتم تبادل وجهات النظر ومناقشة الاقتراحات التي تتعلق بشيء ما وتوصيل المعلومات بين الأفراد والدراسة العلمية للموضوعات والإفادة من خبرات الآخرين؛ حيث يُمكن من خلالها التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية بعكس القرارات الفردية التي تعتمد على قدرات شخصية وتتسم أحيانًا بالتحيز والمصالح الشخصية؛ لذلك سنتناول في هذه المقالة الوصايا الأربع من جوجل لعقد الاجتماعات.
هناك دور كبير يلعبه رائد الأعمال في عقد الاجتماعات سواء كانت دورية أو غير دورية، وهي مراجعة كل التعليمات والمعلومات والتجهيزات اللازمة للاجتماع قبل حضور الأعضاء سواء كانوا من فريق العمل أو عملاء محتملين، وتوجيه السكرتارية باستقبال الأعضاء المشاركين في الوقت والمكان المحدد.
وفي هذا الصدد، قام لاري بيج؛ الشريك المؤسس لشركة جوجل العملاقة، في الربع الأول من عام 2011، بإرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني إلى جميع أفرع الشركة الضخمة، ذكـر فيها مجموعة من المعايير الضروري تنفيذها في أي اجتماع يُعقد في أي قطاع يتعلق بالشركة.
اقرأ أيضًا: مشاعر تمنعك من أن تكون غنيًا.. تعرف عليها
الوصايا الأربع من جوجل لعقد الاجتماعات
- تُوصي شركة جوجل العالمية بأنه لا بد أن يكون لدى أي اجتماع صانع قرار واحد، وإذا لم يكن هناك قرار من وراء الاجتماع فلا داعي لعقد الاجتماع من الأساس.
- من أهم وصايا شركة جوجل العالمية حول ما يتعلق بعقد الاجتماعات وتنظيمها، ألا يزيد عدد الحاضرين في أي اجتماع، سواء كان خاصًا بالشركات أو المؤسسات أو التنظيمات أو حتى على مستوى الأفراد، على 10 أشخاص.
- لا بد من المشاركات الإيجابية والفعالة من كل الأشخاص الحاضرين في الاجتماع، كما يجب أن تتنوع المشاركات ما بين إبداء الآراء وطرح الأفكار وعرض الاقتراحات والمناقشات الجادة بين كل أعضاء الاجتماع.
- من أبرز التوصيات التي أصدرتها “جوجل” بشأن عقد الاجتماعات الناجحة، ألا يُفضل تأجيل القرارات حتى يُعقد الاجتماع، ويجب اتخاذها في التوقيت المناسب من الأشخاص المسؤولين عن مهامهم، أما إذا كان من الضروري اتخاذ القرار بعد عقد الاجتماع، فيجب عقد الاجتماع فورًا لاتخاذ هذا القرار، ولا يُؤجَّل للموعد الدوري لانعقاده.
اقرأ أيضًا: مميزات أحدث الهواتف الذكية.. الأفضل لعام 2020
ويُشدد لاري بيج في إدارة الاجتماعات على ألا يُؤجَّل أي قرار أبدًا لحين حدوث الاجتماع الدوري سواء كان في نهاية الأسبوع أو الشهر، وتُتخذ القرارات بشكل مباشر لا يعطّل مسار العمل، حتى وإن تطلب الأمر عقد الاجتماع فورًا للخروج بهذا القرار.
في نهاية المطاف، إن عقد أو تنظيم الاجتماعات في الشركات أو المؤسسات التجارية هو جزء من بيئة عمل الشركات بما يتوافق مع أسلوب إدارتها وشخصية مؤسسيها وكذلك العاملين فيها، وبالتالي فالاختلاف في التنظيم والإدارة هو الأساس هنا وإن كانت القواعد ثابتة؛ لذلك ففي كل اجتماع يتم انعقاده داخل أي شركة أو مؤسسة نكتشف أسرارًا عن شخصية مديريها الذين يتدخلون بشكل مباشر لتنظيم الاجتماعات باعتبارها الركيزة الأساسية التي تُحدد مسار الشركة، سواء في التحضير أو المتابعة.
اقرأ أيضًا:
اتجاهات مواقع التواصل الاجتماعي بعد أزمة كورونا
