تعد كتابة السياسات واجبًا شائعًا للمديرين ومتخصصي الموارد البشرية. حيث تساعد السياسات والإجراءات الرسمية الموظفين على العمل نحو تحقيق أهداف المنظمة وتجنب الإضرار بسمعة علامتها التجارية. مع الحفاظ أيضًا على سلامة الموظفين وتجنب النزاعات.
وإذا كنت تعمل في مجال الموارد البشرية أو تقود فريقًا يمكنك الاستفادة من معرفة المزيد عن كتابة السياسات.
في “رواد الأعمال” نوضح ما تنطوي عليه كتابة السياسات. وكيفية التخطيط لكتابة سياستك، وكيفية كتابة سياسات يجدها الزملاء سهلة الفهم والاتباع. وفقًا لما ذكره موقع “indeed”.
ما سياسات الموارد البشرية؟
تتضمن كتابة السياسات وضع قائمة شاملة بالقواعد وأفضل الممارسات التي يجب على الموظفين اتباعها. تساعد السياسة الجيدة في إزالة الغموض. وتوفير إرشادات قابلة للتنفيذ، وتجنب المشاكل القانونية. والحفاظ على سلامة الموظفين من الأذى الجسدي.
بينما يقدم بعض السياسات إرشادات مباشرة تنطبق على جميع الموظفين. ويقدم البعض الآخر مساعدة فنية لإكمال المهام الخاصة بالوظيفة.
ومعظم المنظمات لديها مجموعة واسعة من السياسات التي تنطبق على أقسام مختلفة. لذلك من الشائع أن يكون العديد من المديرين أو متخصصي الموارد البشرية مسؤولين عن كتابة السياسات والإجراءات. ومن المهم معرفة كيفية كتابة هذه السياسات بفعالية، حتى تتمكن من المساهمة في ثقافة شركة صحية.
كيف تخطط لكتابة السياسات؟
قبل كتابة سياستك من المهم تحديد ما الذي تود تحقيقه من خلال سياساتك وإجراءاتك. غالبًا ما تكون كتابة السياسات عملية طويلة. تشمل مجموعة من الزملاء رفيعي المستوى، لذا فإن وضع خطة عمل يساعدك على الوفاء بالمواعيد النهائية الصارمة. فيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتخاذها قبل كتابة سياستك:
الاجتماع مع القيادة العليا
تعكس السياسات ثقافة وقيم المنظمة؛ لذلك من المهم أن يتفق كبار قادة المنظمة معها. قبل أن تفكر في نقاط وأهداف سياسة محددة اجتمع مع المديرين التنفيذيين أو كبار المديرين ذوي الصلة للحصول على دعمهم للمشروع.
تعد مناقشة خططك مع متخصصي الأعمال المتمرسين طريقة رائعة للحصول على نصائح وإرشادات قد لا تجدها في مكان آخر. وخلال الاجتماع اذكر سبب حاجتك إلى مجموعة جديدة من السياسات وكيف يمكن أن تؤثر إيجابًا في المنظمة.
البحث عن نموذج سياسة ذي صلة
معظم الشركات لديها نماذج سياسات قياسية ليستخدمها المديرون. هذه النماذج تجعل عملية كتابة السياسات أسرع وأسهل بكثير ويمكن أن تساعد الموظفين بسهولة على تصفح القواعد.
وإذا لم يكن هناك نموذج سياسة متاح فقد ترغب في إنشاء نموذج للاستخدام في المستقبل. تشمل العناصر الرئيسية التي يجب إضافتها إلى النموذج ما يلي:
رأس الصفحة (Header): يتضمن هذا القسم معلومات مهمة حول وثيقة السياسة، مثل: العنوان وتوقيعات الموافقين والقسم الذي تنطبق عليه القواعد وأي تواريخ مراجعة.
بيان السياسة (Policy Statement): يتضمن معلومات حول الغرض من السياسة وكيف تفيد المنظمة.
قائمة التعريفات (List of Definitions): تتضمن معظم السياسات لغة فنية أو مصطلحات خاصة بالصناعة قد لا يفهمها الموظفون. يمكن أن تساعد إضافة قائمة بالمصطلحات والتعريفات الرئيسية القراء على تصفح المستند وتحمي المنظمة من المشاكل القانونية على المدى الطويل.
الإجراءات (Procedures): إذا لزم الأمر أضف إرشادات خطوة بخطوة لإكمال المهام الروتينية. وبالنسبة للوظائف التي لست على دراية بها اعمل مع الأشخاص الذين يؤدونها لضمان دقة الإرشادات.
قواعد السلوك (Conduct Rules): إذا كان ذلك ممكنًا فاكتب إرشادات واضحة حول كيفية توقع سلوك الموظفين في العمل. يمكنك أيضًا تضمين تفاصيل حول عواقب الانتهاكات.
أنظمة الإبلاغ (Reporting Systems): لدى معظم المنظمات سياسات واضحة حول كيفية الإبلاغ عن انتهاكات القواعد أو الحوادث. عليك تضمين إجراءات الإبلاغ في سياساتك وأضف أي عناوين بريد إلكتروني أو أرقام هواتف ذات صلة.
البحث عن أدواتك لكتابة سياسة
تتضمن عملية كتابة ونشر سياسة مشاركة مجموعة واسعة من الزملاء. في حين أنه من الممكن تتبع وحفظ التغييرات على برنامج معالجة النصوص داخلي. لأن تخزين عدة إصدارات من نفس المستند على نظام تقنية المعلومات الخاص بك يمكن أن يسبب ارتباكًا.
