التقيت مؤخرًا صديقًا لي وسألته عن التحدي الأكبر الذي يواجههه وقتها، أجابني بعد أن أخذ نفسًا عميقًا، بأن مهمة إدارة فريق العمل عن بُعد كانت أصعب مما توقع، وعندما سألته عن الأماكن التي يوجد فيها أعضاء فريقه، قال إنهم منتشرون في كلٍ من سنغافورة، وهيوستن، وسياتل، وبكين، وفينيكس، ولوس أنجلوس، ولندن.
ثم سألني إذا ما كان بإمكاني أن أقدم له عددًا من النصائح التي من شأنها أن تضيف درجة معينة من التنظيم واليقين إلى كيفية إدارته للموظفين عن بُعد؛ لأن ذلك بالتأكيد سيساعده على تحسين جودة قيادته، وحددنا موعدًا بالفعل للقيام بذلك.
وبعد زيارة استمرت نحو ساعة أو ما يزيد، حددنا ١٠ نصائح لإدارة الموظفين عن بُعد بشكل أكثر فعالية:
١- حدد أهداف الشركة بوضوح
في كثير من الأحيان يكون لدى أعضاء الفريق تفسيرات مختلفة لأهداف الشركة وكيفية مساهمتهم في تحقيقها، لذا من المهم أن تكون واضحًا بشأن أهداف الشركة، وكيف يسهم كل فرد في تحقيق تلك الأهداف، فعندما يفهم الأفراد بوضوح أدوارهم، وأهمية العمل الذي يقومون به، فهم عادةً ما يكونون أكثر تحفيزًا تجاه الرؤية الواضحة والغرض المتميز الذي يعملون على تحقيقه.
٢- أنشئ مسؤوليات واضحة
في بعض الأحيان، يفترض أن يكون لدى الأشخاص الذين يعملون عن بُعد جزءًا من الاستقلالية، ورغم عدم وجودك في مقر العمل الفعلي للتأكد من أنهم يقومون بالفعل بالمهام المعينة، ولكن كونك محددًا للغاية بشأن توقعاتك للأداء سيساعد على زيادة مشاركة الموظفين ومساءلتهم سواء كنت موجود أم لا.
٣- حدد معالم الإنجاز
بعد تحديد هدف الأداء، من المفيد إنشاء خطوات واضحة المعالم التي ستساعد الفرد على الوصول إلى هذا الهدف، بالطبع سيؤدي القيام بذلك إلى تسهيل إجراء محادثات مراجعة تلك الخطوات على طول الطريق، كما سيفيد أيضًا أولئك الذين قد يعتمدون أيضًا على عملهم لتحقيق أهدافهم الخاصة، لذا، تأكد من إشراك أولئك الذين يقومون بالعمل للتأكد من أن الأهداف المحددة واقعية وقابلة للتحقيق.
٤- تأكد من التركيز على العملاء
لا يتفاعل جميع الموظفين مع العملاء الخارجيين، ومع ذلك، في بعض الأحيان يصبح الأفراد منشغلين بعملهم لدرجة أنهم يغفلون عن مدى تأثير أفعالهم على الآخرين، سواءً داخل الشركة أو خارجها، ومن ثم، إن وجود فهم واضح لكيفية تأثير عملهم بشكل مباشر على أولئك الذين يحاولون خدمتهم سيساعدهم على تلبية التوقعات والمتطلبات بطريقة مثالية.
٥- عزز العلاقات المفتوحة
من الضروري بناء علاقة مع الموظفين الذين يعملون عن بُعد تمامًا كما تقوم ببناء علاقة مفتوحة مع أي موظف وجهًا لوجه، لذلك، من المفيد تخصيص بعض الوقت للتحدث معهم لمتابعة احتياجاتهم، ولاحظ أيضًا خلال الاجتماعات الافتراضية مَن يتحدث، ومَن يشارك، ومَن يقدم الاقتراحات، وكنتيجة حتمية ستلاحظ أيضًا مَن ليس منخرطًا، وبالطبع، يجب أن يكون هؤلاء الموظفون الأقل تفاعلاً محور اتصالك واهتمامك أثناء محاولتك فهم ماذا وكيف يعملون، فمن الصعب معالجة التحديات التي تواجههم ولا تعلم بوجودها، لذا، يشير التواصل مع الجميع إلى أنك تهتم وتشعر بالقلق إزاء نجاحهم.
