تقليل تكاليف التشغيل أمر حاسم للشركات الناشئة، فقد تكون زيادة التدفق النقدي دون زيادة العبء على الموظفين أو التضحية بجودة المنتج أو الخدمة أمرًا صعبًا، خاصة إذا كانت مواردك المالية محدودة والموارد محدودة.
ويعد تبسيط النفقات أكثر وضوحًا ويؤثر على هامش الربح الخاص بك بشكل مباشر. وببساطة، خفض تكاليف الأعمال يمكن أن يعزز الربحية.
وسنشرح كيف يمكن لتطبيق أساليب التحكم في تكاليف التشغيل أن يحقق وفورات فورية مع ضمان هوامش ربح تنافسية؟
تقليل تكاليف التشغيل في الشركات الناشئة
العديد من وظائف وفئات الأعمال الصغيرة قابلة لتدابير خفض التكاليف، بما في ذلك ما يلي:
1. تبني واستخدام التكنولوجيا
فحص العمليات الإدارية الحالية وتحديد المجالات التي يمكن أن تؤدي فيها الأتمتة والتكنولوجيا إلى إعفاء الموظفين من المهام اليدوية. تتغير تكنولوجيا الأعمال بسرعة ويمكن أن يؤدي تطبيق أحدث البرامج والحلول إلى تقليل تكاليف التشغيل بشكل كبير.
يمكن للعديد من الحلول عبر الإنترنت أتمتة وظائف الأعمال الصغيرة المختلفة بجزء صغير من تكلفة توظيف الموارد البشرية (HR).
ومن خلال أتمتة المهام المتكررة، يمكنك توفير ساعات من الجهد اليدوي يوميًا؛ ما يتيح للموظفين التركيز على مهام أكثر إنتاجية. بالإضافة إلى ذلك، بما أن الآلات ليست عرضة للأخطاء، فإن التكنولوجيا تقلل من الأخطاء البشرية.
2. الاستعانة بمصادر خارجية
يعد العثور على شريك الاستعانة بمصادر خارجية لوظائف الأعمال الثانوية طريقة ذكية أخرى لتقليل تكاليف التشغيل. يساعد الاستعانة بمصادر خارجية على إبقاء مؤسستك ضئيلة مع خفض تكاليف الرواتب.
بدلًا من تحويل تركيزك وجهدك لإدارة المهام غير الأساسية، ستتمكن من تخصيص وقتك للأنشطة المدرة للدخل.
3. اتخذ قرارات توظيف أكثر ذكاءً
يمكن لقرارات التوظيف الذكية، مثل العثور على المتقدمين ذوي المهارات المتعددة، أن تقلل من نفقات الموارد البشرية السنوية. على سبيل المثال، إذا كان مساعدك الإداري الجديد يفهم تسويق المحتوى، فهذه ميزة إضافية كبيرة.
فكرة أخرى هي توظيف المستقلين بدلًا من الموظفين بدوام كامل. تتجه العديد من الشركات الناشئة إلى موظفين مستقلين محترفين استثنائيين لشغل وظائف مخصصة؛ ما أحدث ثورة في الطريقة التي تتنافس بها الشركات الناشئة مع المؤسسات القائمة في سوق اليوم.
يمكن أن يكون توظيف المستقلين والمتدربين بمثابة ضربة موفرة للمال للشركات الصغيرة.
قم بتعيين محترفين متعاقدين للمدة التي يستغرقها إنجاز المهمة. لا تحتاج إلى أن تدفع لهم عندما لا يكون هناك عمل. يتم إنجاز العمل ولا تتم إضافة التكاليف العامة إلى التزامات الرواتب الخاصة بك. انه وضع فوز.
4. التفاوض لتقليل تكاليف التشغيل
هل تدفع أفضل الأسعار الممكنة للسلع والخدمات؟ افحص نفقات التشغيل الخاصة بك واكتشف أين يمكنك التفاوض على أسعار أفضل. خذ بعين الاعتبار العوامل التالية:
خصومات الحجم: إذا قمت بشراء منتجات أو مواد خام بكميات كبيرة، فقد تتمكن من الحصول على خصم على الحجم.
