تنطوي إدارة الوقت للمستشارين المنفردين على أهمية كبرى، على الرغم من أنه لا يوجد نقص في النصائح حول كيفية إدارة (وتعظيم) وقتك كرائد أعمال.
كما أنني فكرت في هذا الأمر وقررت مشاركة استراتيجيات إدارة الوقت التي وجدتها مفيدة عندما كنت مستشارًا منفردًا، والآن لديّ طاقم عمل صغير.
إدارة الوقت للمستشارين المنفردين
ربما تكون رأيت بعض هذه النصائح من قبل ولكنها مدرجة هنا لأنني شخصيًا أستخدمها للبقاء على المسار الصحيح وأحيانًا للتقدم.
التحضير للأسبوع القادم
ستكون أكثر استعدادًا للأسبوع القادم إذا قضيت ساعة واحدة في تقييم الاجتماعات المجدولة مع العملاء. والمواعيد النهائية القادمة، واجتماعات الموظفين. وطلبات الإجازات؛ ومكالمات المبيعات، والأنشطة الأخرى.
كل يوم أحد بعد الظهر أنشئ قائمة بكل من هذه العناصر حتى أتمكن من التخطيط مقدمًا، والبدء في بناء جدول أعمال لاجتماعات مختلفة، وتفويض المهام التي يمكن للموظفين إكمالها، ووضع استراتيجية لمكالمات المبيعات.
إنشاء جدول أعمال للاجتماعات قبل الوقت المحدد
كما أن هذه طريقة أخرى من طرق إدارة الوقت للمستشارين المنفردين. هناك دائمًا مهمة يجب أداؤها، أو قرار يجب اتخاذه، أو مبادرة ينبغي تنفيذها. أو عميل قد تكون احتياجاته تغيرت.
كما ينبغي أن تجعل من عادتك دائمًا إنشاء جدول أعمال للاجتماعات. شخصيًا هناك أوقات أضيف فيها موضوعًا أو موضوعين على مدار عدة أيام عندما أتذكر شيئًا ما يتعين علينا مناقشته.
كذلك في أوقات أخرى أنشئ جدول الأعمال في يوم الاجتماع. وبغض النظر عن النهج الذي تتبعه فسوف تكون لديك اجتماعات مثمرة ووضوح أكبر بكثير لكل مهمة.
استيقظ مبكرًا
كما ينبغي أن تستيقظ باستمرار بين الساعة 5:00 و5:30 صباحًا. شخصيًا كنت أفعل ذلك بانتظام كأم عاملة، لكن الالتزام بهذا كمالكة أعمال أصبح غير منتظم.
بينما أستيقظ في هذا الوقت حتى أتمكن من إكمال روتيني الصباحي الكامل، والتواجد في مكتبي بحلول الساعة 7:00 صباحًا.
ضع جدولًا وحافظ عليه
كذلك عندما يبدأ يوم عملك في الساعة 7:00 صباحًا. يمكنك عادةً الانتهاء بين الساعة 5:30 و6:30 مساءً أو قبل ذلك ما لم يكن هناك طلب حساس للوقت يجب التعامل معه قبل الانتهاء من اليوم، وتلك طريقة أخرى من طرق إدارة الوقت للمستشارين المنفردين.
إنشاء قائمة مهام يومية
كما كانت هذه الممارسة من الركائز الأساسية بالنسبة لي كموظف. ولا تزال ممارسة يومية بالنسبة لي كرجل أعمال.
إن إنجاز ذلك سهل للغاية؛ حيث يستغرق الأمر 10 دقائق لإنشاء قوائم بالمهام العامة التالية: المهام العامة للشركة مثل الاتصال بإخصائي المزايا. أو مراجعة التقارير المالية. والمتطلبات التي يقدمها العميل، وأي مهام شخصية.
حافظ على تنظيم مساحة عملك
إن هذه الطريقة لا غنى عنها في إدارة الوقت للمستشارين المنفردين. كذلك لا داعي للقول إن مساحة العمل الفوضوية يمكن أن تؤدي إلى التأخير.
ومع ذلك أدرك أن الناس ينظمون بطرق مختلفة. لقد تعلمت مؤخرًا عن أنماط التنظيم المختلفة. وبينما أتبع أسلوب تنظيم “تقليدي” للفوضى البصرية البسيطة، أدركت أن الفوضى لدى شخص ما هي مساحة منظمة لدى شخص آخر. لذا أيًا كان أسلوبك فحافظ عليه حتى تتمكن من العثور على ما تحتاجه عندما تحتاج إليه.
كما ينبغي أن تجري أي مكالمات شخصية، مثل مواعيد الطبيب، بين الساعة 9 صباحًا و10 صباحًا فقط.
إن هذا ليس ممكنًا دائمًا، لكنني أجد أنه من خلال إجراء هذه المكالمات بمجرد فتح هذه الشركات (عادة حوالي الساعة 9 صباحًا) يمكنني حجز المواعيد بسرعة. إن إتمام المهام الشخصية الأخرى في الصباح الباكر يقلل أيضًا من فرص نسيانها.