حاول العثور على معالج كلمات سحابي يسمح لعدة أشخاص بتحرير مستند في نفس الوقت. قد ترغب أيضًا في استخدام برنامج متخصص لإدارة السياسات عبر الإنترنت؛ لأنه غالبًا ما يتضمن وظائف موافقة تلقائية مفيدة وميزات تحرير بسيطة.
كيف تكتب سياستك؟
بمجرد حصولك على دعم من كبار قادتك وتحديد كيفية التعاون مع الآخرين. يمكنك البدء في كتابة سياسة فعالة. إليك كيفية كتابة سياستك:
إجراء بحث
قبل أن تبدأ في مراجعة السياسات القديمة وكتابة سياسات جديدة من الجيد إجراء بعض الأبحاث حول المنظمة. قد تكون المعلومات التالية مفيدة:
- -فكر فيما إذا كانت هناك أي مشاكل يواجهها الموظفون بانتظام. وكيف يمكن للسياسات الجديدة معالجتها.
- -فكر فيما إذا كانت أي سياسات موجودة الآن قديمة أو غير ذات صلة.
- -ضع في اعتبارك ما إذا كانت هناك أي لوائح حكومية جديدة يجب على الشركة اتباعها.
- -كجزء من بحثك قد ترغب في إجراء مقابلات مع الزملاء أو تتبعهم لبضع ساعات لمعرفة كيفية عمل الإجراءات الحالية.
- يمكنك أيضًا محاولة إجراء مقابلات مع متخصصين خارجيين في مجال عملك. واعتمادًا على مجال عملك وقطاعك قد تستفيد من البحث عن آخر التحديثات لقوانين ولوائح الاعتماد ذات الصلة. فضمان عدم انتهاك فريقك لأي قوانين هو واجب مهم لأي مدير أو متخصص موارد بشرية.
اكتب مسودتك الأولى للسياسة
بمجرد تحديد أهدافك اكتب سياستك. ابدأ بكتابة السياسة كاملة، وتجنب الكثير من المصطلحات أو اللغة المعقدة. إن الحفاظ على صياغتك بسيطة يفيد الموظفين الجدد ويجعل سياساتك أسهل للمسح.
وإذا قررت استخدام الاختصارات فعليك تضمين مسرد يحتوي على العبارات الكاملة. تشمل أفضل الممارسات الأخرى التي يجب اتباعها ما يلي:
اجعلها قصيرة: من غير المرجح أن يقرأ الموظفون السياسات الطويلة بعناية واهتمام كما تتطلب.
ركز على الهيكل: حاول أن تجعل سياستك مهيكلة قدر الإمكان للمساعدة على التصفح. إذ يصعب قراءة الكتل الطويلة من النص وقد تربك الموظفين.
تأكد من أن سياساتك تتوافق مع القانون: هذه الخطوة حيوية لتجنب الإجراءات القانونية في المستقبل وحماية زملائك.
حدد أي سياسات مماثلة أو متداخلة
بمجرد كتابة المسودة الكاملة الأولى لسياستك ابحث عن أي سياسات متداخلة داخل المنظمة. من الشائع نسبيًا أن يكون لدى الشركات بعض السياسات التي تتداخل. فقط تأكد من أن اللغة والمتطلبات متسقة. فأي تناقضات يمكن أن تربك الموظفين وحتى تؤدي إلى مشاكل قانونية.
احصل على تعليقات من الزملاء وأصحاب المصلحة
بعد ذلك أرسل مسودتك إلى مجموعة من الزملاء وكبار القادة وأصحاب المصلحة للحصول على تعليقاتهم. قد يكون من الجيد توزيع هذه العملية لتجنب تلقي عدة نسخ من المسودة مع مجموعة من التعديلات المختلفة.
قد يساعد أيضًا إذا كنت تستخدم برنامجًا تعاونيًا يسمح للعديد من المحررين بالرد على تعليقات بعضهم البعض.
تنسيق وتدقيق المستند
بمجرد جمع التعليقات وإجراء التعديلات ذات الصلة عليك تدقيق المستند نهائيًا وتأكد من أن التنسيق متناسق. فيما يلي بعض العوامل المهمة التي يجب الانتباه إليها:
الخطوط: تتضمن معظم السياسات خطوطًا احترافية وسهلة القراءة، مثل: Calibri أو Garamond أو Times New Roman. إذا كان لدى المنظمة خط قياسي لمستنداتها الرسمية، فاستخدمه.
حجم الخط: تحقق من أن حجم الخط متناسق وكبير بما يكفي للقراءة. قد تكون العناوين أكبر من النص الرئيسي، لكن حاول ألا تنزل عن حجم 12 للنص الأساسي.
التباعد: حاول التأكد من أن التباعد متناسق. وتحقق من أن الهوامش والفقرات والأقسام الفرعية تحتوي على مساحة فارغة كافية لضمان عدم ظهور الصفحة مزدحمة.
تجنب الألوان: من المفترض ألا تكون السياسات فنية أو جميلة. لذا تجنب استخدام الكثير من الألوان. يمكن أن يشتت النص الملون الزاهي الانتباه.
الهجاء والنحو: تجعل السياسات المكتوبة بشكل سيئ أو غير صحيحة نحويًا المنظمة تبدو أقل احترافية وتقوض الثقة في إجراءاتها الرسمية. حتى الأخطاء الصغيرة يمكن أن تؤثر في فاعلية سياستك؛ لذا حاول إزالة أي تناقضات صغيرة.
أرقام الصفحات: تأكد من أن سياستك تتضمن أرقام صفحات بحيث يسهل العثور على القواعد الفردية.
المراجع: أضف قسمًا للمراجع والاقتباسات في أسفل السياسة إذا كنت تستخدم مستندات خارجية للبحث.