مرونة جيدة للعملاء: استفد من حقيقة أن عملك كان عميلاً للبائع لفترة طويلة، أو أن لديك سجل دفع ممتاز أو تقدم طلبات متكررة عالية التكلفة. لن يرغب البائع في خسارتك كعميل وقد يكون مرنًا فيما يتعلق بالسعر.
حالة العميل الرئيسي: هل تمثل شركتك ما لا يقل عن 10 بالمائة من الإيرادات السنوية للبائع؟ إذا كان الأمر كذلك، فأنت في وضع تفاوضي جيد ويجب أن تكون قادرًا على خفض السعر.
أسعار المنافسين: انظر إلى ما يتقاضاه البائعون المتنافسون مقابل نفس الخدمة أو المواد واستخدم هذه المعلومات للتفاوض. إذا لم يتزحزح البائع عن السعر، فيمكنك دائمًا تبديل البائعين.
المراجعات أو الشهادات: اعرض إعطاء البائع مراجعة أو شهادة إيجابية لأغراض التسويق. قد يُظهر البائع التقدير من خلال تقديم أسعار أقل.
التنازلات غير السعرية: حتى لو لم تتمكن من خفض السعر الإجمالي، فقد تتمكن من الفوز بتغييرات أخرى في مدة العقد، مثل شروط دفع أفضل أو تسليم أسرع.
5. تنفيذ خطط العمل عن بعد
إن المساحات المكتبية الواسعة والمكلفة ليست ضرورية دائمًا. لقد علمتنا جائحة كوفيد-19 أنه ليس من الضروري أن يأتي جميع الموظفين إلى المكتب كل يوم عمل.
يمكن أداء بعض الوظائف بكفاءة من المنزل على الأقل، بينما يمكن أداء وظائف أخرى بشكل جيد جزئيًا من المنزل من خلال بعض الاجتماعات الشخصية في المكتب.
إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، فقم بإنشاء خطة عمل عن بعد واسمح للموظفين بالعمل عن بعد لجزء من الأسبوع.
قد تتمكن من تقليص مساحة مكتبك واستخدام أدوات العمل عن بعد، بما في ذلك أنظمة مؤتمرات الفيديو، لتسهيل اجتماعات العملاء والبائعين وزملاء العمل.
على سبيل المثال، تعمل Skype وSlack وTrello وZoom على تمكين الاجتماعات الافتراضية والتعاون.
بالإضافة إلى ذلك، تعمل تقنيات مثل Google Drive وBasecamp على مركزية المستندات وتخزين الملفات لضمان سير العمل بسلاسة.
وفضلًا عن توفير المال على المساحات المكتبية، يمكن للعمل عن بعد أن يفيد عملك بطرق متعددة. على سبيل المثال، يفضل العديد من الموظفين العمل من المنزل وتجنب التنقل؛ ما يؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي والولاء.
6. مراجعة مزايا الموظفين
قد تتمكن من تعديل حزمة مزايا الموظفين الخاصة بك من أجل تقليل تكاليف التشغيل دون التقليل من شأن موظفيك. وفيما يلي بعض النصائح:
تخلص من المزايا قليلة الاستخدام: اتصل بمزود مزايا الموظفين لديك لتقييم المزايا التي استخدمها موظفوك أكثر وأقل في العام السابق. إذا كان موظفوك لا يستخدمون الميزة، فليس هناك أي معنى في دفع ثمنها.
خفض مستويات الخدمة: يمكنك أيضًا فحص استخدام مزايا محددة، مثل التأمين الصحي، لمعرفة ما إذا كان بإمكانك تقليل مستويات الخدمة دون المساس باحتياجات فريقك وتوقعاته.
انظر إلى تجميع المزايا: يمكنك توفير المال عن طريق تجميع أنواع مختلفة من التأمين أو المزايا مع نفس المزود.
خذ بعين الاعتبار مزودًا آخر للمزايا: قد تتمكن من الحصول على مزايا مماثلة بتكلفة أقل مع مزود آخر.
