المرونة في التخطيط.. كيف تجتمع الأضداد؟

كيف تضع الخطط في بيئة من التغييرات المستمرة؟ هذا سؤال يكمن جوابه في إدراج مبدأ المرونة عند التخطيط، مفتاح ذلك في التكيف السريع مع الوضع الجديد والتخلي عن الخطط القديمة. لا يجب أن تضع خططًا محددة جدًا طويلة المدى.

Agile وscrum وTrello وsprint هي الأدوات الرئيسية التي تحدد نهج التخطيط اليوم. الأمر كله يتعلق بالمراجعة المستمرة للمهام المطروحة وتحديث الخطط وفقًا لذلك.

أهمية المرونة في التخطيط

نوضح في «رواد الأعمال» أهمية المرونة في التخطيط وذلك على النحو التالي..

تقليل إجهاد الفريق

من خلال إدراج المرونة في التخطيط قد يشعر أعضاء الفريق بضغوط أقل؛ ما يقلل من إجهادهم العام ويحسن معنويات الفريق، وبالتالي زيادة الإنتاجية والكفاءة.

• استجابة أفضل للتغييرات

يمكن أن تساعد المرونة في تخطيط المشروع الفرق في الاستجابة بشكل أكثر فعالية للتغييرات المفاجئة أو التحديات في المشروع؛ ما قد يساعد في تقليل الأخطاء والتكاليف وتحسين الكفاءة العامة للفريق.

• المزيد من الثقة في القادة

قد يشعر القادة الذين يُدرجون المرونة في التخطيط بثقة أكبر من فرقهم. يمكن أن يُظهر التخطيط المرن قوة القائد في التخطيط والقدرة على الاستجابة بفعالية للتغييرات، والتي قد تحسّن ثقة الفريق ومعنوياته.

• إنجازات أعلى جودة

يمكن للمرونة أيضًا أن تساعد الفرق في تحقيق إنجازات عالية الجودة من خلال التركيز على جودة واتساق عملهم بدلًا من الجداول الزمنية الصارمة أو ممارسات العمل. يوفر هذا أيضًا المزيد من الحرية الإبداعية، وذلك قد يشجع على الابتكار في الشركة.

اقرأ أيضًا: مدراء تقنية المعلومات وتعزيز ثقافة تنمية المهارات

اجتماع الأضداد

لكن المرونة قد تكون ضد التخطيط الصارم فكيف نجمع بينهما؟ إليكم الجواب.

• الأهداف الواضحة

تساعد أهداف الفريق الواضحة في تحديد التوقعات وما يعمل الفريق من أجله. ضع أهدافًا واضحة للمشروع من بداية كل مشروع مع اتباع نهج مرن للوصول إلى تلك الأهداف. نظرًا لأن كل شخص يعمل بشكل مختلف فقد لا يعمل النهج المعياري الصارم مع الجميع ويمكن أن يولّد المزيد من التوتر أو الارتباك.

على سبيل المثال: قد تسمح لأعضاء الفريق بتحديد ساعات العمل الخاصة بهم لزيادة الإنتاجية في بيئة مريحة.

• اعتماد خطط قصيرة المدى

قد يكون تحديد الأهداف طويلة المدى فعالًا للتخطيط المسبق ولكنه يفتقر إلى المرونة التي تتمتع بها الأهداف قصيرة المدى، والتي تغطي فترات زمنية أقصر؛ ما قد يعني مرونة أكبر.

تساعد الجداول الزمنية الواقعية في وضع توقعات واضحة وقابلة للتحقيق للفريق وتسمح بمعرفة ما إذا كان الفريق يمكنه بالفعل إكمال المشروع في الوقت المحدد. حدد أهدافًا لبضعة أشهر كحد أقصى في كل مرة ثم تحقق مع الفريق على فترات مختلفة قبل الموعد النهائي. يمكنك دائمًا تقصير أو إطالة أهداف فريقك اعتمادًا على الأداء أو أي تغييرات في متطلبات المشروع.

اقرأ أيضًا: ما هي أسس التعامل مع المدير؟

• تعزيز الثقة في أداء الفريق

الثقة جزء مهم من التخطيط المرن؛ لأنك غالبًا ما تمنح فريقك الحرية في تحديد وتيرة وعبء العمل. يساعدهم ذلك في الشعور بمزيد من الثقة في قدراتهم وتحقيق أهدافهم بسهولة أكبر؛ لأنهم غير مقيدين بعمليات موحدة.

يتطلب هذا مستوى معينًا من الثقة بينك وبين فريقك؛ لذلك من المهم أن تتعلم كيف تثق بهم فيما يتعلق بمتطلبات المشروع. لا يزال بإمكانك التحقق من التقدم ومراجعة عمليات الإرسال وتقديم التشجيع، ولكن تركهم لتحقيق الأهداف يساعد في إظهار كفاءتهم.

• التنبؤ بالتحديات المحتملة

أحد التحديات الرئيسية في تخطيط المشروع هو التغييرات المفاجئة في المشروع أو التحديات التي يواجهها الفريق. من خلال الخبرة الكافية في مجال عملك يمكنك تعلم التنبؤ بهذه الأشياء؛ ما يسمح لك بإنشاء خطط مشاريع أكثر مرونة واستجابة للتغييرات أو التحديات الشائعة.

على سبيل المثال: إذا كنت تعمل في مجال تصميم حيث يطلب العملاء بشكل متكرر تغييرات في التصميم خلال المشروع يمكنك تعلم التنبؤ بهذا وتضمينه كجزء من خطط مشروعك. تعلم كيفية التنبؤ بالتحديات المشتركة في مشاريعك حتى تتمكن من تعليم فريقك الاستجابة وفقًا لذلك.

اقرأ أيضًا:

أسباب فشل الشركات العائلية.. 4 عقبات أساسية

الأداء المتذبذب للموظفين.. كيف تضبط إيقاع عملك؟

الشركات القابلة للتطوير.. هل شركتك من بينها؟

“الشخصية المنفتحة” هل تكون سببًا في نجاح رواد الأعمال؟

التخطيط لزيادة الأرباح.. هل تعرف الطريق؟