دراسة جدوى مشروع مكتب تنظيم الفعاليات.. المجال الأكثر نموًا عالميًا

يتطلع الأفراد أو الشركات أو حتى المنظمات، في كثير من الأحيان، إلى تنظيم فعالية لزيادة الوعي بالعلامة التجارية، أو تحسين ثقافة الشركة؛ أو حفل لمجرد الترفيه عن الموظفين، أو الترويج لمنتج ما، ودائمًا ما يُفضلون ترك هذا الأمر لشركات إدارة وتنظيم الأحداث الرائدة لمساعدتهم في التخطيط لها جميعًا، ونظرًا لأهمية هذه الشركات الرائدة وما تلعبه من دور كبير في تنظيم الفعاليات يُفكر من يطمحون لدخول عالم ريدة الأعمال في تأسيس مشروع مكتب تنظيم الفعاليات.

بطبيعة الحال يُمكن أن يكون تنظيم حدث ما عملية مرهقة حتى بالنسبة لذوي الخبرة، والحدث المخطط جيدًا دائمًا ما يكون ناجحًا، ويبدو أن هذا هو السبب في أنهم يبدؤون في التخطيط لإسناد المهمة إلى الشركات أو المكاتب المتخصصة في هذا الشأن، وهو الأمر الذي يجعل مشروع مكتب تنظيم الفعاليات من أكثر المشاريع الناجحة والمربحة على الإطلاق، ولا يقل أهمية عن باقي المشاريع التجارية الأخرى.

فهرس المحتوي

مشروع مكتب تنظيم الفعاليات

يبلغ إجمالي حجم السوق الحالي لتنظيم الاجتماعات والفعاليات نحو أكثر من 1.2 تريليون دولار أمريكي؛ حيث من المتوقع أن يُحقق هذا السوق العالمي نموًا بنسبة 7% ليصل تقريبًا إلى 1.8 تريليون دولار أمريكي في عام 2023، ومن المتوقع أيضًا أن يشهد سوق الاجتماعات والفعاليات الأوروبية أعلى معدل نمو بعد COVID-19 بحوالي 6-7%، وستشهد منطقة آسيا والمحيط الهادئ وأمريكا اللاتينية ومنطقة البحر الكاريبي معدل نمو منخفضًا بنسبة 4-5 بالمائة، ويُعتبر النمو الاقتصادي العالمي هو المحرك الرئيسي لسوق تنظيم الاجتماعات، إذًا يُمكننا القول إن مجال تنظيم الفعاليات والأحداث يُعد واحدًا من أهم المجالات على مستوى العالم.

تدور فكرة مشروع مكتب تنظيم الفعاليات حول تأسيس مكتب متخصص لتنظيم المؤتمرات والفعاليات والاحتفالات المحلية منها والعالمية؛ حيث يهتم المكتب بكل تفاصيل الفعالية؛ بداية من اختيار المكان ودعوة الحضور واختيار الطعام والديكور المناسب والاهتمام بالموسيقى وتقديم هدايا للحضور إذا استدعى الأمر ذلك، كما سيتطلب الأمر القيام بالبحث والتنقيب وجمع المعلومات الممكنة واللازمة غالبًا دون مساعدة من صاحب الحدث أو الفعالية.

ويستهدف مشروع مكتب تنظيم الفعاليات قطاع الشركات والفنادق والجامعات والصحف والمجلات، إضافة إلى الأفراد الراغبين في الترويج لمنتج ما، بالإضافة إلى الهيئات الحكومية والرسمية، وهيئات العلوم والبحوث وشركات البناء والعقارات وشركات الاتصالات والمعلومات.

يُوفر مشروع مكتب تنظيم الفعاليات العديد من الخدمات للشركات والمنظمات وكذلك الأفراد، مثل: خدمة توفير القاعات وحجز الفنادق للراغبين في قضاء شهر العسل بها، وخدمة الاتفاق مع إدارة القاعة على أنواع المأكولات والمشروبات التي ستقدم للحضور وغيرها من الأمور الأخرى، إذًا لو كنت تمتلك خبرة كافية في مجال تنظيم الأحداث والمؤتمرات وتطمح في الدخول إلى هذا العالم يرصد موقع «رواد الأعمال» دراسة جدوى مكتب تنظيم الفعاليات.