٦- كُن متعاونًا
عندما يكون لديك فريق يعيش أعضاؤه في عددٍ من المواقع والمناطق الزمنية المختلفة، فمن الحكمة مراعاة بعض هذه الاختلافات واستيعابها، على سبيل المثال، إن عقد اجتماع مناسب في “سنغافورة” ولكنه ليس مناسبًا تمامًا في “الولايات المتحدة” يدل ذلك على أنك تهتم بأدق التفاصيل موظفيك في “سنغافورة” للتكيف مع احتياجاتهم، كما ان استغلال فرصة تناوب أوقات تلك الاجتماعات بين أعضاء الفريق يرسي مبدأ العدالة التي سيقدرها ويدعمها أعضاء فريقك.
٧- فكر في احتياجات الآخرين
إن تخصيص برهة من الوقت للتفكير بصمت فيما قد يحتاجه كل فرد وتوقع احتياجاتهم خاصةً أولئك الذين يعملون عن بُعد سيساعدهم في تحقيق أهدافهم، لذا، قُم بدمج هذه الاعتبارات في أسئلتك عندما تقابلهم مقابلة فعلية، يؤدي القيام بذلك إلى الإشارة إلى أن تفضل مصلحتهم وتضعهم في مقدمة أولوياتك، كما يؤدي هذا إلى زيادة مصداقيتك كقائد مع ضمان نجاح كل عضو في الفريق.
٨- اعقد اجتماعات بشكل متكرر
يجب أن تجتمع مع الموظفين البعيدين بشكل منتظم، تمامًا كما تجتمع بشكل روتيني مع أعضاء الفريق بأكمله في مقر العمل الفعلي، ولكن نظرًا لاختلاف طبيعة العمل فقد ترغب في عقد اجتماع أسبوعي للموظفين البعيدين فحسب، وعليك التحقق أيضًا من كل موظف على حدة مرة واحدة على الأقل شهريًا، ورغم أن هذه المهمة قد تبدو شاقة، ولكن من المهم أن تتذكر أن العلاقات الجيدة هي العامل الرئيسي في النجاح، لذا يحتاج أعضاء فريقك لا سيما البعيدين منهم إلى التشجيع باستمرار، بالإضافة إلى الدعوة المتكررة لنقاش القضايا المثيرة للقلق، أو متابعة الحالات التي قد تكون بحاجة إلى دعم إضافي.
٩- حدد أهداف التطوير والنمو
إذا افترضنا أن جميع الموظفين يرغبون في الحصول على فرص للنمو والتطور، فإن توفير مثل هذه الفرص يسمح لأعضاء الفريق بتحسين مهاراتهم وقدراتهم، لذا، لا تستخدم البُعد كذريعة لعدم وضع خطط لمساعدتهم على التحسن، إن إنشاء خطة تطوير لكل الموظفين لديك يساعدهم على البقاء منخرطين ومتحمسين فيما يفعلونه، فضلاً عن تعزيز مهاراتهم وزيادة ثقتهم وتحسين نتائجهم.
١٠- احتفل وكرر الاحتفال
في كثير من الأحيان ونظرًا للانفصال الجسدي بينك وبين أولئك الذين يعملون عن بُعد، فمن الصعب وجود فرصة للاحتفال بنجاحاتهم في ظل عدم وجودهم المستمر الذي يتطلب قطع شوط طويل للالتقاء بهم، وبناء ثقافة إيجابية.
لذا، عليك أن تحتفل بأولئك عندما تلتقيهم وجهًا لوجه في اجتماعات الفريق، وعندما تسنح لك الفرصة للحضور فعليًا في نفس المكان، ابحث عن طُرق لتكون مبدعًا في كيفية الاحتفال بالنجاح، على سبيل المثال، يمكنك إرسال هدية إلى موظف بعيد ومطالبته بفتحها أثناء اجتماع عبر الهاتف، احتفل فقط بانتظام وافعل شيئًا يعترف بجهود الجميع.
أصبحت إدارة الموظفين عن بُعد واقعًا متزايدًا لممارسة الأعمال التجارية، لذا، يتطلب هذا الواقع جهدًا شاقًا وواعيًا لضمان نجاح أعضاء فريقك، ومن المؤكد أن أخذ الوقت الكافي لتوصيل توقعاتك بوضوح، ووضع أهداف ورؤى واضحة، والتواصل مع الآخرين، والاحتفال بالإنجازات الفردية والجماعية، سيزيد من النتائج الإيجابية ويضمن نجاح هذا الفريق.
