يعد قياس نضج المشاريع، أداة أساسية لضمان نجاح المؤسسات في تحقيق أهدافها بكفاءة وفاعلية، كما يشير إلى مدى تقدم اعتماد وتنفيذ ممارسات إدارة المشاريع بأفضل المعايير العالمية.
نستعرض في مجلة “رواد الأعمال” تحليل مستوى نضج المشاريع في المؤسسة من خلال تقييم الأبعاد الرئيسة التي تؤثر على الأداء، مثل: التخطيط، والتنفيذ، وإدارة المخاطر، والرقابة.
من خلال قياس هذه المعايير، يمكن للمؤسسة تحديد النقاط القوية ومجالات التحسين؛ ما يسهم في تعزيز القدرة على إدارة المشاريع على نحو أكثر استدامة وتحقيق نتائج ملموسة على المدى الطويل.
نموذج نضج إدارة المشاريع
نموذج نضج إدارة المشروع، عبارة عن مصفوفة توضح كيفية تطور عملية إدارة مشروع الشركة بمرور الوقت. مثلما تتغير الشركة مع توسعها، فمن الضروري أن يتم تعديل أسلوب إدارة مشروعك أيضًا. الفكرة هي أن المنظمة لا تنمو عشوائيًا، لكن بهدف.
الغرض من نموذج نضج إدارة المشاريع التنظيمية هو تزويد القيادة بمبادئ توجيهية للخطوات التي يمكنهم اتخاذها للتحسين.
عند وضعه على نحو مرئي، يبدو PMMM كمصفوفة بها خمسة أعمدة تشير إلى مستويات النضج، و10 صفوف للأسفل للإشارة إلى مجالات المعرفة.
5 مستويات لقياس نضج المشاريع
تمثل هذه المستويات الخمسة لنضج إدارة المشاريع جميع مراحل النضج التي يمكن أن تكون فيها الشركة. من الممكن أن تكون المنظمة في مستويات نضج مختلفة بمجالات المعرفة المتنوعة. يشبه ذلك مقياس التدرج أو مراجعة أداء الموظف.
المستوى الأول: العملية الأولية
خلال هذا المستوى، يكون لدى المنظمة عدد قليل جدًا من عمليات إدارة المشاريع في مكانها. على الأرجح، تنفذ المهام عشوائيًا ومن الصعب التنبؤ بالنجاح المستقبلي؛ لأن كل شيء يتم فرديًا.
قد تستخدم فرق مختلفة عمليات متنوعة لإدارة المشاريع؛ ما يؤدي إلى عدم وجود مساءلة وتماسك بين الفرق.
هناك توثيق قليل جدًا (إن وجد)، ويتم جمع المقاييس فقط عند الحاجة؛ لأن فرق المشروع لا تقيس ذلك، لذا لا توجد طريقة لتقييم نجاح المشروع.
العمليات الأولية ليست بالضرورة مرحلة سيئة لتكون فيها، ويجب أن تبدأ جميع الفرق من مكان ما. الاستنتاج الرئيس في هذه المرحلة هو أن تكون على دراية بعدم وجود العمليات والتوثيق، حتى تتمكن من العمل مع فريقك لتطويرها.
المستوى الثاني: المعايير المنظمة
في هذا المستوى، تنفذ المنظمة إدارة المشاريع الأساسية، ولكن فقط للمشاريع الفردية. وهذا يعني أنه قد تكون هناك مناهج مختلفة لإدارة المشاريع قيد الاستخدام في جميع أنحاء المنظمة.
على سبيل المثال، قد ينظم فريق التسويق مشاريعه بشكل مختلف عن فريق المبيعات. وعندما تحتاج المبيعات والتسويق إلى التعاون، يتسبب هذا الانفصال في الاحتكاك بين الفريقين.
نظرًا لعدم وجود ممارسات شاملة لإدارة المشاريع في المنظمة، يعتمد نجاح جميع المشاريع على مديري المشاريع الأفراد والفرق العاملة في تلك المشاريع. ويتم تتبع المقاييس فقط بالطريقة الأساسية لضمان نجاح المشروع الحالي.
إذا كان فريقك في هذا المستوى، فأنت على الطريق الصحيح. وتقوم بتوحيد عمليات إدارة المشاريع الخاصة بك على مستوى الفريق. الآن، يمكنك التركيز على إنشاء ممارسات موحدة في جميع أنحاء الشركة لتعزيز المزيد من التعاون بين الوظائف.
المستوى الثالث: المعايير التنظيمية والعمليات المؤسسية
في هذا المستوى من النضج، يجب أن يكون لدى المنظمة نظام إدارة مشاريع محدد جيدًا وهو موحد في جميع أنحاء المنظمة، ويشار إليه أحيانًا باسم مكتب إدارة المشاريع.
