نمثل مكاتب إدارة المشاريع (PMO) نظاما متعدد الاستخدامات حيث يمكنه أن يضطلع بمجموعة متنوعة من الأدوار. فما هي هذه الأدوار؟ وما الذي يمكن أن يجعل هذه المكاتب مفيدة في ريادة الأعمال؟
“رواد الأعمال” يكشف في السطور التالية كل ما هو مفيد حول أنواع مكاتب المشاريع، وأكثرها شيوعًا، وفقا لموقع “sciforma”.
ما هو مكتب إدارة المشاريع (PMO)؟
وفقًا لدليل هيئة إدارة المشروعات (PMBOK® Guide) – الإصدار الخامس – الصادر عن معهد إدارة المشاريع، فإن مكتب إدارة المشاريع هو: “هيكل إداري يوحّد العمليات الحوكمية المتعلقة بالمشروعات ويسهل تبادل الموارد والمنهجيات والأدوات والتقنيات.”
تتضمن بعض الأدوار الأكثر شيوعًا لمكتب إدارة المشاريع ما يلي:
- تحديد وتنفيذ عمليات إدارة محافظ المشاريع (PPM)
- اختيار أدوات وحلول إدارة محافظ المشاريع الاحترافية
- التحكم في وتنفيذ ومراقبة أداء ونتائج المشاريع
- تحديد مسار نحو إدارة المشاريع الاستراتيجية
- تحسين تخصيص واستخدام الموارد البشرية والمالية
- إنشاء بيئات عمل تعاونية
- تطوير معارف ومهارات وقدرات الموظفين
ومع ذلك، فإن هذه القائمة المختصرة للمهام والوظائف بعيدة كل البعد عن الشمولية. قد تشارك أنواع مختلفة من مكاتب الإدارة أيضًا في إدارة الابتكار، أو تحسين الإعفاءات الضريبية للأنشطة البحثية. أو مجالات مستهدفة أخرى كجزء من عملها. في الواقع، تعتمد مسؤوليات ووظيفة مكتب إدارة المشاريع حقًا على احتياجات وأهداف المنظمة التي يتم تنفيذه فيها.
تصنيف أنواع مكاتب المشاريع حسب النطاق
على الرغم من التنوع الهائل في مشهد هذا النوع من المكات، فإنه يمكن تمييزها وفقًا لنطاق ومدى سلطتها ومسؤولياتها. فيما يلي بعض أنواع المكاتب التي قد تصادفها أو ترغب في تنفيذها في مؤسستك.
<h3>مكاتب إدارة المشاريع النطاقية (Domain PMOs)
تدعم
هذه المكاتب النطاقية وتدير نشاط المشروع على مستوى وظيفة أو منطقة أو وحدة عمل محددة لتوفير إدارة محلية للمشاريع والموارد الرئيسية. ويمكن أيضًا إنشاؤها لتحقيق هدف أو قدرة محددة أو لدعم تطوير منتج معين.
كما تتولى هذه المكاتب هذه عادةً إدارة الموارد والطلب وتنفيذ المشاريع الشامل ضمن نطاقها. فيما تقوم المكاتب النطاقية منها بتخطيط ومراقبة وتتبع أداء المشاريع، مع التركيز على التميز التكتيكي والتشغيلي.
فيما يلي بعض الأمثلة على مكاتب إدارة المشاريع النطاقية:
-
- مكاتب إدارة تكنولوجيا المعلومات أو البنية التحتية: تساعد أقسام تكنولوجيا المعلومات على التعامل مع متطلبات الأعمال المستمرة. عادة ما تكون هذه المكاتب أكثر توجهاً نحو الأدوات.
- &
-
- lt;strong>مكاتب الإدارة الإدارية أو الوظيفية: تد
عم إدارة
-
- المشاريع على مستوى القسم أو خط الأعمال أو وحدة الأع
مال.
