تعد إدارة المشاريع تنفيذ منهجيات وعمليات ومعارف محددة لمساعدتك على تحقيق نتائج معينة في أثناء المشروع. وهي تخطيط وتنظيم المشروع للمساعدة في ضمان سير العمل جيدًا، وهو أمر بالغ الأهمية في الأعمال التجارية.
وعند إدارة مشروع ما، كلما زاد عدد البيانات التي لديك حول كيفية سير الأمور. زادت تجهيزك للحصول على نتيجة ناجحة.
كما تُعرف هذه البيانات أيضًا باسم “مؤشرات الأداء الرئيسة”. ويوجد الكثير من الخيارات المختلفة التي يمكنك تتبعها. وفي هذا المقال نقدم أهمية إدارة المشاريع وسبل تطبيق معايرها:
حسن إدارة المشاريع:
عند إدارة مشروع ما، يجب أن تتعقب المقاييس الفعّالة التي توفر لك قيمة. ومن المهم أيضًا تتبع المقاييس المفيدة لاحتياجاتك وأهدافك.
لتتأكد أنك تركز على أفضل مؤشرات الأداء الرئيسة لتطوير نظرة ثاقبة جيدة لمشاريعك. ويجب أن تكون قابلة للقياس وقابلة للتنفيذ ومفهومة بصريًا. إذا كان مقياس إدارة المشروع يفتقد إحدى هذه الخصائص، فلن يكون فعّالًا.
مؤشرات أداء في إدارة المشاريع
مؤشرات الأداء الرئيسة (KPIs) أدوات قيمة لقياس تقدم المشروع، وتحديد مدى اقترابه من تحقيق أهدافه. إليك 8 مؤشرات أداء رئيسة يمكنك استخدامها في إدارة مشروعك:
1- القيمة المخططة PV
القيمة المخططة هي التكلفة التقديرية لجميع الأنشطة داخل مشروعك. التي جدولت وخُطط لها من التاريخ الذي تريد البدء بالإبلاغ فيه.
كما أن القيمة المخططة مؤشر أداء رئيس رائع للمقارنة مع الآخرين. حيث يمكن أن يساعدك في معرفة المبلغ الذي تنفقه بالفعل مقارنة بتقديراتك الأولية.
بالإضافة إلى ذلك، تعد القيمة المخطط لها طريقة رائعة للحد من الإنفاق غير الضروري. ويعتقد جيسي جالانيس؛ مدير المحتوى في Tech Lockdown، أن تتبع القيمة المخطط لها طريقة رائعة لتعزيز الإنفاق الدقيق في أثناء مشروعك.
والحصول على تكلفة تقديرية مرئية يمنح فريقك شيئًا يستهدفه أدناه. ما يساعدك في أن تكون أكثر اقتصادًا في إنفاقك. ويمكن تحديد القيمة المخططة بضرب النسبة المئوية للمهام المتبقية لاستكمالها في الميزانية الإجمالية للمشروع.
2- التكلفة الفعلية AC
التكلفة الفعلية أحد أفضل مؤشرات الأداء الرئيسة لتتبع الميزانية. بينما يشير مؤشر الأداء إلى مقدار الأموال التي أنفقتها على مشروع حتى الآن. وهو أحد أسهل مؤشرات الأداء الرئيسة للعمل.
كما يجب أن تسجل أشياء، مثل: الرواتب، والموارد، والمزيد عند حساب التكلفة الفعلية. يمكن أن تساعدك معرفة المبلغ الذي أنفقته حتى الآن في معرفة ما إذا كنت على المسار الصحيح لإنفاق ميزانيتك؛ ما يجعلها مؤشر الأداء الرئيس مفيدًا على لوحة القيادة الخاصة بك.
3- عائد الاستثمار ROI
بينما يعد ROI KPI أمرًا رائعًا يجب تتبعه في نهاية المشروع؛ لأنه يساعدك في تحديد ما إذا كان المشروع مربحًا ومعرفة مقدار ربحه مقارنة بتكاليف المشروع.
اشتق مقياس إدارة المشاريع هذا من مؤشرات الأداء الرئيسة الأخرى، مثل: التكلفة الفعلية، والقيمة المكتسبة، باستخدام هذه الأرقام لمعرفة مقدار الربح الذي حققه المشروع.