وتشارك الإدارة بانتظام في تنفيذ عمليات جديدة، بما في ذلك تنفيذ إدارة التغيير عند الضرورة لتحديث أو تعديل عمليات إدارة المشاريع على مستوى المنظمة. لإنشاء خط الأساس، وليس للتخطيط الاستراتيجي.
التوثيق في هذه المرحلة مهم، وهناك عمليات ومعلومات تحدد بوضوح كيف تبدو العمليات التجارية القياسية. في حالة حدوث حالة طوارئ حاسمة للأعمال، هناك خطط طوارئ واضحة في مكانها لمنع فشل الأعمال تمامًا.
المستوى الرابع: العمليات المُدارة
في هذه المرحلة، تعرض مؤسستك جميع خصائص المستوى الثالث وتدفعها إلى أبعد من ذلك بقليل. تتميز المنظمة في مستوى العمليات المُدارة بوجود عمليات ووثائق واضحة لإدارة المشاريع.
يدمج قادة المشاريع عمليات إدارة المشاريع القياسية بانتظام في جميع أنظمة المؤسسة. خلال هذه المرحلة، تبدأ الإدارة بانتظام مراقبة المقاييس والنظر في الأداء السابق لاتخاذ قرارات للمشاريع المستقبلية.
في المستوى الرابع، تتمتع الإدارة بفهم واضح لكيفية تحقيق نجاح المشروع. بناءً على التجارب السابقة والتوثيق والمقاييس الحالية، يمكنهم اتخاذ قرارات مستنيرة لضمان إعداد المشاريع المستقبلية للنجاح.
المستوى الخامس: تحسين العملية
بمجرد أن تصل المنظمة إلى هذا المستوى من نضج إدارة المشاريع، يمكنها البدء في تحسين عملياتها بالكامل لتناسب احتياجاتها على نحو أفضل. إن أحد المؤشرات الرئيسة لهذه المرحلة هو التحسين المستمر.
فالتحسين المستمر هو عملية تكييف عملياتك في محاولة للحفاظ على الكفاءة والإنتاجية. ودمج المنظمات الناضجة تقنيات التحسين المستمر في عمليات إدارة المشاريع الخاصة بها.
لا يقتصر الأمر على أن فريقك يقدم تقارير منتظمة عن المقاييس، بل تستخدم أيضًا هذه المقاييس لإنشاء خطة استراتيجية للمضي قدمًا. بينما تراجع المنظمات في المستوى الرابع، المقاييس لاتخاذ قرارات تجارية رئيسة، في حين تحسن الشركات في المستوى الخامس أيضًا العمليات التجارية بنشاط.
فوائد استخدام نموذج نضج إدارة المشاريع
إذا كنت ترغب في رؤية تحسن في أداء عملك، فإن تحسين عمليات إدارة المشروع الخاص بك يعد خطوة جيدة يجب اتخاذها.
فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل هذا مفيدًا لمؤسستك.
تشجيع قابلية التوسع
إحدى الفوائد الرئيسة لاستخدام نموذج نضج إدارة المشروع لتحليل عمليات إدارة المشروع الحالية لديك هي إنشاء أساس متين للنمو.
يساعد إنشاء عمليات واضحة لإدارة المشروع على منح فريقك الإطار الذي تحتاجه لقياس أداء المشروع ونجاحه بوضوح، عندما يبدأ فريقك في النمو، من خلال إعادة تقييم ما إذا كان أسلوب إدارة المشروع في مؤسستك سيناسب حجم الفريق لديك أم لا.
ولهذا السبب يعد التحسين المستمر جانبًا رئيسًا للمستوى الخامس، فهو يمنح فريقك قدرة العثور على أفضل ما يناسبهم مع تحول الفريق ونموه.
تقليل سوء الفهم
عندما تضع مؤسستك نموذجًا قياسيًا لإدارة المشاريع، يكون لدى كل فرد في فريقك جميع الأدوات المشتركة واللغة اللازمة للتواصل بفاعلية.
على سبيل المثال، إذا كان فريقك يستخدم بحرًا من التطبيقات مثل Slack وDropbox وGoogle Drive والبريد الإلكتروني، فقد يكون من الصعب معرفة المصدر الحقيقي للحقيقة. ولكن عندما يكون كل شيء موحدًا ويستخدم الجميع نفس العمليات، فلن يضطر فريقك إلى القلق كثيرًا بشأن فقدان الملفات والمستندات. كما يعرف كل عضو في الفريق بالضبط مكان العثور على المعلومات التي يحتاجها.
زيادة أداء الأعمال
عندما يكون لدى فريقك هيكل موحد لإدارة عملهم، فلا داعي للقلق بشأن كيفية التواصل. يمكنهم فقط التركيز على المهم، وهو القيام بالعمل.
وهذا يوفر الوقت، ويمكن فريقك من إنجاز العمل الهادف الذي يساعد شركتك على النمو، بدلًا من القيام بأعمال أخرى كفك رموز سلاسل رسائل البريد الإلكتروني ومطاردة الموافقات.
