عندما تفشى وباء “كوفيد -19” في مطلع عام 2020 دخلنا جميعًا إلى عالم جديد من التواصل الافتراضي، وأصبحت عملية التواصل وعقد الاجتماعات عبر برامج اتصالات الفيديو، مثل: مايكروسوفت تيمز وزوم، واقعًا مُعاشًا، الآن أكثر من أي وقت مضى حلت الاجتماعات الافتراضية بالفعل محل المحادثات وجهًا لوجه.
وعلى هذا الأساس إذا كنت ترغب حقًا في أن تكون ناجحًا بعالم الأعمال فأنت بحاجة إلى معرفة الإجابة عنذا السؤال: متى تبتعد عن التواصل الافتراضي في الاجتماعات؟
عادة ما يتجاهل التواصل الافتراضي مفهوم الزمكان لأنه يُمكن لأي شخص استخدام الاجتماعات عبر الإنترنت في أي مكان ووقت، وهو مصطلح شائع جدًا في قطاعات الأعمال والتعليم والقطاعات الأخرى؛ إذ يمنح هذا النوع من التواصل الحاضرين قدرًا كبيرًا من المرونة.
اقرأ أيضًا: سوق العملات الرقمية.. إلى أين يتجه؟
تحديات التواصل الافتراضي في العمل
في حين أن الاجتماعات الافتراضية بجميع أشكالها حلت فعليًا محل المحادثات لمناقشة النتائج وجهًا لوجه فإن هذا النوع من التواصل يأتي مع مجموعة من التحديات الخاصة به، مثل: الصعوبات الفنية أو الاختلافات في المناطق الزمنية، بالإضافة إلى التحديات الذاتية، مثل: الشعور بالانفصال عن الحاضرين الافتراضيين الآخرين في الاجتماع.
في التواصل الافتراضي قد يكون من الصعب -إن لم يكن مستحيلًا- إجراء المحادثات الجانبية أو عقد محادثات خاصة؛ فعلى هامش الاجتماعات الافتراضية قد تكون بحاجة إلى الإشارة إلى شيء ما على ورقة بحثية ولكنك لا تستطيع فعل ذلك؛ لأنك ببساطة تتفاعل مع الصور الصغيرة لأشخاص على الشاشة، ومن هنا يأتي الشعور بالانفصال.
متى تبتعد عن التواصل الافتراضي بالاجتماعات؟
ويُجيب موقع “رواد الأعمال” في السطور التالية عن سؤال: متى تبتعد عن التواصل الافتراضي بالاجتماعات؟ وذلك على النحو التالي:
حتمية الحضور الفعلي
ربما يُدرك مُعظمنا أن بيئة العمل الودية تُعزز من المشاركة والإنتاجية وأيضًا الأداء في الشركة، ومع ذلك عندما يغادر الموظفون المكتب للعمل من المنزل فلن تكون لديك المحادثات الحماسية التي اعتدت عليها في المكتب.
أضف إلى هذا أن التواصل الافتراضي لا يمنحك الفرصة الحقيقية لإعطاء أحد أعضاء الفريق ملاحظات في الوقت الفعلي حول سبب خطأ ما؛ لأنك ببساطة تفتقر إلى التواصل الذي يعتمد على الالتقاء وجهًا لوجه؛ لذا إن كان لديك الكثير من الملاحظات التي تتطلب الحضور الفعلي لكل أعضاء الفريق والالتقاء وجهًا لوجه فهنا يتوجب عليك الابتعاد عن التواصل الافتراضي في الاجتماعات.
اقرأ أيضًا: ريادة الأعمال التكنولوجية.. مفهوم دائم التطور
افتقار البنية التحتية الرقمية
بالتأكيد يحتاج جميع أعضاء الفريق إلى اتصال إنترنت لائق؛ إذ يُمكن أن تؤدي الإشارة الضعيفة إلى حدوث العديد من الأشياء بشكل خاطئ، على سبيل المثال: قد يفوت المشارك أجزاء من الاجتماع، أو قد يفقد المشارك إما الفيديو أو الصوت.
والأسوأ من ذلك قد يفشل برنامج المؤتمرات بالكامل ولن يتمكن أي شخص من حضور الاجتماع؛ لذلك إذا كان هناك أحد من أعضاء الفريق يُعاني من انقطاع الانترنت أو يفتقر إلى البنية التحتية الرقمية ففي هذه الحالة يجب الابتعاد تمامًا عن التواصل الافتراضي في الاجتماعات، خاصة إن كان هناك بعض الحالات الطارئة.
تعزيز التفاعل بين أعضاء الفريق
من حين لآخر تظهر وجوه جديدة في فريق العمل بالشركة، وبالطبع من الصعب على المشاركين التعرف على بعضهم البعض أثناء التواصل الافتراضي؛ لذا يُفضل دائمًا عقد الاجتماعات بشكلٍ تقليدي والابتعاد تمامًا عن الاجتماعات الافتراضية؛ حتى لا يقع الضغط عليك لتهدئة الأجواء بشكلٍ عام وتشجيع الحاضرين وجميع المشاركين على التفاعل.
إجراء بعض التجارب الواقعية
في كثير من الأحيان يحتاج العمل إلى إجراء بعض التجارب الواقعية لعددٍ من المنتجات أو الخدمات التي تُقدمها الشركة بحضور ومشاركة جميع أعضاء الفريق، والحق أنه من المستحيل فعل ذلك من خلال التواصل الافتراضي، ومن هنا تأتي أهمية عقد مثل هذه الاجتماعات بالطرق التقليدية.
وفي النهاية يُوصي أصحاب الأعمال المخضرمون بضرورة الابتعاد عن الاجتماعات الافتراضية في مُعظم أوقات العمل.
اقرأ أيضًا:
تقنيات مهمة لمستقبل المشاريع.. قدرات تنافسية مضمونة
تكنولوجيا مهمة لنجاح مشروعك من المنزل.. أدوات تُعزز الإنتاجية
ما لا تعرفه عن أفضل التقنيات الحديثة.. كيف تكون الاستفادة؟
كيف أثرت التكنولوجيا في الشركات؟.. عالم متطور بامتياز
صفات رائد الأعمال التكنولوجي الناجح.. مهارات ضرورية
