زيادة الإنتاجية في العمل ضرورية للنجاح والحفاظ على التنافسية في السوق. ولتحقيق ذلك يجب تحسين أداء الموظفين وتطوير العمليات وتوفير الأدوات اللازمة للعمل.
كذلك من خلال قضاء بعض الوقت في التخطيط والاستعداد سوف توفر ساعات إضافية في يومك لإكمال العمل الذي تريد أداءه.
يقول المؤلف الفرنسي “فيكتور هوغو”:”من يخطط كل صباح لمعاملات اليوم ويتبع تلك الخطة يحمل خيطًا يوجهه خلال متاهة الحياة الأكثر ازدحامًا”. لذلك خلال هذا المقال نتعرف على أفضل 11 طريقة تمكّنك من زيادة الإنتاجية في العمل.
11 طريقة لتعلم كيفية زيادة الإنتاجية في العمل
-
خطط لعملك ونفذ خطتك
خصص 10 إلى 15 دقيقة من التخطيط في بداية كل يوم أو بنهاية يومك لإنشاء قائمة مهام لأنشطتك القادمة وستعرف ما هي مهامك المهمة قبل أن تبدأ اليوم. يمكن أن يوفر هذا التخطيط المسبق أكثر من ساعة في اليوم.
-
استخدم الوقت بكفاءة
كن مثمرًا بوقتك. تذكر: لدينا جميعًا نفس عدد الساعات كل يوم التي أُعطيت لهيلين كيلر ومايكل أنجلو والأم تيريزا ودافنشي وأينشتاين.
يمكنك استخدام الوقت في متابعة المواد التي تحتاج إلى قراءتها. انظر إلى الأنشطة التي تملأ يومك وحدد طرق ممارستها بشكل أكثر كفاءة أو التخلص منها. ومن خلال تقليل دقائق من عدة مهام على مدار اليوم يمكنك توفير جزء أكبر من الوقت لاحقًا.
-
استخدم ساعاتك الأكثر إنتاجية لأهم مهامك
البعض منا ينهض في وقت مبكر والآخر يعشق الليل. إذا كنت بحاجة إلى وقت للاستيقاظ وبدء اليوم حقًا فاسأل نفسك: “ما الذي أحتاجه لإنجازه اليوم حتى أشعر بالاكتمال؟” و “متى أكون أكثر إنتاجية؟” سوف تساعدك هذه الأسئلة في تعلّم كيفية زيادة إنتاجيتك.
ركز أكثر على ما هو مهم وبدرجة أقل على السرعة التي تسير بها، ثم اقضِ 20 بالمائة من يومك في أهم المهام وستحقق 80 بالمائة من نتائجك.
اختر هدفًا يوميًا تريد تحقيقه وحدد أي وقت من اليوم يكون لديك فيه أكبر قدر من الطاقة أو الإبداع لإنجاز المهمة، وخصص هذا الوقت لهدفك.
-
رتب أولويات أنشطتك الأكثر أهمية
اكتب المهام المهمة وحددها حسب الأولوية، كالتالي:
- إذا كان بإمكاني إنجاز عنصر واحد فقط اليوم فماذا سيكون؟
- هل هذا النشاط هو أفضل استخدام لوقتي وإبداعي وخبرتي؟
ركز على أهم نشاط حتى الانتهاء منه. بعد الانتهاء من هذه المهمة أعد التحقق من أولوياتك وعالج الأولوية التالية الأكثر أهمية. تؤدي هذه العملية إلى شعور أكبر بالإنجاز في نهاية اليوم. حدد مواعيد مع نفسك للعمل على المشاريع الأكثر أهمية بالنسبة لك.
-
ابدأ الآن
مهما كان حجم مشروعك طويل الأمد فمن المهم أن تبدأ. التردد والخوف والشك الذاتي تتلاشى مع الفعل. على سبيل المثال: إذا كنت ترغب في كتابة كتاب فاكتب كلمة واحدة على قطعة من الورق. ثم عليك توسيع هذه الكلمة الواحدة إلى جملة ثم فقرة، وبعد فترة وجيزة ستكمل الفصل بأكمله. ما هي الخطوات التي يمكنك اتخاذها الآن؟ لا تنتظر افعلها!
