تعد معرفة كيفية إدارة عبء العمل، واحدة من أكبر التحديات التي قد تواجه الإدارة؛ لأن إرهاق موظفيك بأعباء عمل ثقيلة يمكن أن يضر نجاح مشاريعك تمامًا، مثل إرهاقهم لعدم كفاية ما يقومون به من أعمال.
لذلك نعرض طريقة سهلة للتفكير في هذا التحدي، وبسطنا عملية إدارة عبء العمل إلى ثلاث خطوات بسيطة.
ولكن قبل أن نتطرق إلى ذلك، دعنا نناقش بإيجاز بعض الأساسيات حول إدارة هذه الأعباء؛ لضمان أننا جميعًا على نفس الصفحة.
إدارة عبء العمل وأهميته
إن إدارة عبء العمل، عملية التخطيط والجدولة وتوزيع المهام في النهاية على الموظفين. بهدف جعلهم (والمشاريع التي يعملون عليها) أكثر كفاءة قدر الإمكان.
كما يشمل ذلك تقييم صعوبة وكمية عبء العمل، وإعطاء الأولوية للمهام. ومراقبة التقدم المستمر؛ لضمان عدم وجود مشكلات في أداء عمل الموظفين.
بأبسط العبارات، تعد إدارة عبء العمل وسيلة لضمان عدم الإفراط في استخدام أعضاء الفريق. أو عدم الاستفادة منهم بالشكل الكافي. وأنهم يؤدون على المستويات المثلى. إذا تم ذلك بشكل صحيح، يمكن لإدارة عبء العمل أن تجلب بعض الفوائد المهمة لشركتك، بما في ذلك:
- جداول زمنية أفضل وأكثر دقة للمشروع.
- انخفاض معدل دوران الموظفين وزيادة الرضا الوظيفي.
- تخصيص المهام بما يتناسب مع قدرات الموظفين.
- زيادة القدرة على التكيف والقدرة على تغيير أولويات المشروع بسهولة.
كيفية إدارة عبء العمل للموظفين
قبل أن نشاركك أفضل طريقة لتنظيم أعباء العمل لموظفيك. علينا أن نذكر أن إدارة أعباء العمل ليست شيئًا يمكنك القيام به مرة واحدة ثم لا تفكر فيه مرة أخرى. بل دورة كبيرة من التخطيط والتتبع وتقييم أعباء العمل (والتعديل إذا لزم الأمر) لإكمال المشاريع بنجاح.
بعد هذا التوضيح القصير، دعنا ننتقل إلى الخطوات الرئيسة لإدارة أعباء العمل:
1. تقييم عبء العمل والقدرة على أداء فريقك
إن الخطوة الأولى لتحسين وإدارة عبء العمل، هي الحصول على صورة كاملة عن كل العمل الذي يعمل عليه أعضاء فريقك حاليًا. أو سيفعلونه (المشروع، والإدارة، وأنواع أخرى من المهام)، في حين أن أسهل طريقة للقيام بذلك هي جمع كل المعلومات ذات الصلة في مكان مركزي واحد:
- ساعات العمل.
- الغيابات (أي الإجازات).
- المهام المجدولة وتقدم المهام.
- التوافر الفردي.
كما يمكنك استخدام برنامج تتبع الوقت مع ميزات متقدمة تسمح لك بتتبع كل البيانات التي ستحتاجها لتقييم عبء العمل والقدرة على أداء فريقك. بدلًا من ذلك، يمكنك استخدام برنامج إدارة المشروعات. أو جداول بيانات Excel (إذا كانت أكثر ملاءمة لك) لإنشاء نظرة عامة على التزامات العمل الخاصة بفريقك.
2. تخصيص الموارد الأولي
مع وجود مخطط تفصيلي لجميع الأعمال. حان الوقت لتحديد من سيعمل في فريقك على المهام ومتى سيعملون عليها. من الناحية النظرية، يبدو هذا سهلًا نسبيًا، لكنه قد يكون أكثر من معقد قليلًا في الممارسة العملية.
