إذا كنا نتحدث عن إدارة وتنظيم الوقت، فلا شك أنه الشيء الوحيد الذي أعتقد أن كل محترف لا يمكنه الاكتفاء منه.
”لم أحصل على الوقت الكافي”، هو الشيء الوحيد الذي استخدمناه وسمعناه ملايين المرات في حياتنا المهنية والشخصية. ومع شعور 20% فقط من الأشخاص بأن عبء عملهم تحت السيطرة، تصبح الأهمية أكثر وضوحًا.
ومع ذلك، أعترف أن التحكم في كل دقيقة من حياتك أمر مستحيل بالنسبة لكل فرد. ولكن بالنسبة لكل قائد في منصبه، يظل جوهر الإدارة الفعالة للوقت لا يهزم.
إذا كنت تجد صعوبة في إدارة وتنظيم الوقت، فلدي الحل. فقط كن معي في هذه الرحلة بأكملها واسمحوا لي أن أطلعكم على نصائح إدارة الوقت لإنجاز العمل بذكاء وليس بصعوبة.
إدارة وتنظيم الوقت
ولكن قبل الخوض مباشرة في الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الوقت، دعونا أولًا نفهم ما هي إدارة الوقت.
إدارة الوقت هي عملية ممارسة طرق للحصول على سيطرة عليا على الوقت الذي تقضيه في مهام وأنشطة محددة. الهدف الأساسي هو إنجاز المزيد في وقت أقل دون إضاعة أي ثانية.
الإدارة الجيدة للوقت هي عمل لزيادة الكفاءة والإنتاجية. وذلك أيضًا، دون الخضوع لمحنة واسعة النطاق من التوتر والإرهاق. إنه نهج استراتيجي لتنفيذ المهام بنجاح مع الالتزام بالمواعيد النهائية.
7 نصائح لإدارة وتنظيم الوقت بفعالية
-
1. كن منظمًا
يعد الحفاظ على تنظيم مساحة العمل الفعلية والرقمية الخاصة بك هو العامل الأبرز الذي يقلل من الفوضى ويوفر لك ساعة إضافية.
إن الأوراق المتراكمة، وصناديق البريد الإلكتروني المثقلة، والملفات المتناثرة تمد زمام الوقت دون داع؛ ما يكلفك دقائق ثمينة. والإحباط الذي يأتي معه هو عائق آخر يمنعك من التركيز على ما يهم.
2. فهم الأولويات
يقول ستيفن كوفي
”المفتاح ليس تحديد أولويات ما هو مدرج في جدولك الزمني، بل جدولة أولوياتك”
أثناء تخصيص المهام أو إعداد قائمة المهام، تأكد من إجراء تقييم أولوياتك على أساس الأهمية وليس الاستعجال. بهذه الطريقة يمكنك تنظيم جدول زمني يتوافق مع أهدافك.
ومع ذلك، فإنني أعترف بعدم القدرة على التنبؤ بالحالات غير المتوقعة. اللحظات التي يتعين عليك فيها الاهتمام الفوري بمهمة ما، والتحكم في مقياس الاستعجال.
3. إنشاء خطة يومية فعالة
خطط لها. سواء كان ذلك سير عملك أو جدولك اليومي، استثمر قدرًا كبيرًا من الوقت في التخطيط له. عندما يكون لديك خريطة طريق واضحة لمهامك، فإنك لا تضيع جزءًا كبيرًا من يوم عملك في معرفة ما يجب عليك فعله بعد ذلك.
ستدرك بالتأكيد أن إنشاء خطة أكثر قيمة من التنقل بلا هدف أو دليل. بهذه الطريقة يمكنك دعم قدرتك على الإنتاجية، وستكون أكثر قدرة على إدارة وتنظيم الوقت.
4. حدد أهدافًا واضحة
يقول ألكسندر جراهام بيل
”ركز كل أفكارك على العمل الذي بين يديك. فأشعة الشمس لا تحترق حتى يتم تركيزها”.
حدد لنفسك ولفريقك مجموعة واضحة من الأهداف – سواء على المدى القصير أو الطويل.
يسهم إنشاء إحساس واضح بالهدف في احتمالية تحقيق الأهداف في إطار زمني محدد. يمكنك تحديد أهدافك باستخدام طريقة SMART أي أن تكون الأهداف: محددة، وقابلة للقياس، وقابلة للتحقيق، وذات صلة، وفي الوقت المناسب.
