طرق إدارة المشاريع.. منهجك للوصول إلى بر الأمان

انطلاق أي مشروع دون التخطيط لمراحله بشكل دقيق قد يكتب له الفشل سريعًا، فعليك دائمًا اختيار طريقة تقسيم العمل وإعداد العمليات والخطوات للوصول إلى أهدافك في النهاية.

قد تشعر بالارتباك إذا كنت واحدًا من المبتدئين في مجال إدارة المشاريع، ولا تستطيع تحديد التقنيات التي تناسب مشروعك بشكل أفضل، لكن هناك نظمًا وطرقًا تساعدك في التخلص من هذا الارتباك.

طرق إدارة المشاريع

نقدم لك في «رواد الأعمال» عدة تقنيات ونُظم وأساليب حول طرق إدارة المشاريع التي يجب عليك مراعاتها لتساعدك في بناء مشروعك والوصول به إلى بر الأمان؛ من خلال اتباع المنهج المناسب لقيادة أعضاء الفريق وإدارة العمل مع تسهيل التعاون الجماعي.

• الشلال (الخطي)

هو من أقدم تقنيات إدارة المشاريع، وأكثر الأساليب وضوحًا وخطية من بين جميع طرق إدارة المشاريع، ويُعرف بأنه النهج الأكثر تقليدية؛ حيث توفر هذه الطريقة خطة واضحة منذ البداية.

اُطلق اسم الشلال على هذا النوع من طرق إدارة المشاريع بسبب منهجيته التي تعتمد على تدفق مراحل المشروع من أعلى إلى أسفل؛ حيث يُقسم المشروع إلى مراحل متسلسلة، مع ضرورة اكتمال كل مرحلة قبل الانتقال إلى المرحلة التالية.

ولكن من سلبيات هذه الطريقة أنها لا تصلح للمشاريع التي تتطلب تكرارات طوال دورة حياة المشروع.

يمكن تطبيق طريقة الشلال في إدارة المشاريع من خلال 5 مراحل، وهي: المتطلبات، والتصميم، والتنفيذ، والتحقق، وأخيرًا الصيانة.

• مخططات غانت Gantt charts

تلك واحدة من أولى تقنيات إدارة المشاريع التي يستخدمها مديرو المشاريع لتصور مهام المشروع والجدول الزمني المطلوب لإكمال كل منها؛ حيث كانت تُستخدم لفترات طويلة جدًا، ولا تزال تقنية رائعة لإدارة المشاريع للمبتدئين.

ويمكن اختصار طريقة غانت لإدارة المشاريع بأنها تمثيل مرئي لجميع المهام التي يتعين على الفريق إكمالها من أجل إتمام المشروع، مع فترات زمنية محددة؛ حيث يمكن تحديد تبعيات المهام المُكلفة والمدة الزمنية اللازمة لتنفيذها.

يتم إنشاء مخططات جانت في أداة مثل Microsoft Excel أو Google Sheets، وتتكون من ثلاثة أجزاء:

• A- مهام المشروع.
• B- تاريخ بدء كل مهمة.
• C- تاريخ انتهاء كل مهمة.

بعدها يتم تنظيم هذه المهام على المحور X بالتتابع، مع شريط لكل مهمة يمثل تاريخ بدايتها ونهايتها على المحور Y.

• كانبان Kanban

هي واحدة من أسهل تقنيات إدارة المشاريع لمديري المشاريع لأول مرة؛ فهي تُستخدم كتقنية مستقلة لإدارة المشاريع البسيطة؛ إذ يساعد ذلك مديري المشاريع وأعضاء الفريق في الحد من عدد المهام التي يعملون عليها في أي وقت لزيادة التركيز.

وتعتمد طريقة كانبان على إنشاء ثلاثة أعمدة لقائمة العمل وهي: القيام به، والقيام، وتم، وتساعدك هذه الطريقة أنت وفريقك لتحويل المهام من عمود إلى آخر عند إكمالها، ليكون سير العمل والتقدم واضحين لجميع أعضاء الفريق، بما يُقلل أوجه القصور في إدارة المشاريع.