-
قل “لا” للمشاريع الصغيرة
تعلّم أن تقول “لا” للأنشطة التي قد تبدو ملحة ولكنها تصرف انتباهك عن إنجاز مشاريعك المهمة بعيدة المدى.
-
استخدام نظام المهام أثناء التنقل
عندما تأتي الأنشطة والمعلومات في يومك أكملها على أساس السرعة بدلًا من وضعها في قائمة المهام الخاصة بك لإكمالها لاحقًا.
يجب أن يكون هدفك هو “التعامل معها مرة واحدة” ثم فعل ذلك. هذا يزيد من إنتاجيتك ويعزز أيضًا إحساسك بالإنجاز عندما ترى جميع المهام التي أكملتها.
-
تعامل مع كل يوم على أنه فرصة جديدة
أثناء جدولة كل يوم ضع في اعتبارك النشاط الأنسب لذلك اليوم. قد تكون أيام الجمعة أيامًا إبداعية وتخطيطية، بينما يمكن أن تكون أيام الاثنين للتنظيم.
انظر إلى الأنشطة التي تملأ أيامك وحاول تجميعها حسب ما تفعله. على سبيل المثال: من خلال تنظيم جميع مهامك في يوم ما ومهامك الإبداعية في يوم آخر يمكنك زيادة الإنتاجية والكفاءة على جميع الجبهات.
ضع قائمة بالأنشطة التي تشغل الجزء الأكبر من يومك واعرف ما إذا كنت تستطيع تجميع عدة مهام متشابهة في يوم أو فترة زمنية محددة.
-
إدارة بريدك الصوتي ورسائل البريد الإلكتروني مرتين يوميًا
اسمح بجلستين منفصلتين يوميًا للتحقق من رسائل البريد الصوتي ورسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. خلال هذه الجلسات سوف تمارس هذا النشاط فقط ولا شيء آخر. افرز المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني إلى أولوية منخفضة وعالية. وخلال بقية اليوم ستحد من استخدام هاتفك والبريد الإلكتروني للتركيز فقط على المشروع قيد البحث.
حدد الإطار الزمني الذي يناسبك. ربما يكون أول شيء في الصباح وبعد الغداء مباشرة، أو قبل الغداء مباشرة وقبل نهاية يوم العمل. اكتب أوقات اليوم التي تعتقد أنها ستناسبك بشكل أفضل.
-
خذ فترات راحة
عندما ينخفض مستوى طاقتك أو تصبح شديد التفاعل مع الآخرين خذ قسطًا من الراحة.
قد تتضمن الاستراحة الابتعاد جسديًا عن منطقة العمل والحصول على بعض الهواء النقي أو الاستماع إلى بعض الموسيقى الهادئة؛ أو التحدث مع صديق. ابحث عن شيء يساعدك في إعادة الشحن. كذلك يمكنك وضع قائمة ببعض الأنشطة التي تجدد شبابك.
-
راجع يومك
راجع قائمة المهام الخاصة بك لفحص ما أنجزته، وما كان يمكنك فعله بشكل أكثر كفاءة، وما عليك أداؤه غدًا.
انظر إلى مخططك اليومي وتحقق فعليًا من العناصر التي أكملتها. سيمنحك هذا إحساسًا كبيرًا بالإنجاز ويساعدك في تحديد تلك المهام التي تتطلب وقتًا أطول مما كان متوقعًا في الأصل.
اقرأ أيضًا:
أفضل 7 تطبيقات لضمان زيادة الإنتاجية
تنظيم وقت الموظف.. أدوات مُهمة لزيادة الإنتاجية
أنواع الحوافز.. وسائل مهمة لزيادة الإنتاجية وتحقيق الأرباح
