تستخدم المؤسسات مكاتب إدارة المشاريع (PMO) لتبسيط عمليات إدارة المشاريع وتعزيز أداء المشروع. لكن لا تعد كل مكاتب إدارة المشاريع متساوية. إذ يختلف هيكل ومهام PMO اختلافًا كبيرًا. ما يؤثر في الطريقة التي تدير بها المؤسسات المشاريع.
وحدد معهد إدارة المشاريع (PMI) ثلاثة هياكل PMO أساسية: PMO الداعم وPMO التوجيهي و PMO المتحكم. ولكل منها أدوار ووظائف فريدة. ويمكن أن تؤثر هذه الهياكل بشكل كبير في الطريقة التي تدير بها المؤسسات المشاريع. وفقًا لما ذكره موقع “rightpeoplegroup”.
أنواع مكاتب إدارة المشاريع
نوضح في “رواد الأعمال” هذه الأنواع الثلاثة من هياكل PMO وندرس تأثيرها في مشاريعك.
1. PMO الداعم: المستشار ومزود الموارد
كما يوحي الاسم فإن PMO الداعم موجود لتقديم الدعم والموارد إلى مديري المشاريع وفرق المشروع.
وهو يعمل على أساس استشاري. حيث يوفر الوصول إلى أدوات إدارة المشاريع والمنهجيات والتوثيق والتدريب. ومع ذلك لا يفرض أساليبه أو إجراءاته على فرق المشروع.
الهيكل والأدوار
يتميز PMO الداعم بهيكل لامركزي. يعمل أكثر مثل مكتب خدمة؛ حيث يوفر الأدوات والموارد اللازمة عند الطلب. كما يتمثل دوره الرئيسي في تسهيل تبادل المعرفة والممارسات المثلى والدروس المستفادة من مختلف المشاريع.
الاستقلالية والمرونة: نظرًا لأن PMO الداعم لا يفرض منهجيات إدارة المشاريع. يتمتع مديرو المشاريع بمزيد من الاستقلالية. ويمكنهم اختيار النهج الأنسب لمشاريعهم؛ ما يعزز المرونة والابتكار.
الاعتماد على مهارات مدير المشروع: يتطلب هذا النهج من مديري المشاريع أن يكونوا على دراية جيدة بإدارة المشاريع لضمان نجاح المشروع والبرنامج. وكلما قل التحكم الذي يمارسه PMO زادت الخبرة المطلوبة من مديري المشاريع.
خطر عدم الاتساق: مع المرونة يأتي خطر عدم الاتساق في عمليات إدارة المشاريع عبر مشاريع مختلفة. فيما يمكن أن يعوق هذا تتبع المشروع وقياس أدائه.
2. PMO التوجيهي
مكتب إدارة المشاريع التوجيهي (Directive PMO) هو نوع من مكاتب إدارة المشاريع التي تتميز بسلطة اتخاذ القرار والتحكم في المشاريع. وعلى عكس مكاتب إدارة المشاريع الأخرى التي قد تكون استشارية أو داعمة. فإن PMO التوجيهي يتحمل المسؤولية الكاملة عن توجيه وإدارة جميع جوانب المشروع. بما في ذلك:
التوحيد والتحكم: يعزز PMO التوجيهي التوحيد في جميع المشاريع. يسهل هذا التوحيد مقارنة وقياس أداء المشروع ويعزز نجاح المشروع.
انخفاض المرونة: من ناحية أخرى يحد النهج التوجيهي من إبداع ومرونة فرق المشروع. حيث يطلب منهم اتباع الإجراءات المحددة واستخدام أدوات إدارة المشاريع المخصصة. ما يترك مساحة صغيرة للتكيف.
خطر المقاومة: هناك أيضًا خطر مقاومة فرق المشروع إذا لم تتم مواءمة توجيهات PMO مع ثقافة المؤسسة.
3. PMO المتحكم
مكتب إدارة المشاريع المتحكم (Controlling PMO) هو نوع من مكاتب إدارة المشاريع يقع بين مكتب إدارة المشاريع الداعم ومكتب إدارة المشاريع التوجيهي من حيث مستوى التحكم.
بينما يوفر هذا النوع من المكاتب إطار عمل موحدًا للمؤسسة. ما يستلزم التعديل والتحوير في المنهجيات المستخدمة وكذلك النماذج والطلبات. ويفرض مستوى متوسطًا من التحكم والسيطرة على المشاريع وأنشطتها.
أهم خصائص PMO المتحكم
التوازن بين التحكم والمرونة: يوفر PMO المتحكم توازنًا بين التوحيد والمرونة. في حين أن فرق المشروع بحاجة إلى اتباع بعض الإرشادات لا يزال لديهم مجال للتكيف والتكيف مع احتياجات المشروع المحددة.
تحسين أداء المشروع: من خلال ضمان الالتزام بأفضل الممارسات يمكن لـ PMO المتحكم تحسين أداء المشروع. وتحسين فرص نجاح المشروع.
خطر الارتباك: التحدي الرئيسي هنا هو الحفاظ على التوازن الصحيح بين التحكم والاستقلالية. فإذا لم يتم إدارته بشكل صحيح فقد يؤدي ذلك إلى الارتباك وعدم الوضوح بين فرق المشروع.
