متابعة المدير للعمل.. النجاح وسير وتيرة المهام

على الرغم من أن متابعة المدير للعمل الذي يقوم به أعضاء فريقه أمر محوري وأساسي في النجاح، ناهيك عن كونه في صميم مهامه (المدير)، إلا أن هناك عددًا من الخرافات التي تمنع المديرين من أن يكونوا أقوياء ويقوموا بهذه المهمة على النحو الأمثل.

ولعل أحد الأسئلة الأكثر شيوعًا التي نسمعها هو السؤال التالي: «كيف يمكنني تتبع عمل الموظفين على أساس منتظم؟” يشعر الكثير من المديرين بأنه لا يوجد وقت كافٍ لهم لمراقبة تقدم كل موظف بشكل فعال أثناء إكمال عملهم في الوقت نفسه.

وذاك مجرد وهم أو خطأ شائع، وستتأكد من ذلك بعد قليل، لكن من المهم إدراك أن مجرد جلوس شخص ما على مكتبه، والعمل لساعات طويلة، لا يعني أنه يبذل قصارى جهده. في الواقع تعد الفرق المرهقة علامة كلاسيكية على ضعف الإدارة.

وتبدأ متابعة المدير للعمل بنجاح بإنشاء روتين من الاجتماعات المنتظمة والمستمرة وجهًا لوجه؛ إذ تعمل هذه الخطوة وحدها على تحسين قدرة أي مدير بشكل جذري على البقاء مطلعًا على التفاصيل ومحاسبة الأشخاص المقصرين. ولكن في كثير من الأحيان يجب أن يكون المديرون معتادين على التحقق من عمل الموظف خارج تلك المحادثات العادية أيضًا.

اقرأ أيضًا: أنجح أنواع الموظفين.. ما هي صفاتهم؟

متابعة المدير للعمل

ويرصد «رواد الأعمال» بعض طرق متابعة المدير للعمل وذلك على النحو التالي..

• ملاحظة عمل الموظفين

من أكثر الطرق فعالية في متابعة المدير للعمل هي أن يلاحظهم بعينيه؛ إذ ستخبرك، كمدير، مشاهدة موظف يتفاعل مع أحد العملاء لبضع دقائق عن أداء هذا الموظف أكثر من استطلاعات آراء العملاء.

وإذا كنت تواجه صعوبات لمساعدة موظف في النجاح بمهمة معينة فكن قريبًا منه أثناء أدائه هذه المهمة.

قد يبدو هذا مستحيلًا القيام به عن بعد لكن إمكانيات الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة تسمح اليوم بالعديد من خيارات الاتصال؛ حيث يمكن لمكالمات الفيديو ومشاركة الشاشة وبرامج الوصول عن بُعد السماح بتقديم الملاحظات والتصحيحات في الوقت الفعلي للعمل بشكل فعال. إذا فشل كل شيء آخر فابحث عن أي طريقة لترتيب لقاء شخصي. فتلك طريقة مناسبة أيضًا في عملية متابعة المدير للعمل.

اقرأ أيضًا: صفات أسوأ المدراء.. ممارسات عليك اجتنابها

• أدوات المراقبة الذاتية

يمكنك أيضًا أن تطلب من الموظفين مساعدتك في تتبع إجراءاتهم باستخدام أدوات المراقبة الذاتية مثل: خطط المشروع وقوائم المراجعة وسجلات الأنشطة. فأداوت المراقبة واحدة من الطرق المستخدمة في متابعة المدير للعمل.

يمكن للموظفين مراقبة ما إذا كانوا يحققون الأهداف والمواعيد النهائية المنصوص عليها في خطة المشروع، ووضع الملاحظات في قوائم المراجعة، وتقديم تقرير إلى المدير على فترات منتظمة.

وسجلات النشاط عبارة عن مذكرات يمكن للموظفين الاحتفاظ بها، مع ملاحظة ما يفعلونه طوال اليوم بالضبط، بما في ذلك فترات الراحة والانقطاعات. في كل مرة ينتقل فيها الموظف إلى نشاط جديد فإنه يلاحظ الوقت والنشاط الجديد الذي يتجه إليه.

• مراجعة العمل بشكل منتظم

تحقق من عمل موظفيك بعناية على طول الطريق؛ هذا أمر ضروري في عملية متابعة المدير للعمل؛ إذا لم يكن الموظف مسؤولًا عن إنتاج منتج نهائي ملموس فإن مشاهدة عمل الموظف هذا هو نفس الشيء مثل مراجعة العمل الجاري. أما إذا كانوا مسؤولين عن منتج نهائي فتحقق منه على الفور أثناء العمل عليه.

على سبيل المثال: إذا كان الموظف يدير قاعدة بيانات فعليك مراجعة السجلات على الفور. إذا كتب الموظف تقارير راجع المسودات. وإذا أجرى الموظف مكالمات هاتفية فقم بتسجيلها واستمع إلى عينة عشوائية. إذا كان الموظف يصنع عناصر واجهة مستخدم فتحقق من بعض عناصر واجهة المستخدم نصف المكتملة وشاهد كيف تبدو.

لا يمكنك في الواقع تتبع كل ما يفعله كل موظف، ولكن يمكنك التحقق من عينات عشوائية بشكل منتظم.

اقرأ أيضًا: صفات أسوأ المدراء.. ممارسات عليك اجتنابها

• الاستقصاء قليلًا

لعل الاستقصاء طريقة أخرى من طرق متابعة المدير للعمل؛ إذ يتوجب عليك جمع المعلومات الاستخبارية، وسؤال العملاء والموردين وزملاء العمل والمديرين الآخرين عن تفاعلاتهم مع موظفين محددين، ثم اطرح دائمًا سؤالًا حول عمل الموظف، لا تطلب التقييمات، ولكن اسأل عن الأوصاف. ولا تطلب مرات الظهور ولكن اسأل عن التفاصيل.

ولا تصدق كل ما تسمعه؛ فالبيانات التي لم يتم التحقق منها من قِبل أطراف ثالثة هي مجرد شائعات، ولكن كلما أبقيت أذنك واعية زادت معرفتك بالمصادر التي يمكن الوثوق بها؛ لذا اسأل من حولك بشكل منتظم.

اقرأ أيضًا:

نموذج الموظف المثالي.. الجانب المُشرق في العمل

التطور الوظيفي.. معرفة الذات في الحياة المهنية

الإبداع في الوظيفة.. أهميته وكيفية تعزيزه

الغيرة بين فريق العمل.. علاماتها والتغلب عليها

تكوين فريق العمل الناجح.. ما الخطوات؟