دراسة جدوى مشروع مكتب تنظيم الفعاليات

تقوم هذه الدراسة بتحديد الموقع والمكان المناسب لتنفيذ مشروع مكتب تنظيم الفعاليات، ورصد العقبات المحتملة أمام عملية التنفيذ، كما ترصد أيضًا حجم التمويل المطلوب الذي ستحتاجه لبدء المشروع، والاستراتيجيات التسويقية المناسبة التي يُمكن أن تساعد في نجاحه، وهذه الدراسة على النحو التالي:

أولًا: موقع ومكان المشروع

تُعتبر عملية اختيار الموقع والمكان المناسب إحدى أهم الخطوات التي يجب التركيز عليها؛ حيث لا بد من تأسيس المكتب في أرقى أحياء العاصمة أو المدن الكبرى التي يتواجد فيها أغلب العملاء المستهدفين، وبالطبع لا ننصح ابدًا بتنفيذ المشروع في المناطق والأحياء الشعبية؛ لأنها لا تتناسب مع طبيعة الخدمة التي يُقدمها المشروع.

لذا؛ يُمكن لصاحب مشروع مكتب تنظيم الفعاليات استئجار شقة في إحدى مدن العاصمة التي يتردد عليها أصحاب الشركات ورجال الأعمال ومديرو ومسؤولو المنظمات والمؤسسات، أما بالنسبة لمساحة المشروع يُفضل ألا تقل عن 120 مترًا مربعًا، بالإضافة إلى مخرن لا يقل عن 70 مترًا مربعًا لكي يستوعب الأجهزة والمعدات الصوتية.

ثانيًا: التجهيزات المطلوبة

يحتاج مشروع مكتب تنظيم الفعاليات إلى العديد من التجهيزات المهمة التي يجب أن تعكس الاحترافية التي تتميز بها الشركة، مثل: الديكورات وأماكن الاستقبال ومنظومة الكهرباء والمياه، وغيرها من التجهيزات الأخرى.

الترقيم	التجهيزات المطلوبة	الاستخدام
1	8 مكاتب إدارية و10 كراسي	لا بد من توفير 8 مكاتب إدارية مدعمة بـ 10 كراسي، على أن يتم تخصيص مكتب و3 كراسي لمدير المشروع و5 مكاتب للموظفين المتخصصين في إدارة وتنظيم الفعاليات والأحداث، ومكتب لمسؤول التسويق، وآخر للسكرتيرة.
2	8 أجهزة كمبيوتر محمولة	يجب توفير 8 أجهزة كمبيوتر محمولة لمدير المشروع وفريق العمل؛ حتى يتمكنوا من ممارسة المهام الوظيفية المطلوبة لنجاح المشروع، والقدرة على التواصل من العملاء ومسؤولي الأماكن التي ستقام فيها الأحداث والفعاليات.
3	شبكة إنترنت عالية السرعة	يحتاج المشروع إلى شبكة إنترنت عالية السرعة حتى لا تتعطل عمليات التواصل، سواء كانت مع العملاء أو مسؤولي النوادي والفنادق والمؤسسات، إضافة إلى ممارسة الأعمال التسويقية بفعالية.
4	3 تكييفات كهربائية	يجب توفير 3 تكييفات لتوزيع الهواء البارد في جميع أنحاء المكتب؛ حتى يشعر الموظفون بالراحة والقدرة على مواصلة العمل بكفاءة عالية.
5	شبكة كاميرات مراقبة	لا بد من تركيب شبكة كاميرات مراقبة داخل وخارج المكتب؛ لرصد الحركة والأفعال التي تتم بين الموظفين والاطمئنان على سير العمل، إلى جانب حماية المكتب من الانتهاكات والاعتداءات التي قد يتعرض لها المشروع.
6	طاولة اجتماعات مجهزة بـ12 كرسيًا	يجب توفير طاولة كبيرة مجهزة بـ12 كرسيًا لعقد الاجتماعات بين مدير المشروع وفريق العمل لتنسيق الأعمال فيما بينهم ووضع الخطط التنفيذية للفعاليات أو الأحداث المزمع إقامتها.
7	تجهيزات أخرى	تتمثل التجهيزات الأخرى في الدهانات والديكورات وتركيب السيراميك في الأرضيات، بالإضافة إلى تركيب منظومة إضاءة عالية الجودة، وأدوات البوفيه لإعداد المشروبات، وما إلى ذلك.

