الوصف الوظيفي.. سلاحك لعمل مثالي

يمهد الوصف الوظيفي الطريق لأداء العمل الأمثل، من خلال توضيح المسؤوليات والنتائج المتوقعة وتقييم الأداء.

ما الوصف الوظيفي؟

هو شرح مكتوب يحدد المسؤوليات والمتطلبات الأساسية لوظيفة شاغرة، ويجب أن يكون شاملًا وواضحًا وموجزًا.

كما أنه يحدد مهام الوظيفة وواجباتها ومسؤولياتها، فهو مرجع واضح لكل من الموظفين والمديرين لقياس الأداء الوظيفي، وتوضيح التوقعات.

ضرورة جودة الوصف

يقول 52 % من الباحثين عن عمل إن جودة الوصف مؤثرة جدًا على قرارهم بالتقدم بطلب للحصول على وظيفة. جاء ذلك بحسب الدراسة التي أجراها موقع Indeed، وهو واحد من أفضل مواقع البحث عن عمل عالميًا.

لا يصف الوصف الوظيفي مسؤوليات الوظيفة فحسب، بل يضع الأساس لتوظيف المواهب وتطويرها والاحتفاظ بها.

مكونات الوصف الوظيفي

يُعرف بأنه وثيقة تنص بوضوح على متطلبات الوظيفة الأساسية، والواجبات والمسؤوليات، ومجموعة المهارات المطلوبة لأداء دور معين.

يجب أن يحتوي الوصف الوظيفي على مجموعة من المكونات التالية:

الأهمية

الوصف الوظيفي هو مجموعة من أدوات التوظيف التي توضح الغرض من الدور، وتضع الألقاب ودرجات الأجور، وتنشئ ضوابط عمل معقولة.

هناك مجوعة من الأسباب التي تجعل ذلك الوصف ذو أهمية، منها:

1. يعكس صورة واضحة للمرشحين حول واجباتهم ومسؤولياتهم.
2. يوفر فهمًا ثابتًا عبر مختلف الإدارات لأدوار الوظائف الوظيفية.
3. يساعد الموظفين على وضع أهداف ومهام محددة للتقدم الوظيفي.
4. يضع حدود فيما يتعلق بأدوار الموظفين ومسؤولياتهم.

كيفية كتابة الوصف الوظيفي

الوصف الوظيفي هو المكان الذي تبدأ فيه التسويق لنفسك للحصول على الوظيفة المناسبة.

يجب مراجعة الوصف وتحديثه سنويًا، أو كلما حدث تغيير كبير في واجبات الوظيفة أو مسؤولياتها أو مؤهلاتها.

نستعرض في هذا المقال خطوات كيفية كتابة وصف وظيفي مثالي، على النحو التالي:

1. ملخص الوظيفة

ابدأ بملخص قوي يجذب الانتباه؛ حيث يجب أن يقدم ملخصك نظرة عامة حول توقعاتك للوظيفة.

2. المسمى الوظيفي

بدلًا من استخدام المصطلحات الداخلية لمستويات الوظائف والمسميات الوظيفية، التزم بمستويات العمل القياسية واللغة البسيطة.

3. المؤهلات والمهارات

قم بتضمين قائمة بالمهارات الصعبة والسهلة؛ حيث يجب أن يحدد الوصف الوظيفي التعليم والخبرة الوظيفية السابقة والشهادات والمهارات الشخصية والتقنية.

4. الراتب والمزايا

قم بتضمين نطاق الراتب؛ فالأشخاص ذوو الكفاءة العالية يبحثون عن الفرص التي تلبي احتياجاتهم من الرواتب.

5. مراجعة وتحرير وصف وظيفتك

تأكد من أخذ الوقت الكافي لتحرير وصف وظيفتك وتدقيقه قبل نشره.

تحقق من الأخطاء النحوية والإملائية، وتبسيط الجمل قدر الإمكان، مع مراجعة وجود جميع العناصر الضرورية.

أهداف الوصف الوظيفي

الهدف الرئيس للوصف الوظيفي هو تقديم جميع جوانب الدور الوظيفي بوضوح لمقدم الطلب، وتتمثل فيما يلي:

– تحديد ما إذا كانت الوظيفة المعنية تتماشى مع اهتماماتك ومهاراتك وأهدافك.
– إظهار توقعات الشركة؛ بما يسمح لمقدم الطلب بالحكم على ما إذا كانت مؤهلاته كافية.
– يمكن التحقق من نطاقات الرواتب إذا تم تضمينها في الوصف الوظيفي، ومقارنة الأدوار المتعددة داخل صناعة معينة.

نصائح لوصف وظيفي مثالي

الوصف الوظيفي هو وثيقة توضح المتطلبات والواجبات والمسؤوليات والمهارات المطلوبة لأداء دور معين.

فيما يلي أهم النصائح لضمان كتابة وصف مميز وناجح:

1. كن مبدعًا مع العنوان

الخطوة الأولى عند بدء الكتابة هي اختيار عنوان جاذب وشامل، فهو أول شيء يراه الجميع.

يجب أن يصف عنوان وصف وظيفتك على وجه التحديد، ونوعها والواجبات التي يجب أداؤها، وأن يكون واضح وسهل الفهم.

2. كن موجزًا مع واجبات الوظيفة

يتوقع معظم الأشخاص الذين يبحثون عن وظيفة رؤية واجبات وظيفية مملة وطويلة في الوصف الوظيفي.

اجعل وصف وظيفتك مثيرًا وممتعًا للقراءة ومختصرًا؛ فكلما كان أقصر، كان ذلك أفضل.

3. لا تنس استخدام الكلمات الرئيسة

تجنب اللغة الداخلية التي قد تربك الباحث عن الوظيفة، واستخدم لغة شاملة لوصف الوظيفة قدر الإمكان.

4. حدد المسؤوليات الأساسية للوظيفة

تأكد من أن قائمة المسؤوليات الخاصة بك مفصلة وموجزة، وركز أيضًا على الواجبات التي قد تكون فريدة من نوعها لمؤسستك.

5. تضمين قائمة بالمهارات الصعبة واللينة

يجب أن يحدد الوصف الوظيفي التعليم والخبرة الوظيفية السابقة والشهادات والمهارات التقنية المطلوبة.

يمكنك أيضًا تضمين المهارات الشخصية، مثل التواصل وحل المشكلات.

6. تلميح إلى النمو والتنمية

يريد الجميع العمل في منظمة؛ حيث يمكنهم تقديم المساهمات والنمو وتحسين حياتهم المهنية.

أثناء الكتابة، قم بالتلميح حول كيفية مساهمة الوظيفة في أهداف العمل والتقدم المهني.

ما الذي لا يجب تضمينه

إليك ما لا يجب تضمينه في الوصف الوظيفي:

اللغة التمييزية: تجنب استخدام أي لغة ترتكز على الأعراق أو الجنس أو العمر.

استخدام الفقرات لوصف المهارات والمسؤوليات: استخدم النقاط لجعل المعلومات أسهل في القراءة، وحتى لا تفقد فرصة الوظيفة إذا كان الوصف طويلًا.

مسؤوليات غامضة: تجنب أن تكون غامضًا في وصف وظيفتك. وقم بتفصيل العمليات التي يتم إجراؤها لتنفيذ المهام المختلفة.

التكرار: امسح وصف وظيفتك بعد كتابة المسودة الأولى، وابحث عن أي كلمات أو مسؤوليات متكررة.

إذا استطعت، فحاول تجميع المهام ذات الصلة معًا في أقسام المسؤوليات أو المؤهلات.