سألت صديقًا لي، عن أكبر تحدٍ قابله، فأجاب بأنَّ إدارة الموظفين عن بعد أصعب مما كان يتوقع، خاصةً وأنّهم يعملون من سنغافورة، وهيوستن، وسياتل، وبكين، وفينيكس، ولوس أنجلوس، ولندن، ثم سألني عن أهم النصائح التي تجعل إدارته عن بُعد ناجحة؛ حتى تكون النتيجة جيدة، فحددت له 10 نصائح:
1. حدّد أهداف الشركة بوضوح
غالبًا ما يكون لدى أعضاء الفريق تفسيرات مختلفة لأهداف الشركة، وكيف يساهمون في تحقيقها؛ لذا ينبغي أن تكون واضحًا بشأن تلك الأهداف، وكيف يساهم الجميع في إنجازها على مستوى الفريق ومستوى الفرد، فعندما يفهمون أدوارهم وأهمية العمل الذي يقومون به، فإنّهم يكونون أكثر تحفيزًا؛ من خلال الرؤية الواضحة، والغرض المتميز الذي يخدم عملهم.
2. ضع مسؤوليات واضحة
يتسم الموظفون عن بُعد عادةً بالاستقلال الذاتي، على الرغم من عدم وجود أي شخص في الموقع للتأكد من قيامه فعلًا بالمهام الموكلة إليه، فكونك محددًا للغاية فيما يتعلق بتوقعاتك بشأن الأداء، يساعد على زيادة مشاركة الموظف ومساءلته، سواء كنت موجودًا أم لا.
3. بيِّن معالم الإنجاز
بعد تحديد هدف الأداء، من المفيد وضع معالم واضحة تساعد الفرد في تحقيق الهدف؛ فذلك يسهل المساءلة على طول الطريق، فتحديد معالم واضحة تفيد من يعتمدون أيضًا على عملهم لتحقيق أهدافهم الخاصة. تأكد من إشراك الجميع للتأكد من واقعية الأهداف المحدّدة وإمكانية تحقيقها.
4. ركز على الزبون
لا يتفاعل كل الموظفين مع العملاء الخارجيين، ولكن أحيانًا ما ينغمس بعض الموظفين في عملهم، فيغفلون عن مدى تأثير تصرفاتهم على الآخرين، سواء داخل الشركة أو خارجها. لذلك، وجود فهم واضح لكيفية تأثير عملهم مباشرة على العملاء، يساعدهم على تلبية التوقعات، والمطالب بطريقة مثالية.
5. عزِّز علاقاتك مع الجميع
كما تعمل على بناء علاقة مفتوحة مع الموظفين العاديين، افعل نفس الأمر مع الموظفين عن بعد، فقضاء وقت للتحدث مع جميع موظفيك، يساعدك في الحفاظ على التواصل مع فريقك، ومعرفة احتياجاته؛ وهو ما يجب أن تلاحظه في الاجتماعات التي تتحدث وتشارك فيها، مع ملاحظة موظفيك عن بعد أيضًا، والذين يجب أن يكونوا محورًا لاتصالك واهتمامك، أثناء محاولتك فهم ما يفعلونه. من الصعب، معالجة المخاوف والتحديات التي لا تعرف وجودها، لكنَّ تواصلك مع الجميع، ييسر ذلك.
6. كن متعاونًا
عندما يكون لديك فريق يعيش أعضاؤه في مواقع جغرافية ومناطق زمنية مختلفة، فمن الحكمة التفكير في بعض هذه الاختلافات والتواضع لها. على سبيل المثال، إذا عقدت اجتماعًا مريحًا مع موظفيك في سنغافورة، ولكنه ليس مناسبًا في الولايات المتحدة؛ فهذا يعني أنك تهتم بموظفيك في سنغافورة دون الآخرين؛ لذا اغتنم الفرصة لتدوير الأوقات بين أعضاء الفريق؛ فذلك يثبت عدالتك التي يقبل بها الجميع ويدعمونها.
7. فكر في احتياجات الآخرين
إن استغراق دقيقة واحدة للتفكير بصمت، لتوقع احتياجات موظفيك عن بعد، يساعدهم في تحقيق أهدافهم، فعندما تفكر فيما قد يحتاجه كل فرد، أدمج تلك الاعتبارات في أسئلتك عندما تقابلهم وجهًا لوجه؛ فذلك يشير إلى اهتمامك بهم، ووضعهم في أولوياتك؛ ما يؤدي إلى زيادة مصداقيتك كقائد، مع ضمان نجاح كل فرد.
8. تفقد موظفيك دومًا
يجب أن تلتقي بموظفيك عن بعد بانتظام، تمامًا مثل فريقك بالمكتب، فإذا كنت تعقد اجتماعًا أسبوعيًا مع فريقك، فليشمل موظفيك عن بُعد. كذلك، يجب أن تتفقد كل موظف مرة واحدة شهريًا على الأقل. وبالرغم من أن هذه المهمة شاقة، لكنها تحافظ على قوة العلاقات، التي هي عامل رئيس في النجاح. يحتاج الموظفون دومًا، إلى التشجيع، مع تذليل ما يواجههم من تحديات.
9. شجع موظفيك على تحسين مهاراتهم
لا شك في أن كل موظف يرغب في النمو والتطور؛ ما يتيح له تحسين مهاراته وقدراته، فلا تتخذ من عمله عن بعد ذريعة لعدم وضع خطط تساعده على التحسن، فوضع خطة تطوير لكل موظف، يساعده على الحفاظ على مشاركته، وتحفيزه تجاه ما يقوم به، مع تعزيز مهاراته، وزيادة ثقته، وتحسين مخرجاته.
10. احتفل بالنجاحات الفردية
عدم تواجدك كثيرًا مع موظفيك عن بعد، لا يعني عدم الاحتفاء بهم، إذا ما حققوا نجاحات فردية وجماعية؛ فذلك أمر جوهري لإقامة علاقة مع بعضهم البعض، وبناء ثقافة إيجابية. احتفل بهم في اجتماعات الفريق، وكذلك عندما تقابلهم وجهًا لوجه، وابحث عن طرق تكون فيها مبدعًا في كيفية الاحتفال بالنجاح؛ كأن ترسل هدية للموظف المجتهد عن بعد، واجعله يفتح الهدية خلال مؤتمر عبر الهاتف. أو دشن صفحة لفريقك على الفيسبوك، وادع موظفيك لنشر رسائل إيجابية.
إنّ إدارة الموظفين عن بعد، تصبح وسيلة متنامية باستمرار لممارسة الأعمال التجارية بنجاح، شريطة بذل جهد مدروس، ووعي؛ لضمان نجاح زملائك في الفريق، فقضاء بعض الوقت لتوصيل توقعاتك بوضوح، وتحديد أهداف ومعالم واضحة، والتواصل مع الآخرين، والاحتفال بالإنجازات الفردية والجماعية، يزيد من نجاح فريقك؛ وبالتالي يحقق النتائج الإيجابية المرجوة.
جون آر. ستوكر
