السرعة والكفاءة هما أهم عوامل ركائز نجاح إدارة الأعمال والشركات. بدءًا من تنفيذ الطلبات وإدارة الإنتاج، وتدريب الموظفين؛ حيث إن تقليل التأخير يؤثر بشكل مباشر على الإنتاجية والربحية. من هنا تتجه الأنظار إلى تكنيك دائرة الزمن.
وتوفر دائرة الزمن طريقة تعتمد على البيانات لتحديد التأخير وتبسيط العمليات وتحسين الكفاءة. وعلى الرغم من ارتباطه في كثير من الأحيان بالتصنيع؛ إلا أنه لا يقل أهمية في عمليات الشركات وتدريب الموظفين وسير العمل الرقمي.
والآن تستفيد الشركات من منصات التبني الرقمي “DAPs” وتحليلات العمليات وحلول التدريب التفاعلية لتسريع إنجاز المهام وتحسين سير العمل وتحسين الكفاءة. لذا، خلال التقرير التالي نعرض تتبع الشركات لدائرة الزمن وإدراجها في مختلف الصناعات.
ما المقصود بدائرة الزمن؟
وتشير دائرة الوقت إلى إجمالي الوقت اللازم لإكمال عملية ما، من البداية إلى النهاية، وهو يقيس وقت العمل الفعلي اللازم لإنتاج منتج أو إكمال مهمة خدمية أو تنفيذ سير عمل تشغيلي. وعلى عكس الجداول الزمنية المقدرة أو أهداف الجدولة، توفر دائرة الوقت زمن قياسًا واقعيًا للكفاءة.
في قطاع التصنيع، تشير دائرة الزمن عادة إلى الوقت الذي يستغرقه تجميع المنتج. بدءًا من دخول المواد الخام إلى الإنتاج وحتى خروج المنتج النهائي من خط التجميع. ومع ذلك، فإن تطبيقاته تتجاوز التصنيع؛ إذ تستخدم العديد من الصناعات وقت الدورة لقياس الأداء التشغيلي.
أهمية اعتماد دائرة الزمن
يساعد تتبع وقت الدورة الزمنية الشركات على فهم كفاءة العمليات بوضوح، وتحديد التأخيرات، وتحسين سير العمل. ويمكن للمؤسسات إجراء تحسينات تستند إلى البيانات التي تعزز الإنتاجية من خلال قياس الوقت الفعلي المطلوب لإكمال المهام. وباستخدام بيانات زمن الدورة بفعالية، يمكن لهذه الأدوار تعزيز كفاءة الأعمال وتحسين تخطيط الموارد ودعم جهود التحسين المستمر.
تشمل الفوائد الرئيسة لتتبع زمن الدورة ما يلي:
زيادة الكفاءة:
تحديد التأخيرات والمساعدة في تبسيط العمليات لإنجاز المهام بصورة أسرع.
تخصيص أفضل للموارد:
يضمن القدر المناسب من الموظفين والأدوات والوقت لكل مهمة.
تحسين القدرة على التنبؤ:
يوفر تقديرات دقيقة للجداول الزمنية للمشروع وإنجاز المهام.
زيادة رضا العملاء:
تقليل التأخير وضمان تسليم المنتجات والخدمات في الوقت المناسب.
خفض التكاليف:
القضاء على أوجه القصور التي تساهم في إهدار الوقت والموارد.
تحسين عملية اتخاذ القرار:
استخدام البيانات في الوقت الفعلي لتحسين سير العمل وتحسين أداء الأعمال.
مزايا تنافسية أقوى:
تمكين الشركات من التفوق على المنافسين من خلال تحسين أوقات الإنجاز.
يدعم التحسين المستمر:
إنشاء خط أساس لقياس العمليات التشغيلية وتحسينها بمرور الوقت.
تحديات اعتماد دائرة الزمن
بينما يوفر تتبع وقت الدورة الزمنية إحصائيات هامة، إلا أن المؤسسات تواجه عوائق تؤثر على دقة القياس وتحسين العملية. كما يمكن أن تؤدي هذه التحديات إلى بيانات غير دقيقة وأوجه قصور خفية وصعوبات في تحسين أداء سير العمل.
عدم توافق البيانات:
يمكن أن تؤدي طرق التتبع المختلفة إلى حدوث تباينات، مما يؤدي إلى قياسات غير موثوقة.
انعدام الرؤية:
تجعل عمليات سير العمل المعقدة من الصعب تحديد أماكن التأخير.
الفرق والأنظمة المنعزلة:
تمنع الأقسام والأدوات غير المترابطة مشاركة البيانات الدقيقة.
سوء تنظيم:
بدون نقاط بداية ونهاية واضحة المعالم، يكون قياس زمن الدورة غير متسق.
أخطاء التتبع اليدوي:
الاعتماد على جداول البيانات أو البيانات المبلغ عنها ذاتيًا يؤدي إلى عدم الدقة.
التأخيرات الخارجية:
مشاكل الموردين وأوقات تعطل النظام واختناقات الموافقة يمكن أن تشوه حسابات زمن الدورة.
مقاومة التغيير:
قد يتردد الموظفون في اعتماد أدوات تتبع جديدة أو تحسينات في سير العمل.
غياب المعايير:
بدون البيانات التاريخية أو معايير الصناعة، من الصعب تحديد أهداف واقعية لوقت الدورة.
وجدير بالذكر أن هذا التكنيك لا يقتصر على تتبع وقت الدورة الزمنية على قسم واحد؛ بل يتم استخدامه عبر مختلف الأدوار لتحسين الكفاءة وتحسين العمليات ودفع عملية اتخاذ القرار. كما تستفيد الفرق المختلفة من بيانات زمن الدورة لتحسين سير العمل وتخصيص الموارد بكفاءة وتحسين الأداء العام.
أيضًا لا يقتصر تحسين وقت الدورة الزمنية على العمل بشكل أسرع فحسب؛ بل يتعلق بالعمل بشكل أكثر ذكاء، ذلك من خلال تحسين العمليات. وتحسين دعم الموظفين. علاوة على ذلك الاستفادة من الرؤى المستندة إلى البيانات. كما يمكن للمؤسسات تقليل وقت إنجاز المهام منهجيًا مع الحفاظ على الجودة والدقة.
المقا الأصلي: من هنـا