-
- <h3&
gt;مكاتب
- إدارة المشاريع المؤسسية (EPMOs)
يتزايد عدد الشركات والمؤسسات التي تدمج مكاتب إدارة المشاريع النطاقية المختلفة لديها في مكتب إدارة مشاريع مؤسسي واحد. الهدف هو جني الفوائد من كل من مكتب إدارة المشاريع المركزي (مما يتيح التنسيق المركزي) ومكتب إدارة المشاريع الموزع (مما يوفر استجابة على مستوى وحدة الأعمال).
اكتسب هذا النوع من مراكز إدارة المشاريع المتكاملة زخمًا على مدى السنوات القليلة الماضية. خاصة وأن التحول إلى سير العمل الرقمي يحفز الحاجة إلى المزيد من إدارة الموارد والتخطيط الاستراتيجي. كشف استطلاع حديث أجرته Gartner لقادة إدارة محافظ المشاريع أن المستجيبين كان لديهم متوسط تسعة مكاتب في مؤسساتهم. من الواضح أن هناك حاجة متزايدة لهيئة للإشراف على مكاتب إدارة المشاريع أو دمج وظائفها في نظام ديناميكي واحد.
نظرًا لكونها أكثر توجهًا نحو استراتيجية الأعمال، تسعى المكاتب الإدارية المؤسسية إلى تمكين التحول الرقمي والتحول إلى عقليات أكثر مرونة. كما أنها تدفع نحو مواءمة أنشطة المشاريع مع أهداف ونتائج الأعمال الاستراتيجية. في حين أن رعاية مكاتب إدارة المشاريع التجارية أو الوظيفية تذهب عمومًا إلى المدير المالي أو مدير العمليات. فإن هذه المكاتب المؤسسية غالبًا ما يكون لديها رعاة على مستوى الإدارة التنفيذية العليا.
مكاتب تحقيق الاستراتيجية (SRO)
يمكن وصف مكتب تحقيق الاستراتيجية بأنه مكتب إدارة مشاريع مؤسسي ناضج للغاية وموجه استراتيجيًا تجاوز حدود المراقبة التشغيلية وتحسين التنفيذ. وبذلك، يعيد مكتب تحقيق الاستراتيجية تركيز عمله على التنفيذ الناجح للاستراتيجية وإدارة التغيير الاستباقية.
ربما سمعت أو قرأت أن إنجاز مشاريعك بشكل صحيح لن يفيدك كثيرًا إذا كنت لا تقوم بالمشاريع الصحيحة. يمكن أن يكون هذا هو شعار مكتب تحقيق الاستراتيجية النموذجي.
كجزء من جهودها لتحقيق الرؤية الاستراتيجية للشركة من خلال تنفيذ المشروعات، تركز مكاتب تحقيق الاستراتيجية عمومًا على تحسين إدارة أفكار ومتطلبات المشاريع. الهدف هو ضمان اختيار وترتيب أولويات المبادرات المتوافقة مع الاستراتيجية، ثم دمجها في محافظ مشاريع ذات مغزى.
تتولى مكاتب تحقيق الاستراتيجية أيضًا مسؤولية ما يلي:
- التحسين المستمر لمحافظ مشاريع الشركة والمبادرات الاستراتيجية بناءً على البيانات والتحليلات
- جمع وتوحيد المعلومات الحديثة لتشكيل مناقشات وقرارات تحديد الأولويات
- تحديد وتنفيذ خرائط طريق ومقاييس تحقيق الاستراتيجية
- مشاركة الصورة العامة مع صانعي القرار التنفيذيين لدعم قادة المستوى التنفيذي في أنشطة التخطيط والمراقبة الاستراتيجية
- إجراء تقييمات منتظمة للمخاطر والحفاظ على سجل للمخاطر النشطة لتقليلها
- اتخاذ إجراءات في الوقت المناسب لحل أو تخفيف النزاعات التي قد تنشأ بسبب الاعتماد المتبادل بين المبادرات.
