بعد مرور عام على تأسيس شركتك، قد تحدث أمور تؤدي تدريجيًا إلى فقدان النظام بها، فتفاجأ بأنها في حاجة إلى إعادة نظام؛ لهذاوجهت سؤالًا إلى أصدقائي من المدراء التنفيذيين ورواد الأعمال بمجلس رواد الأعمال الشباب YEC(وهومنظمة مؤلفة من غالبية رواد الأعمال الواعدين في العالم)مفاده: كيف تستعيد النظام في عملك؟، فشملت الإجابة 12 طريقة تكفل إعادة النظام إلى شركتك الصغيرة، نرصدها فيما يلي:
1. قائمة إنجاز المهام
يواجه غالبية رواد الأعمال المبتدئين أوقاتًا عصيبة عندما تمر بهم مشكلة في العمل؛ مايجعل الأمر صعبًا للتركيز على الأداء الكلي. لذايساعدك تنفيذ قائمة ” إنجاز المهام”على الحصول على كل ما تحتاجه للقيام به، معتحديد أولويات للعمل؛ وبذلك تستعيد النظام في أعمالك.
2. تنظيف البريد الإلكتروني
يتدفق يوميًا على بريدك الإلكتروني مئات الرسائل غيرالمنتجة؛ ما يسبب فوضى في بريدك؛ لذا يُعدإنشاء مجلدات وتصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بشركتك،حلًا سريعًا لتنظيف صندوق الوارد ببريد الإلكتروني.
3. تحفيز الموظفين
تحفيز فريقك، يعني دفعهم إلى التجويد في عملهم،وإخراج ما لديهم من إبداع. تحدث مع موظفيك عن استراتيجية طويلة الأمد؛ حتى يكون كل منهم في موضع المسؤولية مع خططك أو شركتك.
4. تنظيم سحابتك على الإنترنت
نظم سحابتك على الإنترنت،واجعل كل شيء في مكانه؛ فذلك يعزز من القدرة الإنتاجية لشركتك، ويُشعِر موظفيك بسعادة أكبر،خاصة عندما ترسل لهم تقريرًابالمبيعات كل ثلاثة أشهر.
5. فهم معايير العلامة التجارية
تأكد من أن كل موظف يفهم رؤية العلامة التجارية ومهمتها، ويفهم مدى تعزيز الاتصالات الثابتة، وميزة تلك الرؤية في بيئة العمل. تخلص من الملفات القديمة، ودقق نقاط اللمس مثل مواقع الإنترنت والمدّونات والإعلانات؛ للتأكد من أنّ كل شيء يتم وصفه باستمرار.
6. معرفة وضعك المالي
يتوه بعض المحترفين في رؤيتهم، وفي مشاريعهم الجديدة، فكن في وضع مالي يتحمل كافة التحديات،ويعينك على تعزيزالاستثمارات الحالية وإقامة استثمارات جديدة؛لأنّك يجب أن تفكر في وضع ماليتك وأين سيتم إنفاقها، وأن تخطط لمواجهة التغييرات المحتملةمستقبلًا.
6. تعيين مستشار قانوني
غالبًا ما يتم تنحيةالمشاريع القانونية جانبًا، فهل عملت مع مستشار قانوني لمراجعة أعمالك؛ليضمن لك أقصى درجة من الحماية لحقوق الطبع وبراءات الإختراع والعلامات التجارية،وضمان حصولك على أحدث العقود مع الشركاء والموردين والعملاء.
8. التخلص من الطاقة السلبية
كن سريعًا وحاسمًافي التخلص من الطاقة السلبية التي تحول دون تطوير شركتك، وكذلكالتخلص منأي شخص يسعى للإطاحةبك وبفريقك.
9. ربط الملفات المشتركة
نظم جميع ملفاتشركتكفي تسلسل متناسق، واربط بينها، واجعل لكل عضوبالفريق وقتًاللبحث عن الإجراءات المهمة، سواء كان البحث عبرgoogle أو Dropbox أو غيرهما، فكن دقيقًا فيما يتعلق بتنظيم عمليات شركتك، والمسودات ومنتج العمل؛ الأمر الذييوفر عليك ساعات كانت تضيع هباءً؛ وبالتالي يجنبك الإحباط في البحث عن مستند معين أو عملية محددة.
10. إيقاف بطاقة الائتمان عديمة الفائدة
قم بإلغاء أية بطاقة ائتمان ليس منهافائدة؛ وذلك منعًا لتراكم الخدمات الإضافية.سجل فقط الخدمات التي تحتاج إليها بالفعل.
11.التقليل من لقاءات الأصدقاء
بعد مرور عام على شركتك،تجد أن عدد الأصدقاء قد تزايد بشكل كبير؛ وبالتالي تفاجأ بأنهم يستحوذون على 80% من وقتك، بينماتتجاهل مئات العملاء في الوقت نفسه. لذلك، يجبأن تقليص عدد اللقاءات السطحية إلى مرات قليلة في السنة.
12.متابعة تحقيق الأهداف
نظم طريقتك في متابعةسعيكلتحقيق أهدافك، بالتدقيقفي إعادة معايرة تلك الأهداف؛ فذلكيوفر الوقت، ويعكس كيفيةمراقبة أهدافك، وما تستطيع القيام به للتأكد من أنّ فريقك يركز على تحقيق تلك الأهداف.