من الحكمة أن ندرك أن الزمن يحكم حياتنا. وأن تقدير الوقت يفرض علينا كيف نتعامل مع مهامنا اليومية. ونخطط للأحداث. ونحقق الأهداف.
وعلى الرغم من أن هذه الحقيقة الواقعية قد تكون غير محسوسة بالنسبة للبعض، إلا أن كل مدير مشروع متمرس يدركها جيدًا.
يعتبر الوقت من أهم عوامل نجاح إدارة المشاريع. والمعروف أيضًا باسم نموذج القيود الثلاثية. والذي يشير إلى أنه من أجل الوصول بأي مشروع إلى خاتمة ناجحة، وتحقيق الأهداف الموضوعة له. منها نفقات وإيرادات المشروع. والعمليات والأنشطة.
كما يوفر تخطيط الوقت خلفية لإنجاز المشروع بشكل فعال. كما تعتبر ممارسة تقدير الوقت في صميمه لأن تقديرات الوقت تقود تصميم الجدول الزمني وتعطي هيكلًا للعديد من عمليات العمل.
ماذا يعني تقدير الوقت؟
يشير مصطلح ”تقدير الوقت“ إلى تقييم عدد الساعات اللازمة لإكمال مهمة أو سلسلة من المهام. كلما كان فهمك لتفاصيل العمل وفروقه الدقيقة أعمق، كلما كانت تقديرات الوقت التي يمكنك الحصول عليها أكثر دقة. لذلك، لتقييم حجم الوقت اللازم للمشروع ككل. وهذا يتطلب الآتي:
تحديد حجم العمل
وضع هيكل تفصيلي للعمل وإنشاء قائمة بالمهام لإنجاز المعالم الرئيسية للمشروع وإنجاز النواتج المهمة.
تحليل عدد الساعات
تحليل الأيام أو الأسابيع التي قد يستغرقها كل نشاط من أنشطة المشروع وجمع التقديرات الفردية للحصول على المجموع الكلي للوقت اللازم لإكمال المشروع.
دور “تقدير الوقت” في نجاح المشاريع
وأشارت الدراسة أن حوالي 50% فقط من المشاريع تم إنجازها في الوقت المحدد في ذلك العام. كما كشفت دراسات أجريت في عام 2018 أنه من بين 5402 من المتخصصين الدوليين الذين شملهم الاستطلاع. حيث رأى 25% منهم أن عدم تقدير الوقت الكافي هو السبب الرئيسي لفشل المشاريع الأخيرة في مؤسساتهم.
على الرغم من ذلك، أظهرت نتائج تحليل أقدم إلى حد ما أجرته شركة Gartner أن تجاوز الجدول الزمني ساهم في فشل مشاريع تكنولوجيا المعلومات الكبيرة التي تزيد ميزانياتها عن مليون دولار أمريكي في 28% من الحالات.
لذلك من المهم الأخذ في الاعتبار عوامل فعالة لتقدير الوقت. ومن بينها من الصعب دائمًا تحديد المواعيد النهائية والالتزام بها في المشاريع الضخمة والمعقدة.
أيضًا في بعض الأحيان قد تحدث التأخيرات بسبب تصرفات أطراف ثالثة أو عوامل بيئية خارجة عن سيطرتك المباشرة. في حين قد تكون نتيجة للتغيرات غير المتوقعة في نطاق المشروع (أي زحف النطاق) وسوء الخطط الأولية للمشروع.
وعلى الرغم من ذلك، فإن الإحصاءات المقدمة توضح أن عدم كفاية تقدير الوقت يزيد من مخاطر ضعف أداء المشروع والنتائج غير المرضية.
فوائد تقدير الوقت
تجنب التكاليف العالية
إن نجاح أي مشروع مرتبط بالعلاقة بين نطاق المشروع والموعد النهائي والميزانية مترابطة بشكل وثيق. وأن التغييرات في أحد هذه المعايير تؤدي حتمًا إلى تغييرات في المعايير الأخرى.
في حين أن كمية مهام المشروع تحدد مدة المشروع. حيث إن تقديرات الوقت والجداول الزمنية قد تحدد سعره الإجمالي إلى حد كبير.
الاستعداد لأي تصورات السلبية
غالبًا ما تحدد تقديرات الوقت نجاح المشاريع المخطط. حيث إن المواعيد النهائية تعكس قابلية تنفيذ المشروع.
تعد تقديرات الوقت والتكلفة بمثابة معيار للنجاح. كما أن التقديرات المعلنة قبل بدء العمل الفعلي في المشروع تشكل توقعات أصحاب المشاريع.
أيضًا إن أخطاء تقدير الوقت- خاصة عندما تؤثر بشدة على أداء فريقك الخاص، وكذلك على خطط وعمليات وأنشطة أصحاب المصلحة الأساسيين- قد تقلل من مصداقية المشروع وفرص نجاحه. حيث ينظر إليها الآخرون على أنها علامة ضعف مهني.
لذا، يمكن أن تؤثر هذه الأخطاء على إحساسك بالفعالية الذاتية الإدارية وعلاقاتك مع مختلف الأطراف المشاركة في إنجاز المشروع.
وجدير بالذكر أن تقدير الوقت يلعب دورًا مهمًا بشكل خاص في عملية تخطيط المشروع. حيث إنه يحمي من التأخيرات التي قد تؤدي إلى تجاوز التكاليف والتصورات السلبية لأصحاب المصلحة. ما يهدد القدرة على إكمال المشروع على المدى الطويل.
بالتالي من المهم إنشاء هيكل تفصيلي للعمل ومعلومات عن نطاق المشروع. بالإضافة إلى إجراء تحليل المخاطر الخارجية التي قد تتداخل مع تسليم النواتج المطلوبة في الوقت المناسب. وتحليل المخاطر الداخلية. والتي تتضمن تقديرات الميزانية التي يحتمل أن تكون غير دقيقة وآثارها المحتملة على الجدول الزمني للمشروع.
المقال الأصلي: من هنـا