ثالثًا: المعدات والإمكانيات

الترقيم	المعدات والإمكانيات	الاستخدام
1	مكبرات صوت	يجب توفير عدد كافٍ من مكبرات الصوت والميكروفونات التي تُستخدم في تنظيم الفعاليات والأحداث الكُبرى التي تحتوي على متحدثين ونقاشات مطولة.
2	أجهزة ترجمة فورية	لا بد من توفير عدد كافٍ من أجهزة الترجمة الفورية لاستخدامها في تنظيم الفعاليات والأحداث الكبرى التي تضم شخصيات من جنسيات مختلفة؛ لمساعدتهم في الإلمام بكل موضوعات الفعالية.
3	شبكة اتصالات	يحتاج مشروع مكتب تنظيم الفعاليات إلى توفير شبكة اتصالات خارجية ومتنقلة يستخدمها فريق العمل الذي يتولى مسؤولية تنظيم الفعاليات للقدرة على التواصل فيما بينهم.
4	سيارة ميكروباص	يُفضل توفير سيارة ميكروباص لنقل فريق العمل إلى الأماكن التي سيقام فيها الفعالية أو الحدث.
5	سيارة نقل	يجب توفير سيارة نقل خاصة لنقل أجهزة مكبرات الصوت والأجهزة الأخرى إلى أماكن تنفيذ الفعالية وتنظيم الأحداث.
6	جهاز العرض البصري	يُستخدم جهاز العرض البصري في بعض الفعاليات أو الأحداث التي تحتاج إلى عرض بعض الشرائح أو الخطط التي تتعلق بموضوع الفعالية.
7	شاشة عرض مقاس 55 بوصة	تُستخدم شاشة العرض في عملية تنظيم الفعاليات، سواء بهدف التصوير أو ربطها بشبكة كاميرات لرصد الحركة بين الحاضرين داخل قاعة المؤتمر أو الفعالية.

رابعًا: العمالة المطلوبة

يحتاج مشروع مكتب تنظيم الفعاليات إلى اختيار فريق عمل يضم 5 شباب من خريجي الجامعات لديهم خبرة عالية واحترافية كبيرة في مجال تنظيم الفعاليات والمؤتمرات والمنتديات المحلية منها والعالمية؛ لكي يتمكنوا من تنفيذ المؤتمرات وتنظيم الفعاليات بكفاءة عالية تعكس احترافية الشركة، كما لا بد من توظيف متخصص في مجال الدعاية والإعلان لكي يتولى مسؤولية التسويق للمشروع وجذب المزيد من العملاء، إضافة إلى تعيين سكرتيرة لاستقبال العملاء والرد على المكالمات الواردة والتواصل مع العملاء.

فضلًا عن تخصيص عامل نظافة ليكون مسؤولًا عن تنظيف المكتب. ويُفضل أن يتولى صاحب المشروع مسؤولية إدارة المكتب ومتابعة تنفيذ الأعمال والمهام المطلوبة.

خامسًا: التسويق للمشروع

لا نبالغ إذا قلنا إن نجاح مشروع مكتب تنظيم الفعاليات من عدمه يتوقف على مدى قوة الاستراتيجيات التسويقية التي يتم وضعها ضمن الخطط التنفيذية، وفي ظل التطور المتسارع الذي تشهده شبكة الإنترنت يومًا تلو الآخر أصبحت العمليات التسويقية أسهل من أي وقت مضى ولا تحتاج إلى رصد ميزانيات ضخمة لتنفيذها.

لذلك؛ يُمكنك التسويق للمشروع عن طريق شبكة الإنترنت خاصة منصات التواصل الاجتماعي، مثل: فيسبوك وتويتر وإنستجرام وسناب شات ولينكد إن؛ للوصول إلى أكبر قدر ممكن من العملاء المستهدفين.

ويُمكن التسويق لمشروع مكتب تنظيم الفعاليات أيضًا من خلال الإعلان عبر اللوحات الإعلانية المُضيئة المنتشرة على الطرق السريعة والمحاور الرئيسية، كما يُمكن طباعة كميات كبيرة من الكروت الدعائية التي تحمل اسم المشروع ووسائل التواصل الخاصة والبدء في توزيعها على العملاء والجمهور المستهدف.

