المناصب الإدارية في المؤسسات.. المسؤولية والمساءلة

يمكن أن يقودنا الحديث عن المناصب الإدارية في المؤسسات إلى نوع من التداخل الشديد؛ إذ قد لايعرف موظف ما الدور المنوط به؟ وما حدود سلطته وصلاحياته؟ ومن شأن غياب التحديد هذا أن يضعنا أمام حالة من الارتباك والتخبط؛ فحين يغيب تحديد الأدوار، يكون من حق كل أحد فعل أي شيء، ومن ثم تنتفي المساءلة.

لهذا السبب وغيره قررنا أن نعود أدراجنا إلى موضوع المناصب الإدارية في المؤسسات، وكنا أشرنا إليه بإيجاز في «رواد الأعمال» من قبل، ولهذا سنجلي حدود المسألة ونبين معالمها على النحو التالي..

اقرأ أيضًا: ست نصائح للتعامل الصحيح مع القائد السيء في العمل

مستويات المناصب الإدارية في المؤسسات:

في كل مؤسسة ثمة نظام هيراركي (تراتبي)، أو سلم وظائف يحتله كل مجموعة من الأشخاص، وفقًا لماهية المهام التي يؤدونها، وكذلك أهمية هذه المهام للمؤسسة التي يعملون لصالحها، يمكننا النظر إلى هذه المستويات كما يلي:

• المستوى الأدنى

وهو ذاك الذي يضم مسميات وظيفية عدة نذكر منها ما يلي:

مساعد في المكتب الأمامي، موظف إدخال بيانات، إخصائي إدخال البيانات، منسق القسم، منسق إداري، مساعد إداري، مساعد إداري مبتدئ، مسؤول تنظيم الفعاليات، موظف الاستقبال.

والملاحظ على هذا المستوى من المناصب الإدارية في المؤسسات أن موظفيه يقومون بالكثير من الأشياء، بالأحرى الشيء القليل من كل شيء، ولا يتسم عملهم عادة بنظام واحد معروف مسبقًا؛ إنهم موجودون لمساعدة الآخرين ورهن إشارتهم.

وهم، في الغالب، يلجأون إلى المستوى الوظيفي الأعلى من أجل الحصول على النصائح والتوجيهات، ومعرفة ما الذي يتوجب عليهم فعلًا؛ سوى أنه صحيح أيضًا أن هؤلاء يتمتعون بنوع من المبادرة الذاتية، والقدرة على حل المشكلات دون اللجوء إلى من هم أعلى منهم.

ويُتوقع من العاملين في هذا المستوى الوظيفي: التعرف على المشاكل المحتملة والاستجابة لها، أخذ زمام المبادرة لحل المشكلات بشكل مستقل وخلاق، التواصل بشكل فعال ومحترم مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين في مجموعة متنوعة من الأشكال المختلفة، إدارة الوقت بشكل استراتيجي، تعدد المهام وتغييرها بسرعة؛ لإكمال مجموعة متنوعة من الواجبات.

اقرأ أيضًا: كيف تتعامل مع الموظف المتعجرف؟

• المستوى المتوسط

أما المستوى المتوسط على سلم المناصب الإدارية في المؤسسات فهو ذاك الذي يندرج تحت طائفة أخرى من المسميات الوظيفية، والتي منها على سبيل المثال لا الحصر: مدير العمليات، مدير الأعمال، السكرتير التنفيذي، مدير المرافق، مدير الخدمات الإدارية، مدير الدعم الإداري وغير ذلك.

وهؤلاء قوم ذوو أدوار أشد تخصصًا، صحيح أنهم _كما الآخرين في المستوى الأدنى من المناصب الإدارية في المؤسسات_ يؤدون مهامًا قليلة، ولكنها شديدة التخصص، وهذا طبعًا أمر منطقي؛ فكلما ارتقى الموظف في السلم الوظيفي كان عمله أكثر دقة وتخصصًا.

يشارك المسؤولون من المستوى المتوسط في المشاريع الكبرى للشركة، بما في ذلك مبادرات ثقافة الشركة، وبرامج مكافأة الموظفين، وإعادة تسمية العلامة التجارية، ووضع الاستراتيجية العامة للمؤسسة وغير ذلك.

وقد يُوكل إليهم أيضًا تنفيذ سياسات المكتب، ووضع استراتيجيات لتحسين العمليات القائمة، تطوير المبادرات المتعلقة بثقافة الشركة ورفاهية الموظفين، تنفيذ إجراءات السلامة المهنية، بما في ذلك وضع خطط الإخلاء، وإجراء التدريبات، وإنشاء أمن المبنى، علاوة على معالجة كشوف الرواتب، إعداد وإلحاق موظفين جدد، ومساعدة المديرين التنفيذيين مباشرة، تخطيط الفعاليات والاجتماعات.

ويمكن أن تشمل مهامهم كذلك: تحديد تنظيم معلومات الشركة وهندستها، التواصل مع العملاء والموردين وإدارة المباني والموظفين بشكل منتظم، إدارة مشاريع المكاتب الكبرى: مثل التجديدات والتركيبات ومبادرات تصميم المكاتب، إدارة ميزانية المكتب والإدارة المالية؛ من معالجة النفقات إلى تنفيذ العمليات والتفاوض على العقود ومتابعتها، ناهيك عن الاستماع للآخرين، وحل المشكلات المتعلقة بالشكاوى وحل نزاعات الموظفين.

اقرأ أيضًا: كيف يحقق رواد الأعمال الاستقرار الوظيفي؟

• المستوى الإداري الأعلى

الآن وصلنا إلى درجة في المناصب الإدارية في المؤسسات، وهي تلك التي تشمل المسميات الوظيفية التالية: الرئيس الإداري الأعلى، مدير الإدارة، مدير الخدمات الإدارية، الرئيس التنفيذي للعمليات، مدير العمليات، مدير التواصل المجتمعي، رئيس شؤون الموظفين، المدير التنفيذي، مدير المكتب وغيرها.

أما عن المهام التي توكل إليهم أو التي يتوقع منهم النهوض بها فهي: عدم الانخراط في المشاكل الصغرى أو الجزئية، وإنما الاستغراق في امتلاك نظرة كلية حول المؤسسة ووضعها.

ناهيك عن وضع الخطط والاستراتيجيات العامة، وتسهيل وحتى قيادة مبادرات الأعمال الجديدة والمشاريع الاستراتيجية، تقديم استشارات لتحسين العمليات وسير العمل لأقسام بأكملها، علاوة على أداء مجموعة متنوعة من وظائف الموارد البشرية الاستراتيجية المتعلقة بتوظيف الموظفين، والاحتفاظ بهم، وتطوير السياسات التي تضمن ازدهار الشركة بشكل عام.

ويتولى مسؤولو هذه المناصب الإدارية في المؤسسات المختلفة أيضًا إدارة رؤساء ومديري الأقسام الأخرى، وتحديد أفضل الطرق لاستغلال موارد الشركة، وإطلاع أصحاب المصلحة في الشركة على التحديثات والتطورات الرئيسية، إدارة وتوجيه فريق الدعم الإداري بأكمله وغالبًا الفرق الأخرى أيضًا، تحديد الأهداف للشركة بأكملها والفرق الفردية، بالإضافة إلى السعي وراء فرص تطوير الأعمال، وأخيرًا وليس آخرًا الحفاظ على علاقات عمل استراتيجية مع العملاء الحاليين واستهداف عملاء جدد.

اقرأ أيضًا:

كيف تعزز ثقة موظفيك بأنفسهم؟

ما الذي يخفيه المدير عن موظفيه؟

صفات المدير الإبداعي الناجح