توزيع المهام على الفريق.. هل من طريقة مثلى؟

هناك نوع من التنازع أو التشتت حول موضوع توزيع المهام على الفريق؛ ففي حين يجد بعض المدراء صعوبة كبرى في تكليف بعض موظفيه بمهمة ما، ويؤثرون القيام بكل شيء بمفردهم، فإن آخرين يفضلون توزيع كل مهامهم، هكذا دون ضابط ولا رابط.

والمؤكد أن كلا الاتجاهين خطأ، فليس صوابًا أن تقوم بكل شيء بمفردك، كما أنه ليس صوابًا أيضًا عدم فعل أي شيء، ومن هنا فإن كلمة السر للخروج من هذه المعضلة هي معرفة كيفية توزيع المهام على الفريق بشكل ناجح.

ليست المسألة سهلة على أي حال؛ إذ تتطلب، في المستوى الأول، معرفة مهارات وقدرات كل فرد من أفراد الفريق، كما أنها تتطلب، في الوقت ذاته، الوقوف على مدى استعداد كل فرد لإنجاز مهمة بعينها، وعلاوة على ما فات، فإنه من المهم كذلك تحديد مدى مناسبة كل مهمة لكل عضو من أعضاء الفريق؛ ففريق العمل الفاعل متنوع، ويتوفر أشخاصه على العديد من الخبرات والمهارات، وهو ما يحدث حالة من الثراء والتنوع بشكل عام.

اقرأ أيضًا: ترتيب عمل الفريق.. استراتيجية تحقيق الأهداف

طرق توزيع المهام على الفريق

ويسعى «رواد الأعمال» إلى اقتراح بعض الطرق التي تساعد في توزيع المهام على الفريق بكفاءة وفعالية، وذلك على النحو التالي..

• صنع الخطة

كيف تعرف السبيل الأمثل إلى توزيع المهام على الفريق ما لم تكن لديك مهام أصلًا؟ ما لم تكن هناك خطة موضوعة سلفًا من الأساس؟! الخطة أسبق على توزيع المهام بل على كل شيء آخر، ومن ثم فإن الخطوة الأولى في عملية تفويض المهام وتوزيعها على المهام هو العمل وفق خطة.

• الاعتماد على الخبرة والمهارة

الآن بعد أن تأكدت من أن لديك خطة بالفعل، بل عرفت ملامح هذه الخطة، وتفرع عن هذه الخطة نفسها عدة مهام ومتطلبات، فإن الخطوة المنطقية التالية هي البدء في توزيع المهام على الفريق بناءً على ما يتوفر لديهم من مهارات وخبرات.

تقودنا هذه المسألة إلى قضية أخرى أعمق، وهي ضرورة وجود فريق عمل متنوع الخبرات متعدد الرؤى والتصورات، وهي مسألة يجب مراعاتها عند عملية التوظيف منذ البداية.

ومن المهم في هذا الصدد أن تضع في اعتبارك _عند توزيع المهام على الفريق_ القيم والسمات الشخصية، فتلك من الأمور التي تسهل على المرء القيام بمهامه على النحو الأمثل.

اقرأ أيضًا: 6 طرق ذكية للتعامل مع فريق العمل الصغير

• التوجيه الشامل

لا يجب عليك كمدير أن تركن إلى نفسك، أو تنأى بنفسك بعيدًا عقب توزيع المهام على الفريق، وإنما، وهذا جزء من عملك كمدير، أن تعمل على توفير التوجيه والدعم الكافيين لكل عضو من أعضاء فريقك.

وهذا، إن رمت الصدق، منزلق خطير؛ فقد تجد نفسك تمارس نوعًا من التسلط على الموظفين، عبر إعلامهم بكل شيء، وفرض طريقة معينة يتوجب عليهم اتباعها كي يقوموا بما أوكلت إليهم من مهام.

فيما قد يسقط بعض المدراء الآخرين فريسة للإهمال والتفريط، فيتركون الموظفون يقومون بكل شيء على هواهم.

إن الحل الوسط الذي يتوجب على المدير اتباعه حيال معضلة كتلك هي أن يوجه، وأن يعطي فكرة عما يتوقع الحصول عليه، وأن يترك، بعد ذلك، الحرية كاملة للموظفين ليقوموا بأداء المهام وفقًا للطريقة التي يرونها مناسبة.

اقرأ أيضًا: تطوير مهارات فريق العمل.. كيف تُحسّن الإنتاج؟

• المسؤولية الشخصية

إن اتبعت فلسفة الإدارة بالنتائج فستجد أن الأمور تسير معك على نحو سلس؛ إذ ستوفر لك هذه المنهجية إمكانية منح موظفيك المسؤولية الشخصية الكاملة عن إنجاز المهام وبالكفاءة والجودة المطلوبتين؛ دون أن تتورط في إثقال كاهلهم بالكثير من التفاصيل والتعليمات التي لا جدوى منها.

يجب أن تُشعر كل عضو من أعضاء الفريق بأنه مسؤول بصفة شخصية عن المهام الموكلة إليه، بل أن يشعر بأنها ملك له وحده؛ هكذا يمكنه أن ينهض بها على النحو الأمثل.

وفي هذا الصدد سترى أنه من الواجب عليك، أيضًا، تعزيز ثقافة المساءلة في مؤسستك؛ فكل عضو من أعضاء الفريق الحرية المطلقة في النهوض بالمهام وفقًا للطريقة التي تروقه وتناسبه، لكنه، وفي الوقت ذاته، مسؤول وحده عن النتائج.

اقرأ أيضًا: كيف تعطي القيادة للفريق بطريقة ممنهجة؟

• الامتنان والتقييم

كل مهمة نشرع في النهوض بها بمثابة رحلة وتحدٍ، وفي آخر كل رحلة وعند نهاية كل تحد يجب أن نخصص وقتًا نلتقط فيه أنفاسنا، ونقيّم ما فات؛ لنرى هل أنجزناه على النحو المطلوب، أم هل وقعنا في بعض الأخطاء، واعترت أعمالنا بعض نقاط الضعف؟

إن كان الأمر كذلك فإن دور المدير أو قائد الفريق هو التوجيه، ولفت النظر إلى هذه المعضلات، واقتراح الطرق لإصلاحها.

لكن ليس هذا كل شيء، على المدير أيضًا أن يكون ممتنًا، وأن يقول للمحسن: أحسنت، وأن يكافئ الناجحين والمجدين، تلك هي الطرق التي نقترحها لمسألة توزيع المهام على الفريق.

اقرأ أيضًا:

فريق العمل الحكيم.. رؤى متنوعة وقرارات صائبة

صناعة المدير.. تحديات سنة أولى إدارة

فريق العمل.. 6 خطوات ترسم طريق الإبداع