تعد اجتماعات فريق العمل من الركائز الأساسية لتحقيق التنسيق الفعّال، وتعزيز التعاون بين أعضاء الفريق. حيث تعتبر منصة مثالية لتبادل الأفكار واتخاذ القرارات ومواءمة الجهود نحو تحقيق الأهداف المشتركة. ومع تعدد طبيعة المهام والتحديات التي تواجه الفرق في مختلف المجالات، تبرز الحاجة إلى تنويع أنماط الاجتماعات لتتناسب مع الأهداف المحددة والظروف المتغيرة.
نستعرض في هذا التقرير بموقع “رواد الأعمال” ستة أنماط رئيسية لاجتماعات فريق العمل، والتي تتراوح بين الاجتماعات التخطيطية والاجتماعات الإبداعية وصولًا إلى الاجتماعات التقييمية والطارئة. وسنلقي الضوء على مميزات كل نمط وكيفية تطبيقه بفاعلية لضمان تحقيق أقصى استفادة من وقت الاجتماعات، وتعزيز إنتاجية الفريق وتحقيق النتائج المرجوة. وفقًا لما ذكره موقع “slack”.
ما اجتماعات الفريق وما أهميتها؟
اجتماعات الفريق هي تجمعات يناقش فيها الأعضاء الأهداف والتحديات والحلول. إنها ضرورية لمواءمة الأهداف، وتعزيز التواصل، وحل المشكلات. والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة، والمساهمة بفعالية في نجاح الفريق. كما يمكن إجراء هذه الاجتماعات شخصيًا أو افتراضيًا.
قلل من إرهاق الاجتماعات وأضف حيوية إلى اجتماعات الفيديو الخاصة بك باستخدام “Slack Huddles”.
6 أنماط لاجتماعات فريق العمل
إليك ستة أنواع من الاجتماعات التي تحتاجها لزيادة إنتاجية الموظفين وإنجاز المزيد، بالإضافة إلى ثلاثة أنواع يجب عليك تجنبها بالتأكيد.
لنبدأ بالاجتماعات التي ستمنحك أكبر قدر من الفائدة — اجتماعات الفريق التي تحتاجها بالفعل لإنجاز الأمور.
1. الاجتماعات التعريفية
عندما توظف شخصًا جديدًا، يتعين على هذا الشخص تعلم الكثير إذا كان يريد أن يصبح لاعبًا أساسيًا في فريقك، والاجتماعات التعريفية هي مكان جيد لتسهيل هذا التدريب.
فعندما ينضم موظف جديد، هناك الكثير لتعلمه عن الشركة ودوره. يمكن أن تكون الاجتماعات التعريفية رائعة لمساعدة الأشخاص على فهم هيكل المؤسسة، وما المشاريع القادمة؟، وكيف سيتناسب دورهم وعملهم مع الصورة الأوسع؟، ووضع توقعات مبكرة لما يجب على الشخص فعله في الأسابيع والأشهر الأولى”.
لا تساعد الاجتماعات التعريفية أعضاء الفريق الجدد على تعلم كيف يتناسبون مع الصورة الكبيرة فحسب، بل تساعد أيضًا على بدء العلاقة مع مديريهم والشركة الأوسع على قدم وساق صحيحة.
“[الاجتماعات التعريفية] تشير إلى الموظف الجديد أن الشركة تهتم به وتستثمر في ضمان انتقاله السلس إلى مكان العمل. إنها أيضًا مكان رائع للمدير لمشاركة ما سيجعل علاقتهما فعالة على المدى الطويل”.
2. تهيئة الموظفين الجدد
تهيئة موظفيك الجدد أمر لا بد منه — ولكن من المحتمل أنك ستحتاج إلى أكثر من اجتماع واحد لتهيئتهم. إليك بعض اجتماعات الفريق التي يجب عليك التخطيط لجدولتها لأعضاء فريقك الجدد للتأكد من أن لديهم كل ما يحتاجونه للنجاح في دورهم الجديد:
اجتماعات فردية: في اليوم الأول لموظفيك الجدد، حدد اجتماعات فردية مع أي أعضاء فريق رئيسيين سيعملون معهم، بما في ذلك المديرين المباشرين وقادة الفريق وخبراء الموضوع الداخليين.
