أصبحت الاجتماعات عنصرًا أساسيًا في بيئة العمل الحديثة، لكنها في كثير من الأحيان تستهلك وقتًا طويلًا دون تحقيق نتائج واضحة. يشعر العديد من الموظفين والمديرين بأنهم محمّلون باجتماعات متكررة وغير ضرورية، مما ينعكس سلبًا على إنتاجيتهم وتركيزهم على المهام الأساسية.
وفقًا لتقرير نشره موقع “رواد الأعمال“، يمكن تقليل عدد الاجتماعات بنسبة تصل إلى 50% دون التأثير على سير العمل أو التواصل داخل الفرق، وذلك عبر تحليل أسباب تضخم الاجتماعات واعتماد حلول مبتكرة. سنستعرض في هذا التقرير استراتيجيات فعالة لإدارة الوقت، وتعزيز الكفاءة، وتبسيط العمليات داخل المؤسسات، استنادًا إلى توصيات موقع Fast Company.
كيف تلغي 50% من اجتماعاتك؟
إليك كيف يجب أن تفكر الشركات في تقليل الوقت الضائع في الاجتماعات:
قيّم جميع اجتماعاتك وألغِ جميع اجتماعات تحديث الحالة:
ليست هناك حاجة لعقد اجتماعات متعددة مدتها 30 دقيقة أسبوعًا بعد أسبوع عندما يمكن للتحديثات الكتابية البسيطة من خلال أدوات مثل روك أن تحل وتفعل كل ما يفعله اجتماع تحديث الحالة.
عند جدولة اجتماع أسبوعي لمتابعة سير العمل، من الأفضل تقليل مدته تدريجيًا حتى يصبح أكثر كفاءة وأقل استهلاكًا للوقت. قد تندهش من مدى سهولة الاستغناء عنه أو تقليصه دون التأثير على الإنتاجية. يمكن تقليل اجتماع مدته ساعة إلى ثلاثين دقيقة، ثم إلى خمس عشرة دقيقة فقط.
بدلًا من عقد الاجتماعات التقليدية، يمكن تبني وسائل تواصل غير متزامنة لنقل المعلومات بفعالية. على سبيل المثال، يمكن مشاركة التحديثات عبر فيديوهات قصيرة باستخدام أدوات مثل Loom، أو إرسال رسائل صوتية عبر Rock. كذلك، يمكن تنظيم تحديثات الحالة من خلال أدوات إدارة المشاريع، بحيث يقوم مدراء الفرق في بداية كل أسبوع بإنشاء موضوعات أو مهام يستطيع أعضاء الفريق تحديثها بشكل دوري. عند ظهور أي مشكلات أو استفسارات، يمكن معالجتها لاحقًا بشكل غير متزامن، مما يقلل من الحاجة إلى الاجتماعات المتكررة.
من المهم تخصيص الاجتماعات المباشرة فقط للمناقشات الجوهرية والمعقدة، مثل جلسات العصف الذهني أو الاجتماعات الفردية، والتي يصعب إدارتها عبر وسائل الاتصال غير المتزامنة. إن التخلص من إرهاق اجتماعات الفيديو ليس مجرد تحسين للإنتاجية، بل هو ضرورة لتوفير بيئة عمل أكثر راحة وفعالية. إن إضاعة ساعات طويلة في اجتماعات غير ضرورية قد يكلف الشركات أموالًا ويؤثر سلبًا على معنويات الموظفين. لذا، فإن إعادة تقييم طرق التواصل والعمل يمكن أن تؤدي إلى نتائج مذهلة، حيث يتمكن الفريق من تحقيق المزيد بوقت وجهد أقل.
نصائح لإلغاء 50% من اجتماعاتك
قيّم ضرورة كل اجتماع
قبل تحديد أي اجتماع، اسأل نفسك: “هل هذا الاجتماع ضروري؟” إذا كان الهدف يمكن تحقيقه عبر بريد إلكتروني أو منصة تعاونية، ففكر في إلغاء الاجتماع.
حدد جدول أعمال واضح
إذا كان الاجتماع ضروريًا، تأكد من وجود جدول أعمال محدد وواضح. هذا يساعد على التركيز وتجنب الخروج عن الموضوع. ما يقلل من الحاجة إلى اجتماعات متابعة.
حدد وقتًا محددًا
ضع وقتًا محددًا للاجتماع والتزم به. الاجتماعات القصيرة تكون عادة أكثر إنتاجية وتقلل من إهدار الوقت.
قلّص عدد المشاركين
ادعُ فقط الأشخاص الضروريين للاجتماع. كلما قل عدد المشاركين، زادت فعالية الاجتماع وقلت الحاجة إلى اجتماعات إضافية.
استخدم أدوات التواصل الفعّال
استفد من أدوات مثل Slack أو Microsoft Teams أو حتى البريد الإلكتروني للتواصل السريع بدلًا من عقد اجتماعات طويلة.
ألغِ الاجتماعات المتكررة غير الضرورية
قم بمراجعة دورية للاجتماعات الدورية (مثل الاجتماعات الأسبوعية). إذا لم تعد تضيف قيمة، ففكر في إلغائها أو تقليل تكرارها.
شجّع ثقافة العمل الفعّال
شجّع فريقك على التركيز على النتائج بدلًا من الاجتماعات. قدّم بدائل مثل تقارير سريعة أو مناقشات عبر المنصات الرقمية.
استخدم تقنيات إدارة المشاريع
استخدم أدوات مثل Trello أو Asana لتتبع المهام والتقدم دون الحاجة إلى اجتماعات متكررة.
تعلّم قول “لا” للاجتماعات غير الضرورية
إذا كنت تعتقد أن الاجتماع لن يكون مفيدًا، فلا تتردد في الاعتذار أو اقتراح بديل أكثر فعالية.
قيّم النتائج بعد كل اجتماع
بعد انتهاء الاجتماع، قيّم ما إذا تم تحقيق الأهداف. إذا لم يكن الاجتماع فعّالًا، ففكر في طرق أفضل لتحقيق نفس النتائج في المستقبل.
