لا يمكن للعديد من الإدارات أن تُنجز مهامها إلا بالاعتماد على أتمتة الأعمال المختلفة المعروفة بـ Business Automation، وهي العملية التي باتت تتحكم في طريقة سير الشركات أو المؤسسات التي تسعى للتقدُم.
أصبحت عملية أتمتة الأعمال وسيلة فعالة في الوصول إلى الأهداف في وقت قياسي؛ ما جعلها تندرج تحت مبدأ “اعمل بذكاء”، والذي تتبعه العديد من الشركات الناشئة، الهيئات، المنظمات، إضافة إلى المنشآت التعليمية، والمطاعم، والفنادق؛ فكل من يقدّم خدمة أو منتجًا للمجتمع يحتاج إلى طريقة للحفاظ على تنظيم الزمن.
مفهوم أتمتة الأعمال
تتمثل عملية الأتمتة في العمل على إحداث تغيير في الإجراءات التي تستخدمها؛ الأمر الذي يساعد في التحوُل من إجراءات يدوية تعتمد على الورق إلى أخرى آلية تُستخدم فيها التقنيات الحديثة.
تتم جميع الأمور داخل حياتك العملية؛ وفقًا لمجموعة من الإجراءات التي تحتوي على عددٍ من الأنشطة _التي عادة ما يتم تنفيذها بطريقة يدوية_ وهنا؛ يمكنك الاعتماد على التقنيات المختلفة للعمل بذكاء، وتوفير وقتك لأمور أخرى، يجب أن تزاولها بنفسك، علمًا بأن تلك العملية تتميّز بتوفير التكلفة المادية.
تضمن الأتمتة لمتتبعيها توفيرًا للوقت والتكاليف على حد سواء، فيصبح إنجاز النشاطات المختلفة أمرًا سهلاً، مع إدخار الجهد القاسي الذي قد تبذله في هذه الحالات يدويًا.
وبالطبع، فإن الاعتماد على الأتمتة لا يعني إطلاقًا إلغاء العنصر البشري؛ بل على العكس تمامًا، فإن اللجوء إليها من شأنه أن يوفر الأدوات التي تساعد الأفراد في إنجاز المهام واتخاذ القرارات، فما هي إلا طريقة لتسهيل السبل العملية وتذليل العقبات أمام العاملين؛ ما يقلل الوقت، ويُسرّع وتيرة العمل، مع الحفاظ على جودته.
وتعتبر المهمة الأكبر للأتمتة هي تحويل المعرفة الموجودة لدى العاملين إلى إجراءة منفذة باحترافية؛ فإن لم تُسجل الخبرات الموجودة لديهم، فهناك احتمالية كبيرة لضياعها أو نسيانها بسهولة.
كيف تُنفذ عملية الأتمتة؟
تعتمد عملية الأتمتة على عدد من المراحل الأساسية التي يجب اتباعها؛ سعيًا لإدارة الوقت وتنظميه بطريقة مثالية.
1. الاكتشاف
تتمثّل المرحلة الأولى في اكتشاف الإجراءات المختلفة التي يمكنها الخضوع للأتمتة؛ فليست كل الأعمال مؤهلة لذلك، مع محاولة حصر العمليات، التي يمكن ترتيبها حسب أهميتها.
2. التحليل
يمكنك أن تجمع المعلومات التفصيلية عن تلك الإجراءات التي تم اتخاذ قرار بأتمتتها، وهنا، يتم دراسة واقع العمل والأنشطة التي تتم فعليًا داخل المنشأة لكل إجراء، فضلاً عن المهام التي يتم تنفيذها.
3. التصميم
في هذه المرحلة، يتم وضع تصوٌر تفصيلي للإجراء، وكيف سيكون حاله بعد أتمتته؛ حيث تختفي بعض الأنشطة التي يمكنك ممارستها يدويًا.
4. التطبيق
تُختتم مراحل الأتمتة بتحويل النموذج العملي المصغر الذي تم الاتفاق عليه، إلى تطبيق حقيقي؛ حيث يُحوّل الإجراء اليدوي إلى إجراء مؤتمت بشكل فعلي.
وتُعد هذه المرحلة هي الأكثر تكلفة؛ لكنها الأسهل على الإطلاق، وذلك في حال الاعتماد على نموذج مُصغر حقيقي.
اقرأ أيضًا:
تقنية فرز الأعمال.. أصول تنظيم وقتك