التعرف على الفريق: في غضون الأيام القليلة الأولى، من المهم أيضًا تحديد اجتماع لموظفيك الجدد للتعرف على فريقهم الجديد. في حين أن أي تنسيق للاجتماع سيفي بالغرض. إلا أن بيئة أكثر عفوية، مثل غداء الفريق، يمكن أن تجعل أعضاء فريقك الجدد يشعرون بمزيد من الترحيب.
التدريب على الأدوات: حدد وقتًا لتدريب أعضاء فريقك الجدد على أي أدوات أو أنظمة أو برامج يحتاجون إلى معرفتها لأداء وظيفتهم.
الموارد البشرية والعمليات والمرافق: من المهم تهيئة موظفيك الجدد للجانب اللوجستي لعملك في أقرب وقت ممكن، بما في ذلك الموارد البشرية والعمليات والمرافق.
3. اجتماعات العصف الذهني
كما تعتمد الشركات على الأفكار الجديدة. إذا كنت تريد الحفاظ على تدفق نهر الأفكار، فإن اجتماعات العصف الذهني أمر لا بد منه.
ما مفتاح اجتماعات العصف الذهني الناجحة؟ الحفاظ على التركيز على الأفكار، وليس على النتيجة.
إن اجتماعات العصف الذهني يجب أن ترحب بالأفكار “دون الحاجة إلى الحكم عليها في ذلك الوقت. اكتشف ما ينجح وما لا ينجح بعد إجراء العصف الذهني. من المهم أن يكون لديك اجتماع منفصل فقط للعصف الذهني نفسه”.
4. اجتماعات الإطلاق
إذا كنت تطلق مشروعًا أو مبادرة جديدة، فأنت بحاجة إلى أن يعرف فريقك عنها. اجتماع فريق الإطلاق هو مكان رائع لإطلاعهم على التفاصيل.
اجتماعات الإطلاق فعالة لعدة أسباب، يجب أن يعرف الناس ما الأهداف طويلة المدى للمشروع حتى يتمكنوا من مواءمة أنفسهم بشكل صحيح. إنهم بحاجة حقًا إلى معرفة دورهم فيه، وتحتاج إلى الحصول على موافقتهم. الموافقة مهمة بشكل خاص حتى يتمكنوا من الحماس لأي شيء يحدث”.
5. اجتماعات التغذية الراجعة والمراجعة
من المهم عقد اجتماع إطلاق عند بدء مشروع، ولكن إذا كنت تريد أن يتعلم فريقك حقًا من تجربتهم، فمن المهم بنفس القدر، إن لم يكن أكثر، عقد اجتماع فريق مراجعة عند انتهاء هذا المشروع.
لا يسير أي مشروع بشكل مثالي على الإطلاق. اجتماعات المراجعة هي فرصة رائعة للأشخاص للاجتماع معًا للتحدث عما سار بشكل جيد وما لم يسر بشكل جيد وما سيتم تغييره للمشروع التالي.
6. اجتماعات الميزانية والمالية
يمكن أن تكون هناك الكثير من مشكلات الاتصال حول المال، وهذا هو السبب في أنه من المهم جعل اجتماعات الفريق المالي جزءًا منتظمًا من جدولك.
“الشؤون المالية عادة ما تكون المكان الذي يوجد فيه التوتر الحقيقي. لقد اتفقت بالفعل على ما يجب القيام به — والآن عليك أن تكتشف من سيدفع مقابل ذلك ومتى”.
لكي تكون اجتماعات الميزانية والمالية فعالة، من المهم أن يكون الجميع واضحين تمامًا بشأن:
- مقدار الأموال التي ستنفقها
- ما الذي يتم إنفاق الأموال عليه؟
- نوع العائد الذي يمكنك توقعه على استثمارك
إن وجود الجميع على نفس الصفحة المالية سيقلل من الصراع في المستقبل، ويحافظ على الإنفاق تحت السيطرة، ويساعد على تقليل المفاجآت.
