التخطيط الإداري.. خطوات أساسية ضعها في اعتبارك

إن الوعي بالعمل التجاري واتخاذ الإجراءات اللازمة نحو تحقيق الأهداف المحددة هو الخطوة الأولى في عملية التخطيط الإداري، إضافة إلى أن الوعي يُمكّن سلطة اتخاذ القرار من تحديد الفرص المتاحة والمستقبلية والتخطيط لاستخدامها الفعال.

وجوهر النجاح لأي شركة أو أي عمل تجاري هو التخطيط الإداري الجيد والفعال؛ إذ يجب على المدير تكوين رأي حول كيفية العمل في الشركة وإمكانية تيسير الأعمال، ومن ثم يرتبط التخطيط ارتباطًا وثيقًا بالاكتشاف والإبداع.

وليس من قبيل المبالغة القول إن التخطيط هو أهم وظيفة إدارية على الإطلاق؛ حيث يعتمد نجاح أي مدير على مدى جودة خططه، ويجب أن يُخطط مدير المبيعات لزيادة مبيعاته، ويتعين على مدير الإعلانات أن يخطط لحملته لتحقيق النتائج المرجوة، ويخطط مدير الخدمات اللوجستية للتأكد من وصول المواد إلى العملاء في الوقت المحدد.

اقرأ أيضًا: تنظيم جدول المهام اليومي.. كيف يُمكن ذلك؟

التخطيط الإداري

يُمكن وصف التخطيط الإداري بأنه عملية تقييم أهداف المنظمة وإنشاء خطة عمل واقعية ومفصلة لتحقيق تلك الأهداف، بالإضافة إلى ذلك تتضمن الخطوات الأساسية في عملية التخطيط الإداري إنشاء خريطة طريق تحدد كل مهمة يجب على الشركة إنجازها لتحقيق أهدافها العامة، بعبارة أخرى: التخطيط يجعل الأشياء ممكنة الحدوث والتي لم تكن لتحدث لولا ذلك.

والتخطيط الإداري الجيد يُوفر الوضوح الكافي حول مسؤوليات وتوقعات كل قسم وفريق وحتى عضو الفريق نفسه، يُساعد هذا في التأكد من عدم تداخل الأنشطة وتحسين التنسيق، علاوة على ذلك يُساهم التخطيط في تحديد النشاط الذي لا يحقق الهدف، ولن يؤدي القضاء على مثل هذه الأنشطة إلى تقليل الفاقد وتوفير الوقت والموارد الثمين فحسب، بل سيؤدي أيضًا إلى تحسين الإنتاجية والتحفيز.

كيف يكون التخطيط الإداري؟

ويسلط موقع «رواد الأعمال» في السطور التالية الضوء على التخطيط الإداري.

• حدد الأهداف

تتمثل الخطوة الأولى في عملية التخطيط الإداري في تحديد أهداف محددة للشركة؛ حيث يجب أن يتضمن هذا الجزء من عملية التخطيط لمحة عامة مفصلة عن كل هدف، بما في ذلك سبب اختيار الفكرة والنتائج المتوقعة من المشاريع المتعلقة بالهدف، وحيثما أمكن يجب وصف الأهداف من الناحية الكمية أو النوعية.

اقرأ أيضًا: كيف تجدد نشاطك العملي؟.. استراتيجيات وأهداف

• تحديد الموارد

وكما هو الحال دائمًا في أي عمل تجاري يجب أن تكون لكل هدف توقعات موارد مالية وبشرية مرتبطة بإكماله، على سبيل المثال: قد تحدد خطة الإدارة عدد موظفي المبيعات الذين تتطلبهم وتكلفة تحقيق هدف زيادة المبيعات بنسبة 25%.

• إنشاء المهام المتعلقة بالهدف

ينبغي أن يكون لكل هدف مهام أو مشاريع مرتبطة بتحقيقه، على سبيل المثال: إذا كان الهدف هو زيادة الأرباح بنسبة 25% فسيحتاج المدير إلى تحديد المهام المطلوبة لتحقيق هذا الهدف، وقد تتضمن أمثلة المهام: زيادة موظفي المبيعات أو تطوير تقنيات تدريب متقدمة على المبيعات.

• تحديد أولويات الأهداف

هذه النقطة تتعلق بشكلٍ كبير بترتيب الأهداف من حيث أهميتها، من الناحية النظرية سيتم التعامل مع المهام التي تعتبر الأكثر أهمية وإكمالها أولًا، وقد تعكس عملية تحديد الأولويات أيضًا الخطوات اللازمة لإكمال مهمة أو تحقيق هدف، على سبيل المثال: إذا كان الهدف هو زيادة المبيعات بنسبة 25% والمهمة المرتبطة بها هي زيادة موظفي المبيعات فستحتاج الشركة إلى إكمال الخطوات نحو تحقيق هذا الهدف بترتيب زمني.

• إنشاء الواجبات والجداول الزمنية

ونظرًا لأن الشركة تحدد أولويات المشاريع يجب عليها تحديد جداول زمنية لإكمال المهام المرتبطة بها وتعيين الأفراد لإكمالها، كما يجب أن يأخذ هذا الجزء من عملية التخطيط الإداري في الاعتبار قدرات الموظفين والوقت اللازم لإكمال المهام بشكل واقعي، على سبيل المثال: قد يتم منح مدير المبيعات في هذا السيناريو حصص أرباح شهرية للبقاء على المسار الصحيح؛ بهدف تحقيق زيادة للمبيعات.

اقرأ أيضًا:

5 أسباب لنجاح الأثرياء في العالم.. عادات مُلهمة للنجاح

العمل الحر أم الوظيفة؟.. حان الوقت لاتخاذ القرار

5 أمور يجب أن تعرفها عن اقتصاد المعرفة.. تطورات متلاحقة

الاستغلال الفكري للموظفين.. استراتيجية الاستثمار في المواهب!

5 أمور يجب التفكير فيها قبل إطلاق مشروعك.. كُن على استعداد