يدير الاجتماعات الفردية في كثير من الأحيان المديرون؛ حيث تتحول إلى التركيز على ما يشغل المدير نفسه، بدلًا من التركيز على الموظف. نظرًا لعدم القدرة على كيفية إدارة هذه الاجتماعات جيدًا. وبالتالي فهم غالبًا ما يعيدون إنتاج الممارسات غير الفعالة التي مروا بها هم أنفسهم.
إذا وجدت أسلوب مديرك في إدارة الاجتماعات الفردية تسبب لك في عدم الحصول على الدعم أو عدم الاستماع إليك؛ فيجب تبديل الكراسي وإعادة لطرح الأسئلة بما يجعلك في موضع قوة.
تصميم أسئلة الاجتماعات الفردية
وقد حدد الباحثون 28 سؤالًا رئيسًا داخل سبع فئات رئيسة لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من اجتماعاتك مع مديرك. يمكنك استخدامها أو تعديلها أو صياغتها بأسلوبك الخاص. استنادًا إلى أبحاث منشورة. بالإضافة إلى بيانات تم جمعها من 200 موظف حول المواضيع المهمة التي يجب طرحها في الاجتماعات الفردية.
أسئلة الإرشاد والدعم
يجب اعتماد هذه الأسئلة للحصول على دعم المدير في أي مهام أو مشاريع تواجه صعوبة فيها، أو للتعبير عن حاجتك إلى موارد أو مدخلات أو دعم إضافي. مثل:
-
هناك بعض التحديات والصعوبات، هل يمكنك اقتراح حلول حول كيفية التعامل معها بنجاح؟
تحديد الأولويات والتوقعات
كذلك، احرص على أن تكون أنت والمدير لديكما نفس التوقعات والمستهدفات. ذلك للتأكد من السير وفقًا للمسار الصحيح. أيضًا لا بد من تحديد المهام التي تحتاج إلى أكبر قدر من التركيز. ذلك من خلال الآتي:
-
هل يمكن أن تقترح كيفية ترتيب أولويات مهامي؟ وهل يمكن أن تشرح لي السبب؟
-
عند مراجعتك لعبء عملي، هل أتعامل مع المشاريع والمهام الصحيحة؟
-
هل أسير وفق الطريق الصحيح لتحقيق أهدافي وتوقعاتك من وجهة نظرك؟ وهل هناك حاجة لإعادة تركيز؟
الملاءمة والتوافق
أيضًا، من المهم أن تطرح أسئلة لفهم كيف يرتبط دورك بالأهداف الإستراتيجية الأوسع للمنظمة والطريقة التي يفكر بها قادتها بشأن المستقبل. من خلال طرح الأسئلة التالية:
-
- كيف يتوافق العمل الذي أقوم به أو التكليف الذي أعطيتني إياه مع الأهداف والإستراتيجية الكبرى؟
-
ما هي قائمة الأولويات الإستراتيجية للشركة؟
طلب الترقية
كما يجب أن تطلب من مديرك النصائح حول الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لتحقيقها. ذلك في حال دخول الاجتماع برؤية مبدئية حول أهدافك المهنية قصيرة وطويلة المدى. ذلك من خلال طرح الأسئة التالية:
- ما الذي يمكنني فعله للاستعداد لفرص أكبر؟
-
هل لديك أي أفكار حول كيفية تحسين نفسي وتطوير مهاراتي لأتوافق معها بشكل أفضل؟
-
ما الذي يجب أن أستهدفه كخطوة تالية في مسيرتي المهنية؟ ولماذا تنصح بهذا المسار؟
بناء علاقة جيدة بين الموظف والمدير من خلال الاجتماعات الفردية
تعتبر الاجتماعات الفردية فرصة جيدة لبناء علاقة جيدة مع المدير؛ لذا من المهم توجيه أسئلة مصممة خصيصا للتواصل على المستوى الشخصي. على أن تكون هذه الأسئلة في بداية الاجتماع أو نهايته.
-
كيف كان يومك؟
-
كيف تسير أمورك الشخصية؟ هل يسير كل شيء على ما يرام؟
-
ما الهوايات المفضلة لديك؟
-
هل لديك فضول تجاه معرفة أحوالي الشخصية؟
تقديم الدعم
أيضًا يحتاج المديرون إلى المساعدة والتشجيع والدعم لتحسين كفاءتهم وأدائهم؛ لذا يجب التفكير في الطرق التي يمكنك من خلالها مساعدة مديرك على تحقيق أهدافه وأداء دوره.
لذا حاول أن تتفهم كيفية تقديم الدعم لمديرك أيضًا تمامًا كما تتوقع من مديرك أن يدعمك. ما يزيد من فرص حصولك على ما تحتاجه من دعم. وهذا يتطلب طرح الأسئلة التالية:
-
ماذا تتضمن قائمة أولوياتك خلال الأسابيع القادمة؟ هل بإمكاني تقديم المساعدة لتنفيذها؟
-
في أي خطوة يمكنني أن أقدم لك المساعدة؟
-
هل هناك أي عقبة تقف أمام حصولك على قسط من الراحة أو تسبب لك الأرق ليلا يمكنني أن أساعدك في التعامل معا؟
كيفية استخدام هذه الأسئلة
يتعين على الموظف والمدير اختيار فئة أو فئتين للتركيز عليهما. في كل اجتماع فردي؛ حيث لا يمكن طرح جميع الأسئلة في كل اجتماع؛ لذا ستحتاج إلى التبديل بينها بمرور الوقت أو اختيار الأكثر أهمية في اللحظة الحالية.
وبالتالي، يجب اختيار الأسئلة بعناية وانتقائها دون الحاجة إلى طرحها جميعًا دفعة واحدة. كما يكفي أن تغطي جميع الفئات على المدى الطويل.
أيضًا لا تتردد في المتابعة استنادًا إلى ردود مديرك على أسئلتك؛ حيث إن المتابعة الجيدة غالبًا ما تكون ببساطة كلمة “لماذا؟”؛ ما يمنعك يمنحك رؤية أعمق حول الدوافع والافتراضات والصورة الكبرى وراء عملك اليومي.
المقال الأصلي: هارفارد بيزنس ريفيو