نظرًا لأن التأمين واستحقاقات الموظفين تمثل نفقات كبيرة، فمن الجيد مراجعة عروض مزود المزايا الخاصة بك سنويًا.
7. الاستفادة من خصومات السداد المبكر
يقدم العديد من البائعين خصومات على الدفع المبكر لتقليل نفقات التشغيل في جانب عدم الدفع والتحصيل. إذا كان لديك النقد المتاح، فادفع فواتيرك مبكرًا للاستفادة من هذه الخصومات، والتي يمكن أن تتراكم بسرعة.
إذا كان البائعون لديك لا يقدمون حاليًا هذا النوع من الخصم، فاسألهم عنه أو أدرجه في عمليات إعادة التفاوض على العقود، خاصة إذا كنت عميلاً طويل الأمد أو تنفق أموالًا كبيرة معهم.
وعلى العكس من ذلك، فإن معظم البائعين يفرضون فوائد أو رسوم تأخير على الفواتير غير المدفوعة.
إذا كنت تدفع هذه الغرامات، فإن التحول إلى دفع فواتيرك في الوقت المحدد يمكن أن يوفر لك المال أيضًا.
8. تحديد وإزالة النفايات
جنّد الموظفين وحفّزهم لتحديد حالات التكرار والهدر في المنظمة. وهنا بعض الأمثلة:
دمج البرامج: إذا كان لديك العديد من منصات البرامج ذات الوظائف المتداخلة أو تلك التي نادرًا ما تستخدمها، فقم بدمجها وتوقف عن الدفع مقابل الإضافات.
تقليل السفر: لا توافق على سفر الموظفين إلا إذا كان عليهم تحقيق الهدف شخصيًا.
استخدم برنامج إدارة المخزون: استخدم برنامج إدارة المخزون للتأكد من حصولك دائمًا على المنتجات المناسبة بالكميات الصحيحة في متناول اليد.
سيعمل هذا البرنامج على تحسين تكاليف التخزين والشحن مع تقليل نفاد المخزون والمخزون الزائد.
9. كن صديقًا للبيئة لتقليل تكاليف التشغيل
إن التحول إلى نموذج عمل مستدام يعد أمرًا جيدًا لكوكب الأرض ولإيراداتك النهائية. على الرغم من أنه سيكون لديك بعض النفقات الأولية، إلا أن تدابير الاستدامة مثل تركيب الألواح الشمسية على سطح منشأتك يمكن أن توفر لك الآلاف من تكاليف المرافق كل عام.
تقدم الحكومة الفيدرالية وبعض حكومات الولايات والحكومات المحلية إعفاءات ضريبية لمبادرات خضراء محددة، لذا تأكد من البحث عن المبادرات القابلة للتطبيق.
10. التكيف المستمر
إن إدارة عمل تجاري ناجح هي عملية مستمرة تتطلب المراقبة والتحليل والتعديل المستمر. افحص العديد من عوامل التكلفة للتأكد من أنك لا تدفع أكثر مما هو ضروري.
تقليل النفقات العامة
يعد تقليل تكاليف التشغيل ممارسة مجربة للحصول على هوامش أفضل. ومع ذلك، للقيام بذلك بشكل فعال، يجب عليك تحديد المجالات التي يمكن فيها تقليل النفقات العامة. فكر في إشراك العملاء والموردين لتقييم مجالات التحسين المحتملة.
إن التقييم الصحيح لبيان الربح والخسارة الخاص بك له نفس القدر من الأهمية لأنك لا ترغب في تحمل أي مخاطر لا مبرر لها يمكن أن تضر بأداء عملك.
تذكر أنه لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع لخفض التكاليف وتحسين الربحية. الشيء الذي يصلح لشركة أخرى قد لا يناسبك.
ومع ذلك، فإن الأعمال التجارية ذات نفقات التشغيل المبسطة تكون في وضع أفضل للضغط من أجل تحسين هوامش الربح، لذا تأكد من أنك تدير سفينة محكمة.
بقلم/ جينيفر دبلينو؛ الخبيرة في العمليات التجارية
المقال الأصلي (هنــــــــــا).