فقط تذكر عند قياس عائد الاستثمار أنه ليس كل المشاريع مصممة لتكون مربحة. في بعض الأحيان، لا تُرى آثار المشروع إلا على المدى الطويل.
4- الفرق في التكاليف
يعد تباين التكلفة طريقة رائعة لمعرفة ما إذا كان مشروعك قد تطابق مع التوقعات المتعلقة بالتكلفة أو ما إذا كنت قد قللت من تكلفة ذلك.
ويتيح لك معرفة ما إذا كنت قد تجاوزت أو أقل من خط الأساس المخطط له، الذي قد يكون مفيدًا لمعرفة وقت التخطيط للمشاريع المستقبلية. يمكنك تحديد فرق التكلفة من خلال مقارنة الميزانيات المخطط لها والفعلية. الفرق هو فرق التكلفة.
5- مؤشر أداء التكلفة CPI
مؤشر الأداء الرئيس هذا فعّال للغاية في قياس أداء من يعملون في مشروعك، ويتيح لك تحديد مقدار ما أنت متأخر عنه أو قبل الإطار الزمني المخطط له.
كما أنه غالبًا ما يقدم مؤشر الأداء الرئيس هذا كنسبة، ويوضع من خلال النظر إلى ميزانيتك المخطط لها مقابل ما أنفقته لإنجاز مهام مشروعك.
ونظرًا لأنه ينظر إلى هذه المقاييس، فهي طريقة رائعة لمعرفة مدى فاعليتك من حيث التكلفة في المشروع حتى الآن.
6- استخدام طاقة الموارد RCU
من غير المحتمل أن يقضي عضو فريق واحد كل وقته في مشروع واحد؛ حيث سيكون لدى العمال عدة مرات في أثناء التنقل خلال وقت واحد.
نتيجة لذلك، فإن تتبع مقدار الوقت الذي يقضيه كل عامل في مهمة معينة أمر يستحق العناء. كما يتيح لك مؤشر الأداء الرئيس هذا معرفة مقدار ساعات العمل المتاحة التي يقضيها الموظف في مشروع واحد، التي يمكن أن تساعدك أيضًا في تحديد مدى فاعلة إنتاجها.
ويقول جوناثان إلستر؛ الرئيس التنفيذي لشركة EcomHalo: “إن استخدام قدرة الموارد مهم جدًا في إدارة المشاريع. مع ذلك، يمكننا أن نرى من يقضي معظم الوقت في مشروع، ويساعدنا في التخطيط على نحو أفضل للعمال لتخصيصهم لمشروع ما. “
7- سرعة المشروع pv
يعد Project Velocity مقياسًا ممتازًا للفرق التي تعمل في سباقات السرعة. كما يقيس مقدار العمل الذي انتهى منه خلال الإطار الزمني، ويمكن أن يساعدك في التخطيط لمقدار العمل الذي يمكنك فعله في السباق التالي.
8- معدل الإنجاز في الوقت المحدد
يمكن أن تساعدك رؤية عدد المهام التي أنجزتها خلال مشروعك في حل المشكلات المحتملة قبل أن تصبح مشكلة.
ومن خلال معرفة مقدار العمل الذي أنجزته في المواعيد النهائية الخاصة بك، ستتمكن من تحديد احتمالية انتهاء مشروع بأكمله قبل الإطار الزمني المخطط له.
إذا تمكنت من رؤية أنك متأخر، فستتمكن من إجراء تغييرات وسحب المزيد من الموارد لضمان نجاح المشروع.
قد تكون كيفية مراقبة وتتبع مشاريعك الفرق بين نجاحها. باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسة، ستفهم على نحو أفضل مدى جودة تنفيذ مشاريعك؛ ما يسمح لك بإجراء تغييرات لتعزيز فاعليتها.
اجعلها قابلة للقياس
لن يكون KPI مفيدًا إلا إذا كان بإمكانك قياسه وتحديد المعلومات في مجموعة بيانات. كما أن الهدف الكامل من تتبع مؤشرات الأداء الرئيسة هو قياس أدائك في الوقت الحاضر مقابل ما كان عليه في الماضي أو الأهداف المتفق عليها.
سيكون من الصعب فعل ذلك إذا كان يصعب قياس مقاييس إدارة مشروعك. وأفضل طريقة لقياس مؤشرات الأداء الرئيسة لإدارة المشاريع هي العثور على معدلات النسبة المئوية والأرقام الملموسة الأخرى.