أيضًا من السهل أن تضيع في التفاصيل؛ لذا يجب أن يكون تركيزك على محاولة موازنة أحمال عمل فريقك حتى لا يتم استغلال أي شخص بشكل مفرط أو غير كافٍ.
غالبًا ما يؤدي الإفراط في الاستغلال إلى الإرهاق. ويعني الاستخدام غير الكافي فعليًا أن شركتك تدفع للأشخاص مقابل عدم العمل (وهو أقل من المثالي).؛ لذا، إذا كنت تريد الحصول على أفضل نتائج تخصيص الموارد، فيجب عليك:
التعامل مع المهام ذات الأولوية العالية أولًا:
ينبغي تنظيم المهام بناءً على الأولوية؛ لذا ابدأ في جدولة تلك المهام أولًا. كما لا تنس تضمين تواريخ الاستحقاق لكل مهمة تقوم بتعيينها.
في البداية، قد تكون هذه المواعيد النهائية متساهلة. ولكن يجب أن تصبح أكثر صرامة مع اعتياد شركتك وفريقك على النظام الجديد.
أسند المهام الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين:
كذلك ضع في اعتبارك مستوى مهارة كل عضو في الفريق قبل تعيين المهام. ويتمثل هدفك في مطابقة مهارات وخبرات الموظف مع صعوبة المهمة.
تحدث إلى فريقك:
يمكن أن يساعدك الاجتماع الفردي أو الجماعي مع فريقك حقًا في فهم أعباء العمل والقدرات الخاصة بهم. بالإضافة إلى ذلك، من خلال إشراكهم في عملية التخطيط، ستجعل فريقك يشعر بالتقدير. ومن يدري، ربما يشاركون بعض الملاحظات الرائعة التي ستساعدك على طول الطريق.
اشرح الأسباب وراء تعيين المهام:
كما يتعين عليك إخبار أعضاء فريقك عن سبب قيامهم بالعمل على مجموعة معينة من المهام. خاصةً إذا كانت قائمة المهام الجديدة تختلف بشكل كبير عن القائمة السابقة.
إذا كان التغيير يرجع إلى خبرتهم (أو افتقارهم إليها). فشارك هذه المعلومات معهم. واستخدم المحادثة لتحديد توقعات جديدة وتحسين مستويات مشاركتهم.
3. الملاحظة وإجراء التعديلات
بمجرد إسناد المهام إلى جميع الموظفين، فإن وظيفتك هي مراقبة عبء العمل عن كثب ومحاولة اكتشاف الاختلالات أو الاختناقات المستقبلية المحتملة. ومن الناحية المثالية. يجب أن تعقد اجتماعات أسبوعية؛ لمناقشة تخطيط الموارد وتحليل عبء عمل فريقك وأدائه.
كما يجب أن يكون الهدف، هو إيجاد إجابات للأسئلة التالية:
هل يقوم الجميع بالعمل المؤهلون له بشكل أفضل؟ فأنت لا تريد أن يتورط كبار الموظفين في مهام أساسية تناسب الموظفين المبتدئين أكثر.
كذلك هل هناك أعضاء في الفريق لديهم عمل أقل من أي شخص آخر؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فما السبب وراء ذلك؟
وهل بعض أعضاء الفريق مثقلون بالعمل؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فحاول معرفة السبب وكيفية إعادة توزيع مهامهم على أعضاء الفريق الآخرين (إذا كانت هناك قدرة على ذلك).
وأخيرًا: هل توجد مهام منحت أولوية أعلى أو أقل مما تستحق لزيادة الكفاءة؟ حاول تقييم أولويات المهام قبل كل اجتماع ونقلها لأعلى أو لأسفل في قائمة المهام الإجمالية.
المقال الأصلي (هنـــــــــا).
