لا شك أن تحديد أولويات المشروع مهمة ليست سهلة ولكنها تنطوي على قدر كبير من الأهمية؛ إذ من شأن هذه العملية أن تساعد الشركات في تحقيق رؤيتها؛ من خلال وضع أهداف ومهام يمكن الوصول إليها وتحقيقها.
ويُعد تحديد أولويات المشروع أيضًا ذا قيمة للموظفين أيضًا؛ حيث يساهم في تصور ما يمكنهم القيام به في أدوارهم؛ لمساعدة الشركة في النجاح والدفع بها قدمًا.
لكن قبل أن نوضح طرق تحديد أولويات المشروع علينا أن نشير أولًا إلى ماهية هذه الأولويات، وهي تلك الأنشطة أو الأهداف التي تساعد الفريق في إنجاز المهام اليومية وواجباته الإضافية.
قد يشمل ذلك اتخاذ خيارات أو إنشاء مهام؛ للمساعدة في زيادة كفاءة العمل، ويمكن أن تشمل الأمثلة الأخرى لأولويات العمل: تحسين خدمة العملاء أو إدارة الموظفين أو إنشاء خطة تسويق وتنفيذها.
من المهم أن تأخذ وقتك عند تحديد أولويات عملك لمنح نفسك الفرصة لإعداد قائمة شاملة تشمل احتياجات شركتك.
وضع في اعتبارك أيضًا، عند تحديد أولويات المشروع، جعل أولويات العمل قابلة للقياس؛ من خلال تضمين الرقم الفعلي للزيادة التي ترغب في رؤيتها.
على سبيل المثال: إذا كنت ترغب في زيادة مبيعات عملك بنسبة 50% فعليك تضمين هذا الرقم في أهدافك والتأكد من أن أعضاء الفريق على دراية بذلك أيضًا.
إن وجود رقم قابل للقياس يمكن أن يجعل هدفك أكثر وضوحًا؛ ما قد يزيد من احتمالية تحقيق الشركة للهدف، كما يجب أيضًا أن تكون أولويات العمل مفهومة؛ لمساعدة موظفيك في تحقيق الأهداف المنشودة.
اقرأ أيضًا: الاستفادة من تجارب رواد الأعمال.. فرص وتحديات
تحديد أولويات المشروع
ويرصد «رواد الأعمال» بعض الخطوات التي تساعد في تحديد أولويات المشروع، وذلك على النحو التالي..
-
تقييم رؤية الشركة
تتمثل الخطوة الأولى على طريق تحديد أولويات المشروع في فهم وتقييم رؤية الشركة؛ إذ يجب أن تحدد الغرض من الشركة وكيف يمكنك أنت وموظفوك تنفيذ هذه المهمة.
ضع في اعتبارك مراجعة بيان مهمتك؛ من أجل سهولة القراءة والوضوح؛ بحيث يمكن لموظفيك شرح رؤية الشركة بسهولة.
ومن خلال تقييم رؤية الشركة يمكنك تصور الأولويات التي يمكن أن تساعد في تحقيق الهدف النهائي للشركة.
ومن أجل القيام بذلك على أفضل نحو حاول كتابة قائمة من العبارات المحددة التي تحدد مهمة الشركة ورؤيته؛ حتى تتمكن من وصف الغرض منها للآخرين باستخدام الأمثلة ذات الصلة.
اقرأ أيضًا: 5 نصائح ريادية.. إرشادات مهمة تقودك للنجاح
-
تحديد نقاط القوة والضعف
بمجرد تحديد رؤية شركتك وتقييمها يمكنك تحديد نقاط القوة والضعف داخل الشركة، وهي الخطوة الثانية من خطوات تحديد أولويات المشروع.
ويمكن أن تشمل نقاط القوة خدمة عملاء موثوقة أو أرباح مبيعات متسقة أو نظام ملفات قاعدة بيانات مثيرًا للإعجاب، في حين يمكن أن تشمل نقاط الضعف: ضعف الاتصال، ونقص الخطط الاحتياطية أو ضعف الإدارة المالية.
ويمكن أن تساعدك معرفة نقاط قوتك وضعفك الشخصية أيضًا في فهم مجالات عملك التي يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية فيها وما هي المجالات التي يمكنك الاستمرار في السيطرة عليها؟
-
تحديد الأهداف
بعد الخطوتين الأوليين يمكنك البدء في تحديد أولويات المشروع على نحو دقيق، ضع في اعتبارك إنشاء أهداف محددة وواقعية وقابلة للقياس.
وكلما كانت الأهداف أكثر دقة وعملية زادت احتمالية تحقيقها؛ فالأهداف القابلة للقياس مهمة لرؤية النتائج الجسدية والواضحة. على سبيل المثال: إذا كنت بحاجة حاليًا إلى المزيد من أفكار تطوير المنتج فاجعل ذلك إحدى أولويات عملك للتعامل معها خلال الفترة المقبلة ومناقشتها أثناء الاجتماعات.
اقرأ أيضًا: نصائح جاك كيلبي لرواد الأعمال.. روشتة الاستقلال المالي
-
تنظيم حسب الأهمية
الآن بعد أن أفلحت في تحديد أولويات المشروع عليك أن تقوم بترتيبها حسب الأهمية. قد تكون بعض العناصر في قائمتك أكثر إلحاحًا من غيرها؛ لذلك من الجيد أن تبدأ بالمهام الأكثر أهمية.
يمكنك تحديد الأولويات التي لها الأسبقية عن طريق تحديد وظيفة كل هدف وكيف يؤثر وجوده في الشركة. قد تكون الأولويات الأخرى أقل أهمية في رؤية شركتك؛ لذا فكر في العمل على هذه العناصر لاحقًا.
-
تنظيم حسب الفئة
يمكنك أيضًا تنظيم أولوياتك حسب الفئة. هذه طريقة جيدة لتجميع عناصر القائمة حسب العلاقة.
ويتيح لك التنظيم حسب الفئة إدارة قائمة العناصر الخاصة بك والتنقل فيها بسهولة. ويُعد هذا نوعًا مفيدًا من التنظيم إذا كان لشركتك الكثير من الأهداف المتشابهة التي يمكنك تجميعها معًا في فئة واحدة. وقد تشمل بعض أمثلة الفئات المالية، والتسويق والإعلان، والمبيعات أو التطوير.
اقرأ أيضًا:
اهتمام المملكة برواد الأعمال.. مبادرات وجهود
العمل الحر أم الوظيفة؟.. حان الوقت لاتخاذ القرار
5 أمور يجب أن تعرفها عن اقتصاد المعرفة.. تطورات متلاحقة
الاستغلال الفكري للموظفين.. استراتيجية الاستثمار في المواهب!
نجاح المرأة العاملة.. ممارسات فعالة وطرق مجرّبة