إزالة الهاتف من مكتبك أو مكان عملك
وفي تلك الأيام التي يقترب فيها الموعد النهائي بسرعة (أو ربما في كل أيام الأسبوع) فإن إبقاء هاتفك بعيدًا عن مكتبك يمنع التشتيت. ويرسل إشارة إلى عقلك بأنك تخطط للعمل دون انقطاع. وكلها أمور محورية عندما نتحدث عن إدارة الوقت للمستشارين المنفردين.
كذلك يمكنك الاحتفاظ به في مكان قريب عند عدم رغبتك في تفويت مكالمة من مدرسة طفلك أو من أحد أفراد الأسرة المريض. في هذه الحالة شغّله على وضع التركيز أو عدم الإزعاج وعيّن أرقام هواتف مدرسة أطفالك كمكالمات يمكن أن ترن حتى عندما يكون هاتفك في وضع التركيز أو عدم الإزعاج.
افصل هاتفك عن الكمبيوتر المحمول
كما بدأت ألاحظ عدد المكالمات التي تدق على الكمبيوتر المحمول الخاص بي أثناء وجودي في اجتماعات أو عندما أعمل، لذلك فصلت هاتفي عن الكمبيوتر المحمول حتى لا يدق عبر الكمبيوتر المحمول الخاص بي، وهو أمر مزعج للغاية بالنسبة لي وربما بالنسبة لك أيضًا.
أوقف تشغيل جميع الإشعارات
إن كنت والدًا أو مربيًا مثلي فقد لا يكون ذلك ممكنًا. ولكن لا يزال بإمكانك وضع هاتفك في وضع التركيز أو عدم الإزعاج وتعيين أرقام هواتف مدرسة أطفالك أو أولياء أمورهم كمكالمات يمكن أن ترن حتى عندما يكون هاتفك في هذا الوضع.
كما يتعين عليك إزالة جميع المهام والأنشطة من تقويمك. وأرسل جميع المكالمات إلى البريد الصوتي (أو خدمة الرد على المكالمات) في أيام الموعد النهائي
نعلم أن أيام الموعد النهائي هي عندما نحتاج إلى إجراء تعديلات نهائية. أو عقد اجتماع سريع مع أحد المتعاونين أو الزملاء؛ لذا حافظ على جدولك الزمني خاليًا. واحظر جميع المكالمات غير الطارئة.
حظر وقت العمل المفضل لديك
كما يتعين حظر جميع الاجتماعات من الساعة 7 صباحًا حتى 12 ظهرًا ما لم يكن اجتماعًا متكررًا مجدولًا مسبقًا يجب أن أشارك فيه. بخلاف ذلك لا أجدول الاجتماعات أو السماح لأي شخص بجدولة الاجتماعات في تقويمي خلال ذلك الوقت. ما هو الوقت الأفضل لك؟ قرر واحظره.
فيما ينبغي أن تضبط تطبيق التقويم الخاص بك للسماح بإطار زمني لمدة ساعتين فقط للاستشارات المجانية. حيث ساعدني اتخاذ هذه الخطوة حقًا على التحكم في تقويمي وقد يساعدك أيضًا.
الأتمتة
إن أحد الأمور التي لا غنى عنها في إدارة الوقت للمستشارين المنفردين هو أهمية أتمتة بعض المهام المتكررة. نحن نعلم بالفعل عن الأتمتة القياسية مثل تلقي رسالة شكر فورًا بعد إجراء عملية شراء عبر الإنترنت أو تأكيد طلبك عبر الإنترنت.
كما يمكنك (ويجب عليك) إعداد أتمتة لعملك الاستشاري، مثل: إرسال بريد إلكتروني فورًا بعد أن يتصل بك شخص ما على موقع الويب الخاص بك.
تطبيق إدارة المشاريع
إن استخدام تطبيق إدارة المشاريع لإدارة مشاريعك أمر لا يحتاج إلى تفكير، ولكن فكر في كل الطرق لتوفير الوقت؛ للعثور بسرعة على المستندات التي تحتاجها.
وعليك أيضًا التواصل مع أحد أعضاء الفريق حول مهمة معينة، أو إعادة تعيين منتج قابل للتسليم. هناك أيضًا العديد من الأتمتة التي يمكن إنشاؤها لزيادة كفاءتك وتوفير الوقت الثمين.
استخدم نظام إدارة علاقات العملاء
في نهاية المطاف يمكن استخدام نظام إدارة علاقات العملاء لتحسين إدارة وقتك. إذ تم تصميمه للمساعدة على خدمة العملاء وتحسين الاحتفاظ بالعملاء وزيادة المبيعات والمزيد.
كما يمكنه أيضًا زيادة الإنتاجية؛ من خلال التأكد تلقائيًا من إرسال رسائل البريد الإلكتروني الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب، بمجرد إنشاء الأتمتة.
بقلم/ Patrice Davis
المقال الأصلي (هنـــــــــــــا).
