منذ أن فُرضت القيود للحد من انتشار وباء «كوفيد -19» في معظم بُلدان العالم أصبح الطلب على منصات الاجتماعات الافتراضية أكثر من أي وقت مضى، ويُعتبر Zoom من أشهر البرامج المُستخدمة لعقد الاجتماعات واللقاءات الافتراضية؛ إذ يتم استخدامه على نطاق واسع من قِبل الشركات والمؤسسات والمنظمات لاستضافة الاجتماعات مع الزملاء والعملاء عن بُعد، سواء انضموا من المنزل أو من أي بلد آخر، وفي هذا الصدد يُناقش موقع «رواد الأعمال» كيف يمكن تطوير اجتماعات زووم؟
يبدو أن الصيحة الجديدة في عالم التواصل الافتراضي أتت بشكل لم يخطر على البال، وفجأة أصبح الجميع يعتمد بشكل أساسي على برنامج Zoom لاستضافة الاجتماعات وعقد اللقاءات، سواء أفراد عاديين أو شركات أو منظمات أو حتى مؤسسات حكومية.
تطوير اجتماعات زووم
في الوقت الذي يبدو فيه أن الجميع يقضون جزءًا كبيرًا من يومهم في اجتماعات Zoom، نعلم أن معظم اللقاءات تُعاني من الفوضى والعشوائية في أفضل الأوقات، ومن هنا تظهر قلة الخبرة؛ حيث يُمكن أن يؤدي هذا إلى قضاء الكثير من الوقت غير المثمر في محاولة التعامل مع الفوضى السمعية البصرية بدلًا من المشاركة الإيجابية وإنجاز المزيد من المهام.
اقرأ أيضًا: هل يُمكن التغاضي عن تطوير الذات؟.. فرص وتحديات
لذا يجب على المديرين وأصحاب الأعمال أن يكونوا على دراية بالأدوات المتاحة، ليس هذا فقط بل من الضروري أيضًا معرفة الخطوات الرئيسية لمشاركة المحتوى من الصور ومقاطع الفيديو والملفات؛ ما يُسهم في إدارة الاجتماعات بشكل أكثر فاعلية عبر منصة الاجتماعات الافتراضية Zoom.
كيف يمكن تطوير اجتماعات زووم؟
إذا كنت تعتمد بشكل أساسي على منصة Zoom لاستضافة الاجتماعات وعقد اللقاءات فمن المهم أن تكون على دراية بجميع المميزات التي يوفرها برنامج زوم واستغلالها جيدًا، لكي تتمكن من تطوير الاجتماعات الخاصة بك، وهي كالتالي:
كُن مسؤولًا عن كل اجتماع
عندما يتعلق الأمر بإدارة الاجتماعات أو اللقاءات عبر الإنترنت من الجيد أن تكون مسؤولًا بشكل أساسي عن كل اجتماع يتم تنظيمه عبر منصة زوم؛ أي عناصر التحكم في الاجتماع مثل: زر الإخراج لطرد شخص ما من الاجتماع إذا لزم الأمر أو كتم صوت الميكروفون الخاص بأحد المشاركين، وهذه وصفة رائعة للتخلص من الفوضى والعشوائية التي تُعاني منها معظم الاجتماعات الافتراضية، خاصة إذا كان لديك مجموعة من الأشخاص في الاجتماع لا يعرفون ماذا يفعلون.
إنشاء اجتماعات متكررة
بالنسبة للاجتماعات المجدولة بانتظام يُتيح لك برنامج الاجتماعات الافتراضية Zoom إمكانية عقد اللقاءات المتكرر، ومن خلال هذه الميزة يُمكنك قفل جميع الإعدادات الخاصة بالاتصال التي تريدها مرة واحدة وجعلها في مكانها في كل مرة تلتقي فيها، أو استخدام نفس عنوان URL للانضمام في كل مرة.
اقرأ أيضًا: سلبيات المرونة في العمل.. عقبات تعطل الإنتاج
علاوة على ذلك إذا كنت تجتمع بفريق عملك عبر منصة زوم ولكن ليس وفقًا لجدول منتظم فمن الممكن أن يتم اختيار ميزة «بلا وقت محدد»، والتي تُتيح لك استخدام نفس الإعدادات ومُعرّف الاجتماع مرارًا وتكرارًا مع نفس المجموعة، وهذا الخيار شائع لدى المجموعات التعليمية التي تستخدم زوم كصف دراسي افتراضي.
معرفة الحاضرين في الغرفة
في معظم الأحيان يلجأ بعض رواد الأعمال وأصحاب الشركات إلى تنظيم بعض اللقاءات الإلزامية لمناقشة بعض الموضوعات المهمة التي تتعلق بالشركة، وهو ما يستلزم حضور طاقم العمل كاملًا، في نهاية اللقاء إذا كنت ترغب في معرفة الحاضرين يُمكنك الحصول على هذه المعلومات من قسم التقارير في البرنامج.
احصل على جلسة شرح تعاونية
بصفتك منظمًا أو مشاركًا في أحد اللقاءات الافتراضية من المحتمل أن تكون لديك بعض المعلومات المهمة التي ترغب في مشاركتها مع جميع الحاضرين؛ لذا يُتيح برنامج Zoom ميزة مشاركة الشاشة لمضيف المكالمة وعرض كل ما يظهر على الشاشة لأي شخص آخر في المكالمة.
بالإضافة إلى ذلك تُتيح أدوات التعليقات التوضيحية لجميع المشاركين في الاجتماع رسم وإبراز ما يظهر على الشاشة، وهو ما يُمكن أن يكون مفيدًا للغاية عند مناقشة المواد المرئية، مثل: النماذج بالأحجام الطبيعية وتصميمات الرسوم وما إلى ذلك.
اقرأ أيضًا:
مهارات مهمة لرواد الأعمال.. دليلك لتحقيق النجاح
كيف تعزز كفاءتك في العمل؟.. طرق مهمة لزيادة الإنتاج
ما توفره ريادة الأعمال من مميزات.. المجال الأقوى لنمو الاقتصادات
أفضل بدائل واتساب.. هجرة عالمية
تنظيم وقت العمل بصفة شهرية.. استراتيجية مهمة لزيادة الإنتاجية
