تفويض المهام هو عملية منح السلطة والمسؤولية لأفراد داخل الشركة لتنفيذ مهام محددة. ويهدف التفويض إلى تحسين كفاءة العمل وزيادة الإنتاجية؛ حيث يسمح للموظفين باتخاذ القرارات والإجراءات اللازمة دون الحاجة إلى موافقة الإدارة في كل مرة.
وعند تفويض المهام يتم تحديد مدى صلاحية الشخص المفوض ونطاق تلك الصلاحية والمهام المحددة التي يمكنه تنفيذها. كما يجب أن يتم تحديد المسؤوليات المرتبطة بتلك المهام، والتي تتطلب تقديم تقارير ومعلومات دورية للإدارة.
وتعتبر عملية تفويض المهام أسلوبًا مهمًا في تطوير الموظفين وزيادة مهاراتهم وخبراتهم؛ إذ يمكن للموظفين تعلم المزيد عن عمل الشركة والحصول على فرص للتطوير المهني من خلال تنفيذ المهام المفوضة لهم. كما تساعد عملية التفويض في بناء الثقة بين الإدارة والموظفين، وتحفيزهم لتحقيق الأهداف المحددة للشركة.
خلال هذا المقال نسلط الضوء على 5 خمس نصائح مهمة تساعد رواد الأعمال في تعلم التفويض بشكل أفضل:
-
الثقة بالآخرين
قبل أي خطوة يجب أن تفكر في أهم سؤال وهو: هل أنت قادر على التخلي عن السيطرة والثقة بالآخرين؟
نعم ربما يكون صحيحًا أنه لا يمكن لأي شخص أداء المهمة بقدر ما تستطيع. ومع ذلك إذا أصررت على تنفيذ كل عمل بنفسك فلن تكون قادرًا على التوسع. مارس فن التخلي عن السيطرة والثقة بالآخرين لإنجاز العمل. بالتأكيد في بعض الأحيان سيرتكبون أخطاء لكنهم سيتعلمون، وفي النهاية سيفهمونها بشكل صحيح.
-
التغلب على الخوف
الشعور بالخوف هو ما يعيقنا في كثير من الأحيان، وفي هذه الحالة يتزايد الخوف من ارتكاب أخطاء كبيرة، وفقدان العميل، والمزيد من النتائج الكارثية الأخرى التي تمنعنا من التفويض المناسب.
نعم إنه شعور مخيف ولكن من المهم جدًا أيضًا حشد الشجاعة لمنح الآخرين فرصة للتألق، وفرصة لارتكاب الأخطاء، ومع مرور الوقت ستتألق الغالبية العظمى. وبمجرد أن تتغلب على مخاوفك يمكنك التفويض بشكل صحيح.
-
توظيف الأشخاص المناسبين
من أجل التفويض الجيد لا بد أن تحصل على الأشخاص المناسبين في المقاعد المناسبة. هل تحتاج إلى شخص رفيع المستوى؟ ربما يكون شخصًا على مستوى مبتدئ ومع ذلك يتمتع بقدرات فائقة وقوة دافعة.
وبغض النظر عن عملية التفويض من الضروري تعيين الأشخاص المناسبين في كل وقت وحين؛ للحصول على أفضل النتائج وتجنب حدوث الكوارث.
-
استخدام الأدوات المناسبة
الآن بعد أن اعتمدت العقلية الصحيحة حان الوقت لاختيار الأدوات المناسبة. فيما يلي بعض الأدوات لتحسين عملية التفويض:
– Asana: أداة لإدارة المشاريع ذات تخصيص عالِ ومزايا متعددة لضمان أنك وفريقك “تجدفان في الاتجاه نفسه”.
– محرر مستندات Google: من خلال واجهته المجانية ونظامه سهل التعلم يعد محرر مستندات Google موردًا قيّمًا للتأكد من اتصال كل فرد في فريقك.
– Monday: نظام أساسي للإدارة ممتاز يساعدك في بناء وتوسيع نطاق سير العمل بمكان واحد. كما تجعل مزايا تتبع الوقت والتصور المضمنة هذه الأداة مفضلة لدى الكثير من رواد الأعمال.
– Trello: أداة سهلة الاستخدام تتيح لك معرفة ما يفعله فريقك بنظرة واحدة. كما أن هذه الأداة تتمتع بواجهة جذابة والقدرة على تنظيم المهام باستخدام بطاقات مفصلة.
-
التدريب والمتابعة
من أجل تحسين مهارات التفويض باستمرار تأكد من تدريب موظفيك (مقابل إدارتهم) ومتابعتهم. يمكنك أن تمدحم وتذكّرهم بما فعلوه جيدًا، وكرر مدى أهميتهم بالنسبة لك وللشركة. كما تستطيع مساعدتهم لأداء الأعمال بشكل أفضل في المرة القادمة.
في النهاية مع العقلية الصحيحة والأدوات المناسبة والمتابعة الصحيحة يمكنك تعلم تفويض المهام الخاصة بك؛ ما يسمح لك بالتركيز على المهام الأكثر أهمية لديك كقائد وبناء وتوسيع نطاق عملك.
اقرأ أيضًا:
الإدارة بالتفويض.. متى تلجأ إلى هذا الخيار؟
إدارة وقت المدير التنفيذي.. الجدولة والتفويض سر النجاح (2-2)
كيف توازن بين العمل والحياة الأسرية؟