5. تفويض المهام
هذا هو الجزء الأكثر أهمية واستراتيجيًا الذي يجب تنفيذه من جانب القائد في عملية إدارة وتنظيم الوقت. إن تفويض المهام دون مراعاة نقاط القوة لدى الفريق وقدراته ومدى توفره يؤدي إلى نتائج عكسية.
على الرغم من أنك قد تشعر أحيانًا بالحاجة إلى الحلول محلهم وإنجاز الأمور بنفسك، إلا أن القيام بذلك قد يعيق الكفاءة ويمنعك من الاستفادة من قوة أعضاء فريقك.
6. القضاء على الانحرافات
من الاجتماعات التي لا نهاية لها وإرسال الرسائل النصية إلى زملاء العمل إلى تصفح وسائل التواصل الاجتماعي ومتصفحات الويب، يمكن أن تؤثر هذه عوامل التشتيت بشكل كبير على الإنتاجية في العمل، وبالتالي على إدارة وتنظيم الوقت.
يعد تحديد لصوص الوقت هؤلاء هو الخطوة الأولى لتحرير وقتك من الانقطاعات غير الضرورية والحفاظ على التركيز.
7. الاستفادة من التكنولوجيا والأدوات
إن التعرف على التطورات التكنولوجية المتاحة لتخفيف العبء الخاص بك هو السبيل لرفع مستوى إدارة وتنظيم الوقت لديك. تعمل هذه الأدوات على تسهيل الأمور عليك دون الحاجة إلى الخضوع لتدريب كبير.
باستخدام أداة جيدة لإدارة الوقت مثل ProofHub، فإنك تمنح نفسك وفريقك ميزة كبيرة. بدءًا من البقاء مطلعًا على تقدم مهمتك ووصولًا إلى التواصل والتعاون المبسط، فإن هذه الأدوات تضع كل شيء على رادارك.
تحسين مهارات إدارة الوقت
فيما يلي بعض الطرق الرائعة لممارسة مهارات إدارة وتنظيم الوقت بشكل جيد:
● ممارسة تقنية البومودورو
هذه الطريقة مثالية لتجنب الإرهاق. إنه يستلزم تقسيم عملك بالكامل إلى فترات زمنية، تسمى بومودورو.
وهذا يعني تخصيص 25 دقيقة من العمل المركّز، تليها استراحة قصيرة مدتها 5 دقائق. بعد الانتهاء من مجموعة الفواصل الزمنية، يمكنك أخذ استراحة أطول (20-30 دقيقة) للحفاظ على تركيزك.
● استخدم التقويم
لم تعد التقاويم تقتصر على تحديد التواريخ المخصصة بالقلم. يمكنك استخدام التقويمات الرقمية الحديثة لجدولة المهام والمواعيد النهائية. يمكنك أيضًا تعيين تذكيرات للتواريخ والأحداث المهمة للبقاء على المسار الصحيح.
● حجب الوقت
إنها طريقة لإدارة وتنظيم الوقت لتقسيم يومك بأكمله إلى كتل؛ حيث تقوم بتخصيص مهمة محددة أو مجموعة مهام لكل كتلة.
بهذه الطريقة يمكنك الحفاظ على التركيز على جدول زمني محدد، بدلًا من إبقاء الأمور مفتوحة.
● مبدأ باريتو
تساعد قاعدة 80/20 أو مبدأ باريتو في تحديد 20% من المهام المؤثرة التي تسهم في 80% من أهدافك أو نتائجك. هذه المهام هي الأكثر تأثيرًا وفعالية ويجب أن تحظى بالأولوية في سير عملك.
● التقييم والضبط
لا تنس أبدًا التفكير في استراتيجيات إدارة وقتك والعمليات التجارية الأخرى. حدد ما هو في صالحك وما هو ليس في صالحك للحفاظ على الكفاءة. بعد جمع كل الأفكار، قم بإجراء التعديلات وفقًا لذلك.
الإدارة الجيدة للوقت عملية تدريجية
لا يوجد اختراق واحد أو عصا سحرية يمكن أن تساعدك على أن تصبح خبيرًا في إدارة وتنظيم الوقت بين عشية وضحاها. حتى لو كنت هادئًا في هذا الأمر الآن، فلا تفقد الأمل. ففي نهاية المطاف، إنها دورة مستمرة من الفشل والتعلم والتنفيذ.
من خلال إدراكك لنواقصك والقدرة على التكيف مع التغييرات، يمكنك تطوير هذه المهارات في نفسك وتحسين معايير الإنتاجية الخاصة بك. كن مثابرًا وستنجح في تحقيق التميز في مسيرتك المهنية.
بقلم/ فارتيكا كاشياب
المقال الأصلي (هنــــــــا).
