خطة لإدارة الوقت

يفشل المرء في الوفاء بما عليه من مهام إذا لم يعرف كيفية إدارة ما لديه من وقت، والأمر الخطير في مسألة الوقت أنه معطى ثابت، وكل ما علينا فعله حيال ذلك هو التأقلم مع ذلك، وإدراك أن النجاح متعلق بنا، وبتنظيم ما لدينا من موارد (وقت) وليس بالوقت ذاته، ومن ثم سنكون بحاجة إلى خطة لإدارة الوقت ليس من أجل أداء عملنا على أكمل وجه فحسب، وإنما لكي لا نعمل تحت ضغط، وحتى نعثر على وقت للاستمتاع كذلك.

إن عثور المرء على خطة لإدارة الوقت سيعينه في الكثير من الأمور ليس أقلها بطبيعة الحال الموازنة بين العمل والحياة الشخصية، والعمل بكفاءة وإنتاجية أعلى مع بذل مجهود أقل؛ فالأمر متعلق بجودة ما ننتج وليس بمقدار الوقت الذي نقضيه في العمل.

وعلى أي، سنحاول في «رواد الأعمال» وضع ورسم ملامح خطة لإدارة الوقت كي نتمكن من السير قُدمًا دون ضغط أو إرباك، وذلك على النحو التالي:

اقرأ أيضًا: جدول المهام وترتيب الأولويات

تحديد الأهداف

لا يكفي أن تحدد أهدافك، بل يجب أن تحدد هذه الأهداف بالشكل الصحيح؛ إذ عليك، في مطلع الأمر، أن تأخذ في اعتبارك مقدار الوقت الذي لديك حقًا، وما الذي تريد إنجازه بدقة، ومتى تريد ذلك؟

وشأن أي أهداف أخرى يجب أن تكون الأهداف التي تضعها هنا، والتي ستوزعها على الوقت المتاح لديك فيما بعد، قابلة للقياس ويمكن تطبيقها وأداؤها في الوقت المناسب. بهذا تكون وضعت قدميك على أول الطريق؛ فمن يعرف إلى أين يريد أن يصل سيعثر على الطريق لا محالة.

اقرأ أيضًا: حماية الوقت.. افعل ما تمليه عليك أهدافك

ترتيب الأولويات

عليك ترتيب أولوياتك ولكن بحكمة، فليس كل الأمور/ المهام على ذات القدر من الأهمية، وبعضها مهم صحيح لكنه ليس مُلحًا ولا عاجلًا، فيما هناك بعض المهام غير المهمة كثيرًا ولكن يتوجب أداؤها حالًا.

وعلى أي حال، يتوجب عليك توزيع مهامك اليومية على المخطط التالي:

• مهم وعاجل: قم بهذه المهام على الفور.

• مهم ولكن ليس عاجلاً: حدد موعد أداء هذه المهام.

• عاجل ولكن غير مهم: تفويض هذه المهام إن أمكن.

• ليست عاجلة وغير مهمة: ضعها جانبًا لتنجزها في وقت لاحق.

وعلى ذلك، فمن الحكمة أن تحدد متى تؤدي هذه المهمة، وأن تحدد كذلك تلك المهام التي يتوجب عليك إرجاؤها، فإذا كنا نتحدث عما يجب فعله فمن المهم أيضًا أن نعرف ما لا يجب فعله أبدًا، وما يجب فعله ولكن فيما بعد.

اقرأ أيضًا: 5 أدوات لتنظيم الوقت خلال نظام العمل الجزئي

جدول زمني

إذا أردت خطة لإدارة الوقت فعالة ومحكمة فضع حدًا زمنيًا للانتهاء من كل مهمة؛ إذ من شأن هذا أن يجعلك أكثر تركيزًا وإنتاجية، وحتى إذا لم تتمكن من الوفاء بالمهمات الملقاة على عاتقك في الوقت الزمني المحدد للانتهاء منها فهذا في حد ذاته مفيد.

ويساعدك هذا الأمر في تلافي تلك المعوقات التي حالت بينك وبين أداء مهامك في وقتها الزمني، ناهيك عن أنه من المنطقي أن يكون هناك جدول زمني للانتهاء من المهمات الخاصة بك، طالما فهمنا أن هناك الكثير من الأمور التي يتعين على المرء إنجازها في اليوم الواحد.

اقرأ أيضًا: التحكم في وقت الفراغ.. هل نحن مشغولون حقًا؟

استراحة ما بين المهام

عند أداء الكثير من المهام دون استراحة، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك، كما أن نشاطك سيقل، ولذلك خصص بعض الوقت للتوقف بين المهام المختلفة؛ لاستعادة حيويتك، وتجديد أفكارك؛ ومن ثم فلا مانع من الحصول على قيلولة قصيرة أو الذهاب في نزهة قصيرة أو التأمل.

ومن الجدير ذكره أن الوقت الذي تستريح فيه ليس وقتًا مهدرًا؛ إذ إن معدل إنتاجك سيكون أعلى، وستكون أسرع مما لو واصلت العمل دون توقف أو أخذ استراحة قليلة.

اقرأ أيضًا: التسويف عن قصد.. ادخر وقتك للأهم

التخلص من الزوائد

هناك الكثير من الأمور غير المهمة وغير الضرورة بل غير المفيدة، وهنا نتحدث عن إدمان وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة وإدمان بعض الألعاب الإلكترونية، جرّب أن تنحي هذه الأشياء جانبًا وستدرك مقدار الفائض من الوقت الذي أصبحت تمتلكه، ومقدار ذاك الوقت الذي كنت تهدره في هذه الأمور غير المجدية.

المستقبل الآن

مع كل يوم عمل تبدأه يجب أن تكون لديك خطة واضحة لما تريد فعله في هذا اليوم، وفي نهاية هذا اليوم عليك أن تحدد تلك المهام التي سيتوجب عليك أدؤها غدًا، هكذا ستجد نفسك أكثر إنتاجية، وأكثر قدرة على إدارة وقتك بنجاح.

اقرأ أيضًا:

أهمية الروتين في الأزمات.. مزايا لا تخطر على البال!

أسرار رواد الأعمال لتنظيم الوقت

اقتصاد الانتباه.. الوقت كصيد ثمين!