سادسًا: التكلفة المتوقعة للمشروع

الترقيم	التجهيزات والمعدات	التكلفة المتوقعة
1	مكان المشروع والمخزن	تتراوح تكلفة إيجار مقر مشروع مكتب تنظيم الفعاليات بمساحة 120 مترًا مربعًا في إحدى مدن العاصمة، ما بين 1100 و1250 دولارًا شهريًا، بينما تتراوح تكلفة إيجار المخزن بمساحة 70 مترًا مربعًا من 450 إلى 560 دولارًا شهريًا.
2	8 مكاتب إدارية و10 كراسي	تتراوح تكلفة شراء 8 مكاتب إدارية و10 كراسي ما بين 1360 و1420 دولارًا.
3	8 أجهزة كمبيوتر محمولة	تتراوح تكلفة 8 أجهزة كمبيوتر محمولة من 2270 إلى 2485 دولارًا.
4	شبكة إنترنت عالية السرعة	تتراوح تكلفة اشتراك شبكة إنترنت عالية السرعة ما بين 115 و124 دولارًا شهريًا.
5	3 تكييفات كهربائية	تتراوح تكلفة شراء وتركيب 3 تكييف كهربائي من 950 إلى 1125 دولارًا.
6	شبكة كاميرات مراقبة	تتراوح تكلفة شراء وتركيب شبكة كاميرات مراقبة، ما بين 640 و710 دولارات.
7	طاولة اجتماعات مجهزة بـ12 كرسيًا	تتراوح تكلفة شراء طاولة اجتماعات مجهزة بـ12 كرسيًا 565 و700 دولار.
8	تجهيزات أخرى	تتراوح تكلفة التجهيزات الأخرى التي تتمثل في منظومة الكهرباء والمياه والدهانات والسيراميك للأرضيات وأدوات بوفيه وغيرها، من 1730 إلى 2220 دولارًا.
9	مكبرات صوت	تتراوح تكلفة شراء مكبرات الصوت، والتي تتمثل في 8 وحدات للتحكم في دمج القنوات، وجهاز تشغيل الملفات الصوتية، وأقراص الفيديو الرقمية، ومقاطع الفيديو، و5 وحدات لتغيير الأقراص المدمجة وجهاز ضبط مكبرات الصوت وميكروفونات لاسلكية محمولة وميكروفونات لاسلكية تُثبت على الملابس وجهاز دمج الأصوات وميكروفون آلي ومعالج الأصوات الرقمي ومكبرات صوت متنقلة وغيرها، ما بين 3750 و4240 دولارًا.
10	أجهزة ترجمة فورية	تتراوح تكلفة شراء أجهزة الترجمة الفورية ما بين 1460 و1570 دولارًا.
11	شبكة اتصالات	تتراوح تكلفة شبكة الاتصالات من 734 إلى 810 دولارات.
12	سيارة ميكروباص	تتراوح تكلفة شراء سيارة ميكروباص استعمال متوسط ما بين 18.000 و22.000 دولار.
13	سيارة نقل	تتراوح تكلفة شراء سيارة نقل بحالة متوسطة من 15.000 إلى 17.450 دولار.
14	جهاز العرض البصري	تتراوح تكلفة شراء جهاز العرض البصري ما بين 498 و590 دولارًا.
15	شاشة عرض مقاس 55 بوصة	تتراوح تكلفة شراء شاشة عرض مقاس 55 بوصة ماركة LG من 548 إلى 615 دولارًا.
16	العمالة	تتراوح تكلفة أجور 5 شباب لديهم خبرة في تنظيم الفعاليات، بالإضافة إلى سكرتيرة ومسؤول العلاقات العامة والإعلان وعامل النظافة، ما بين 4870 و5200 دولار شهريًا.
17	التسويق	تتراوح تكلفة الحملات التسويقية من 589 إلى 634 دولارًا شهريًا.

التكلفة الإجمالية المتوقعة

التكلفة الإجمالية المتوقعة

تكلفة متغيرة: تتراوح ما بين 7124 و7768 دولارًا أمريكيًا شهريًا.
تكلفة ثابتـــة: تتراوح من 47505 إلى 55935 دولارًا أمريكيًا تقريبًا.

سابعًا: نصائح عامة لنجاح مشروع مكتب تنظيم الفعاليات

احرص على اختيار فريق عمل لديه خبرة كاملة في مجال تنظيم الفعاليات والمؤتمرات.
دراسة المنافسين ومعرفة احتياجات ومتطلبات السوق قبل تنفيذ المشروع.
توفير كل الخدمات التي يحتاجها العملاء والمجمهور المستهدف في مجال تنظيم الفعاليات والمعارض.
احرص على اختيار الموقع المناسب لتنفيذ المشروع.
الاهتمام بالاستفسارات والتساؤلات التي يطرحها العملاء والجمهور.
تدوين الأخطاء التي ظهرت في الفعاليات السابقة ودراستها جيدًا ومعالجتها في الفعاليات والأحداث القادمة.
يجب الاعتذار عن الأخطاء التي صدرت في بعض الفعاليات والأحداث والتعهد بعدم تكرارها مرة أخرى.
تشجيع فريق العمل على ابتكار الأشياء الجديدة في الفعاليات والمؤتمرات التي تُنظمها الشركة.
من الضروري ظهور فريق العمل بمظهر لائق أمام العملاء والجمهور للفت الانتباه.
توفير الدورات والتدريبات اللازمة لفريق العمل؛ للقدرة على مواكبة التغيرات التي يشهدها السوق باستمرار.

دراسة جدوى مشروع المشغولات الجلدية.. عالم مليء بالفن والإبداع

دراسة جدوى مشروع بيع البخور.. الأقل كلفة والأسهل تنفيذًا

الرابط المختصر :