هناك العديد من الإجابات عن سؤال: ما هي وظائف الإدارة؟ ما يعنينا هنا أن كل هذه الوظائف مجتمعة تعمل على إنشاء وتنفيذ وتحقيق الأهداف التنظيمية التي ارتضتها الشركة لنفسها. يمكن اعتبار وظائف الإدارة عملية تعتمد فيها كل وظيفة على الوظيفة السابقة. ولكي تكون الإدارة ناجحة يجب أن تتناغم الوظائف والأدوار مع بعضها الآخر على النحو الصحيح.
يحتاج المديرون أولًا إلى تطوير خطة ثم تنظيم مواردهم وتفويض المسؤوليات للموظفين وفقًا للخطة، ثم توجيه الآخرين لتنفيذ الخطة بكفاءة، وأخيرًا تقييم فعالية الخطة أثناء تنفيذها وإجراء أي تعديلات ضرورية.
ما هي وظائف الإدارة؟
ويحاول «رواد الأعمال» الإجابة عن سؤال: ما هي وظائف الإدارة؟ وذلك على النحو التالي..
-
التخطيط
في مرحلة التخطيط -إحدى أبرز وظائف الإدارة- يضع المديرون أهدافًا تنظيمية ويصنعون مسارًا للعمل لتحقيقها. خلال مرحلة التخطيط تتخذ الإدارة قرارات استراتيجية لتحديد اتجاه المنظمة.
ويمكن للمدراء تبادل الأفكار حول البدائل المختلفة؛ لتحقيق الهدف قبل اختيار أفضل مسار للعمل. أثناء التخطيط يقوم المديرون عادةً بإجراء تحليل متعمق للوضع الحالي للمؤسسة، مع الأخذ في الاعتبار رؤيتها ورسالتها وتقييم الموارد المتاحة لتحقيق الأهداف التنظيمية.
وأثناء التخطيط يقيّم المديرون عادةً العوامل الداخلية والخارجية التي قد تؤثر في تنفيذ الخطة، مثل: النمو الاقتصادي والعملاء والمنافسين. كما أنهم يضعون جدولًا زمنيًا واقعيًا لتحقيق الهدف أو الأهداف بناءً على الموارد المالية والموظفين والموارد المتاحة للمنظمة.
قد يتعين على المديرين اتخاذ خطوات إضافية، مثل: طلب الموافقة من الإدارات الأخرى أو المديرين التنفيذيين أو مجلس إدارتهم قبل متابعة الخطة.
اقرأ أيضًا: التخطيط المالي للمشاريع.. الوصفة السرية للنجاح
-
التنظيم
الغرض من التنظيم، بصفته إحدى وظائف الإدارة، هو توزيع الموارد وتفويض المهام للموظفين لتحقيق الأهداف المحددة في مرحلة التخطيط.
قد يحتاج المديرون إلى العمل مع الإدارات الأخرى في المنظمة، مثل الشؤون المالية والموارد البشرية؛ لتنظيم الميزانية والتوظيف. وخلال مرحلة التنظيم يسعى المديرون جاهدين لتوفير بيئة عمل مواتية للإنتاجية. عادةً ما يأخذ المديرون في الحسبان دافع الموظفين وكفاءتهم لتكليفهم بالأدوار والمهام التي تناسب قدراتهم بشكل أفضل.
وعند تعيين أدوار أعضاء الفريق يجب على المديرين توضيح والتأكد من أن الموظفين يفهمون واجباتهم الفردية.
ولمساعدة الموظفين في الشعور بالانتماء والإنتاجية على المديرين التأكد من تعيين قدر مناسب من العمل لهم ومقدار مناسب من الوقت لإكمال عملهم.
-
القيادة
تتكون القيادة من تحفيز الموظفين والتأثير في سلوكهم لتحقيق الأهداف التنظيمية. وتركز القيادة، كونها وظيفة محورية من وظائف الإدارة، على إدارة الأشخاص، مثل الموظفين الفرديين والفرق والمجموعات بدلًا من المهام.
وعلى الرغم من أن المديرين قد يوجهون أعضاء الفريق من خلال إصدار الأوامر والتوجيه إلى فريقهم فإن المديرين -الذين هم قادة ناجحون- عادة ما يتواصلون مع موظفيهم باستخدام المهارات الشخصية لتشجيع أعضاء الفريق وإلهامهم وتحفيزهم على الأداء بأفضل ما لديهم من قدرات.
ويمكن للمديرين تعزيز بيئة عمل إيجابية من خلال تحديد اللحظات التي يحتاج فيها الموظفون إلى التشجيع أو التوجيه، واستخدام التعزيز الإيجابي لمنح الثناء عندما يؤدون وظائفهم بشكل جيد.
اقرأ أيضًا: التخطيط للطوارئ في الشركات.. الخطط البديلة وتجاوز العثرات
-
التحكم والمتابعة
السيطرة هي عملية تقييم تنفيذ الخطة وإجراء التعديلات؛ لضمان تحقيق الهدف التنظيمي. وخلال مرحلة التحكميقوم المديرون بأداء مهام مثل تدريب الموظفين حسب الضرورة وإدارة المواعيد النهائية.
يقوم المديرون، كجزء من وظائف الإدارة، بمراقبة الموظفين وتقييم جودة عملهم. ويمكنهم إجراء تقييمات الأداء وإعطاء الموظفين ملاحظات، وتقديم ملاحظات إيجابية حول ما يقومون به بشكل جيد واقتراحات للتحسين. قد يعرضون أيضًا حوافز زيادة الأجور للموظفين ذوي الأداء العالي.
اقرأ أيضًا: التخطيط لشركة ناجحة.. عمل لا محيد عنه
-
التوظيف
هذه وظيفة مهمة أخرى من وظائف الإدارة؛ إذ يجب عليك كمدير تعيين المهام بناءً على معرفة كل عضو في الفريق ومهاراته وقدراته.
ولكن يجب أن تكون حذرًا هنا لأنك قد تضطر إلى توظيف مواهب جديدة لمهام محددة تتطلب خبرة فنية محددة. يعد تقييم احتياجات موظفيك من حيث الحوافز والتدريب والتطوير والتعويضات أمرًا بالغ الأهمية لنجاح هذه الخطوة.
وسيكون لدى المدير الفعّال البصيرة لتقييم كفاءة موظفيه والتأكد من أن المهام الموكلة إليهم تتوافق مع مهاراتهم. عليك أن تتبنى نهجًا تعاطفيًا للتواصل مع موظفيك وفهم نقاط قوتهم وضعفهم.
-
التوجيه
إحدى وظائف الإدارة التوجيه والإشراف على تقدم الفريق. في هذه الخطوة على المدير الاحتفاظ بقناة اتصال مفتوحة والحصول على تحديثات منتظمة للبقاء على اطلاع بالأمور، وهناك طريقة رائعة للقيام بذلك تتمثل في تقديم الملاحظات وتلقيها لمعالجة أي مشكلة وتحسين الأداء. هذا هو المكان الذي يتعين عليك فيه التصرف كقائد، والتغلب على الصراع وتحفيز موظفيك على أخذ زمام المبادرة.
وبصفتك مديرًا عليك أن تمنح كل عضو في الفريق ما يكفي من الاستقلالية لمساعدته في البقاء متحمسًا والأداء دون إشراف مستمر. إلى جانب مراقبة فريقك عليك أيضًا إبقاء مديرك وأصحاب المصلحة الآخرين على اطلاع بتقارير التقدم. يجب أن تعمل المنظمة بأكملها كآلة جيدة التجهيز لتحقيق أهدافك بطريقة فعالة من حيث الوقت.
اقرأ أيضًا:
الاستشارات الإدارية.. كيف تساعد المشاريع الناشئة؟
دليل التعامل مع المدير.. 20 طريقة مجربة
الفكر الاستراتيجي لرائد الأعمال