أنواع أخرى من PMOs
بينما ناقشنا الأنواع الثلاثة الشائعة من PMOs: الداعمة، التوجيهية، والتحكمية، من المهم تسليط الضوء على أنها ليست الأنواع الوحيدة. فهناك أيضًا PMOs المؤسسية وPMOs القسمية، ولكل منها تركيز ومجموعة من المسؤوليات الفريدة.
PMOs المؤسسية
يعمل PMO المؤسسي على مستوى المؤسسة. ما يوفر نظرة عامة عالية المستوى على جميع المشاريع والبرامج داخلها.
فيما يتجاوز دوره دعم المشروع وتوجيهه الفردي ليشمل إدارة محفظة المشاريع الإستراتيجية.
كيف يؤثر PMO المؤسسي في المؤسسة؟
نظرة عامة على المؤسسة: تتمتع PMOs المؤسسية بمنظور واسع لمشاريع المؤسسة. ما يسمح باتخاذ القرارات الشاملة بناءً على الأهداف الإستراتيجية العامة للمؤسسة.
إدارة محفظة المشاريع: يشرفون على إدارة محفظة المشاريع، وضمان مواءمة المحفظة مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة.
إدارة الموارد: يمكن أن يساعد PMO المؤسسي في تحسين تخصيص الموارد عبر جميع المشاريع. وموازنة الطلبات والقدرة، وتعزيز الكفاءة.
PMOs القسمية
من ناحية أخرى يركز PMO القسمي على قسم معين داخل المؤسسة. ويتم تصميم أدواره ومسؤولياته لتناسب الاحتياجات الفريدة لهذا القسم.
ضع في اعتبارك التأثيرات التالية لـ PMO القسمي:
الدعم المخصص للقسم: يقدمون الدعم المصمم خصيصًا لاحتياجات وتحديات وأهداف قسمهم.
المعرفة المتعمقة: نظرًا لأنهم يركزون على قسم معين يمكن لهذه PMOs تطوير فهم متعمق لعمليات القسم. وهذا يتيح لهم تقديم دعم وتوجيه أكثر فعالية.
تحسين التنسيق داخل القسم: يمكن لـ PMO القسمي تعزيز التنسيق داخل القسم. وتحسين تنفيذ المشروع ونجاحه.
اختلافات في وظيفة PMO
بالإضافة إلى الهياكل المذكورة تجدر الإشارة إلى أن PMO يمكن أن يعمل أيضًا كمكتب إدارة البرامج أو مكتب إدارة المحفظة. اعتمادًا على احتياجات المؤسسة.
ويركز مكتب إدارة البرامج على تنسيق المشاريع ذات الصلة لتحقيق أهداف المستوى البرنامجي.
كما يشرف مكتب إدارة المحفظة على مجموعة من المشاريع والبرامج والأنشطة التشغيلية لضمان مواءمتها مع استراتيجية المؤسسة.
تسلط هذه الاختلافات في PMO الضوء على المرونة في هياكل PMO، حيث يركز كل منها على جوانب مختلفة من إدارة المشاريع والبرامج والمحفظة. بما في ذلك إدارة الموارد. وبالتالي فإن فهم الاحتياجات الفريدة لمؤسستك أمر بالغ الأهمية في اختيار هيكل PMO الأنسب.
فاعلية هياكل فريق إدارة المشروع
بالإضافة إلى فهم الهيكل الأساسي والأدوار لهذه الأنواع المختلفة من PMOs. من المهم معرفة المزيد عن العوامل التي تؤثر في فاعليتها، ومتى قد يكون كل نوع مناسبًا. وكيفية الانتقال بين الأنواع المختلفة إذا لزم الأمر.
فهم البيئة
لا يتم تحديد فعالية PMO من خلال الهيكل وحده. إذ تؤدي البيئة التي يعمل فيها PMO دورًا حاسمًا.
على سبيل المثال: قد يكون PMO التوجيهي فعالًا للغاية في بيئة تقدر النهج التوجيهي من أعلى إلى أسفل؛ حيث تكون المشاريع معقدة وذات مخاطر عالية.
في المقابل يزدهر PMO الداعم في بيئة تقدر المرونة؛ حيث يتمتع مديرو المشاريع بالخبرة والقدرة على قيادة مشاريعهم.
اختيار نوع PMO المناسب
يتطلب اختيار نوع PMO المناسب فهمًا شاملًا لاحتياجات مؤسستك وثقافتها ونضج إدارة المشاريع.
على سبيل المثال: إذا كانت مؤسستك جديدة أو بدأت للتو في استخدام ممارسات إدارة المشاريع الرسمية فقد يكون PMO الداعم مفيدًا.
يوفر هذا النوع من PMO الموارد والمشورة دون ممارسة سيطرة قوية؛ ما يمكن أن يساعد مؤسستك على تطوير قدرات إدارة المشاريع تدريجيًا.
من ناحية أخرى إذا كانت مؤسستك تدير المشاريع منذ فترة طويلة ولديها ممارسات راسخة. فربما يكون PMO المتحكم أو التوجيهي خيارًا أفضل. تضمن هذه الأنواع من PMOs أن جميع المشاريع تتبع نفس الإجراءات والمعايير. ما يسمح لمؤسستك بالحفاظ على الاتساق وتلبية متطلبات الامتثال.
