تنظيم الوقت أمر مهم بدون شك، لكن تنظيم وقت التعامل مع العملاء ليس مهمًا فحسب وإنما هو مهارة محتمة لا يمكن غض الطرف عنها بحال من الأحوال، وهي، فوق ذلك، مهمة شاقة إلى حد بعيد.
وذلك لأنك تتعامل مع عملاء قد يغير الواحد منهم رأيه بين فينة وأخرى، وربما يكون لدى بعضهم الكثير من الأسئلة والمشاكل والاستفسارات، وهو الأمر الذي يثقل كاهلك _سواءً كنت موظف خدمة عملاء أو مسؤولًا تتعامل مع العملاء بشكل مباشر_ بالعديد من المهام والأمور الجسام.
وعلى الرغم من صعوبة تنظيم وقت التعامل مع العملاء فلا يجدر بنا إغفاله أو غض الطرف عنه؛ وذلك لسبب بسيط مفاده أن الفشل في هذه المهمة يعني عدم قدرتك على خدمة هؤلاء العملاء بشكل مُرضٍ، وبالتالي سينفرون من التعامل معك، ويذهبون مباشرة إلى منافسيك، وأنت أدرى بحجم الخسائر في تصرف كهذا.
اقرأ أيضًا: 3 كتب في تنظيم الوقت.. من التنظير إلى الممارسة
استدامة العلاقات
لكن ما الهدف النهائي من النجاح في تنظيم وقت التعامل مع العملاء؟ يدرك المسوقون ورجال الأعمال ورواد الأعمال المخضرمون أن الهدف الأسمى لأي عمل ليس الربح وإنما استدامة العلاقات مع العملاء.
فالربح لن يكون ممكنًا من دون علاقات مستدامة مع العملاء، ناهيك عن القدرة على جذب عملاء جدد بشكل مطرد.
وما السبيل إلى هذه العلاقات الدائمة إذًا؟ لا شيء آخر غير الخدمة الجيدة والمرضية، وهي تلك التي لا يمكنك القدرة على تقديمها من دون النجاح في تنظيم وقت التعامل مع العملاء، فضلًا عن أن القدرة على التوفيق بين حسابات (عملاء) متعددة تتطلب قدرًا كبيرًا من التنظيم وتحديد الأولويات، وهو الأمر الذي يؤدي في نهاية المطاف إلى حتمية تنظيم الوقت، وامتلاك المهارات الكافية التي تمكنك من النجاح في هذه المسألة.
اقرأ أيضًا: سلبيات المرونة في العمل.. عقبات تعطل الإنتاج
تنظيم وقت التعامل مع العملاء
ويرصد «رواد الأعمال» بعض الخطوات والنصائح للنجاح في تنظيم وقت التعامل مع العملاء، وذلك على النحو التالي..
-
كن منظمًا
كيف تتصور أن بإمكانك النجاح في تنظيم وقت التعامل مع العملاء من دون أن تكون أنت منظمًا؟! إن الشخص المنظم هو الذي يدرك بدقة ما يتوجب عليه فعله في كل وقت من أوقاته.
صحيح أنه ليس بإمكانك التحكم في الآخرين وإنما يمكنك التحكم في نفسك وفيما تريد أن تفعل، وما يتوجب عليك إرجاؤه إلى وقت لاحق.
ويتطلب هذا، بداهة، القدرة على تحديد وترتيب الأولويات بشكل جيد وحكيم، حتى وإن كنت تفكر في تنظيم وقت التعامل مع العملاء فستكون قادرًا على إدراك أي العملاء يمكنك خدمته الآن وأيهم يمكن إرجاء تلبية رغبته لوقت لاحق.
اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت على مواقع التواصل.. استراتيجية تحقيق النجاح
-
أنشئ تقويمًا
ومن ضمن الأمور التي تعينك على تنظيم وقت التعامل مع العملاء بشكل جيد إنشاء تقويم يتضمن قائمة المهام التي يتوجب عليك النهوض بها.
ومن شأن هذا التقويم أن يساعدك _وفريفك كذلك_ في معرفة ما تفعل الآن، وما ستفعله في الوقت القادم. إن هذا التقويم سيكون بمثابة القضيب للقطار أو البوصلة للمسافر، إنه الآلية التي تساعدك في الترقي ومساعدة غيرك لإدراك ما أنت منخرط في إنجازه حاليًا.
بطبيعة الحال يمكنك الاطلاع على تقويمك عند الاستيقاظ؛ كيما تتمكن من البقاء على المسار الصحيح، وربما يمكنك القيام بإعداد التذكيرات قبل 15 دقيقة من كل اجتماع لمساعدتك في التنقل بين المهام بسلاسة. بهذه الطريقة ستعرف بالضبط ما تحتاج إلى مناقشته وإنجازه في المرحلة التالية.
اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت وكثرة الأعمال.. خطوات عملية
-
اصنع روتينًا صباحيًا وحافظ عليه
وعلى الرغم من أهمية وجدوى كل الأفكار والمقترحات التي تساعدك في تنظيم وقت التعامل مع العملاء فإن أهمها وأكثرها فاعلية ونجاعة هو الروتين الصباحي؛ ففي الصباح يأخذ كل شيء مساره، وإن أفلحت في بدء يومك على نحو جيد وصحيح فسوف يكون يومك كله معزوفة نجاح وإنتاجية.
فمن شأن الروتين الصباحي، لا أن يعينك على تنظيم وقت التعامل مع العملاء فحسب، وإنما يساعدك في العثور على الإيقاع المناسب في أول شيء بالصباح على ضبط وتيرة بقية اليوم، وستكون، بالتالي، أكثر إنتاجية.
وإنما تنبع أهمية الروتين، علاوة على ما فات، من كونه من السهل الدخول فيه، فبمجرد أن تعتاد على بدء يومك بالتركيز ستنتقل بشكل طبيعي بين المهام المختلفة، بل سيكون سهلًا بالنسبة لك التنقل من ذهنية الحياة الشخصية إلى العمل مباشرة وبسلاسة.
اقرأ أيضًا:
الفشل في تنظيم الوقت.. الأسباب وطرق العلاج
أهم 8 نصائح لتبسيط التواصل عبر البريد الإلكتروني
تنظيم وقت العمل بصفة شهرية.. استراتيجية مهمة لزيادة الإنتاجية
استخدام الهاتف أثناء العمل.. مضيعة للوقت أم تحفيز للموظفين؟