كانت إدارة مشروع كانبان موجودة منذ أواخر الأربعينيات عندما درستها شركة تويوتا للسيارات حينها، واستخدمت معدل الطلب للتحكم في معدل إنتاج سياراتها، وطبقته الشركة على نموذج التصنيع الرشيق، المعروف باسم “نظام إنتاج تويوتا”.

• نظام سكروم Scrum

توصف هذه الطريقة بأنها أفضل تقنية رشيقة لإدارة المشاريع؛ حيث تتيح لك إدارة مشروع في دورات قصيرة تسمى “sprints”، تستمر لمدة أسبوع أو أسبوعين، مع عقد اجتماعات يومية لإبقاء أعضاء الفريق، الذي لا يجب أن يزيد عدد أفراده على 10 أشخاص، على المسار الصحيح لإدارة المشروع، وبعد تنفيذ المشروع يُعقد اجتماع موسع لمراجعة التنفيذ وتقديم اقتراحات لتحسين الخطوات التالية؛ لضمان الاستمرار بخطوات ناجحة وثابتة.

لوحة سكروم هي تمثيل مرئي لمشروعك مُقسم إلى أعمدة محددة: تراكم المشروع، وتراكم سبرينت، وقيد التقدم، والمراجعة والانتهاء، ويتم تمثيل المهام كبطاقات تتحرك عبر هذه الأعمدة.

تم تقديم مصطلح scrum في مقال “Harvard Business Review” عام 1986 من قِبل هيروتاكا تاكوتشي وإكوجيرو نوناكا، بعنوان “لعبة جديدة جديدة لتطوير المنتجات”، وأصبح جزءًا من “منهجية تطوير البرمجيات” agile عندما كتب كين شفابر ومايك بيدل كتاب “تطوير البرمجيات الرشيقة مع سكروم” في عام 2001.

شكّل شفابر تحالف سكروم في عام 2002، وهي سلسلة اعتماد سكروم معتمدة، ثم غادر التحالف في خريف 2009 وأسس منظمة اعتماد موازية تسمى Scrum.org؛ لزيادة تحسين نوعية وفعالية سكروم.

• نظام هيكل تقسيم العمل (WBS)

يُستخدم هذا النهج في إدارة المشاريع لتقسيم المشاريع الكبيرة إلى نواتج أكثر قابلية للإدارة؛ من خلال تسلسل هرمي شبيه بالشجرة، مع تحديد هدف مشروعك العام في الأعلى، وتحديد تبعيات الهدف الأصلي، وفي الأسفل يتم تقسيم هذه التبعيات إلى مهام محددة.

وهو يساعدك كذلك في تقدير الجداول الزمنية والتكاليف، وتعيين المهام لأعضاء الفريق وتتبع التقدم العام للمشروع. يُناسب هذا النظام المشاريع الأكبر حجمًا والأكثر تعقيدًا التي تحتاج إلى تقسيمها لأجزاء أصغر.

• منهج Prince 2

أحد المناهج الذي اعتمدته حكومات العديد من البلدان الأخرى؛ لذا يمكن القول إنه غير مناسب للمشاريع الصغيرة، فهو يناسب المشاريع الموجودة في البيئات الخاضعة للرقابة، وهي منهجية معتمدة منظمة.

أنشأته في البداية حكومة المملكة المتحدة لمشاريع تكنولوجيا المعلومات؛ حيث اعتمدت معايير لنظم تكنولوجيا المعلومات في عام 1989.

• نظام Six Sigma

قدمه المهندسون العاملون في موتورولا بمنتصف الثمانينيات، وهو منهجية تساعد في تحسين الجودة من خلال تحديد ما لا يعمل في المشروع، وتنقيح العمليات وتحسينها للحفاظ على الجودة.

اقرأ أيضًا: