تنبع أهمية نصائح لإدارة الوقت من كون هذه المهارة أمست في عالم اليوم سريع الخطى مجرد مهارة احتياطية. وعلى ما يبدو أن كل لحظة أصبحت تمتلئ بمهام أكثر مما يسمح به الوقت، وهو ما جعل من هذه المهارة شريان حياة مهم للوصول إلى النجاح المهني والوفاء الشخصي.
لا شك أن ضغوط العمل الحديثة خلقت المزيد من الضوضاء غير المنتجة للموظفين أكثر من أي وقت مضى، وهو ما يحتم طرح عدة نصائح لإدارة الوقت.
ووفقًا لأحدث تقرير لحالة العمل من “سلاك”، يعاني حوالي 43٪ من الموظفين من صعوبة الحفاظ على دوافعهم، ويواجه نحو 29٪ آخرين صعوبة في الحفاظ على تركيزهم، وفي الوقت نفسه، يشعر 71٪ من قادة الأعمال بضغوط لتوليد المزيد من الإنتاجية من فرقهم.
وفي حين تتعدد الأدوات المستخدمة في عملية “إدارة الوقت” بدءًا من استخدام الذكاء الاصطناعي ووصولًا إلى أتمتة المهام الروتينية،
إليك 11 نصيحة لإدارة الوقت في السطور المقبلة ستساعدك على إتقان فن إدارة وقتك، ولكن علينا في البداية تسليط المزيد من الضوء بإيجاز عن مفهوم عملية إدارة الوقت، لذا؛ ابق معي.
ما هي إدارة الوقت؟
هي التخطيط المثالي لكيفية استخدام الوقت الذي تقضيه بكفاءة والتحكم فيه عن عمد لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية، إنها ببساطة عملية تمكنك من إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل، ومن مزاياها الأخرى ما يلي:
- جودة عمل أفضل.
- ضغوط عمل أقل.
- توفير المزيد من الوقت للعمل على مشاريع استراتيجية أو إبداعية.
- تباطؤ أقل.
- المزيد من الثقة بالنفس.
نصائح لإدارة الوقت
والآن لنبدأ سويًا للتعرف على تلك الممارسات التي عليك عدم إغفالها قدر المستطاع حتى تتمكن من إدارة وقتك بالشكل المثالي، وهي كالآتي:
1- اعرف كيف تقضي وقتك
إذا تم قياس إنتاجيتك من خلال الناتج على مدى فترة زمنية معينة، فإن الوقت الضائع قد يعني إهدار الأموال، إنها تمامًا مثل إنشاء ميزانية، عليك تتبع ما تنفق عليه وقتك بالفعل للكشف عن أي مجالات أو عادات تمنعك من تحقيق أهدافك.
لذا؛ ابدأ بفحص الوقت، ويمكنك القيام بذلك باستخدام تطبيقات تتبع الوقت مثل “هارفست”، و”تراكينج تايم”، وتقوم بإدخال معطيات المهام التي قمت بها كاملة مباشرة مع مساحة عملك.
ويمكنها أن تخبرك، بناءً على الفئات التي قمت بإعدادها، بعدد الساعات التي كنت منتجًا فيها في اليوم مقابل مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطة غير متعلقة بالعمل، مثل تصفح وسائل التواصل الاجتماعي أو التسوق.
2- التزم بجدول يومي
تجاوز عبارة “لدي ثماني ساعات للقيام بمهام محددة”، ولكن أنشئ جدولًا يوميًا يحتوي على فترات زمنية مخصصة لمهام مختلفة، الالتزام به هو مفتاح النجاح، ويمكنك القيام بذلك من خلال:
- أنشئ جداول زمنية واقعية: يبالغ البعض في تقدير قدرتهم على إنجاز المهام، وهي ظاهرة يطلق عليها العلماء “مغالطة التخطيط”، والتي عادة ما تؤدي إلى تقديرات تسليم متفائلة بشكل مفرط، لذا؛ أضف فترات زمنية بين المهام بحيث يظل الجدول الزمني الإجمالي سليمًا حتى لو تجاوزت إحدى المهام الحد الزمني.
- امنح انتباهك الكامل: تجنب التسلل إلى مواقع غير مرتبطة بالعمل أو أيًا كان ما لا يُفترض أن تفعله أثناء ساعات العمل، وقم بإغلاق جميع علامات تبويب المتصفح “للمهام اللاحقة”، ثم أغلق هاتفك أو احفظه بعيدًا عن متناول يدك حتى يحين وقت استراحتك المحددة مسبقًا، ومرة أخرى، الانضباط الذاتي هو أفضل صديق لك هنا.
3- حدد أولوياتك
يمكن أن تكون قوائم المهام منقذة للإنتاجية، ومع ذلك إذا لم تكن حريصًا، فقد تكبر تلك القوائم وتصبح مرهقة لدرجة أنك لن تعرف وقتها من أين تبدأ، لذا؛ يمكن أن تساعدك أداة تُعرف باسم “مصفوفة أيزنهاور” في تحديد الأولويات وفقًا للأهمية والإلحاح، وباستخدام هذه المصفوفة، يمكنك تقسيم قائمتك على النحو التالي:
- مهام يجب تنفيذها على الفور: وهي المهام المهمة ذات المواعيد النهائية المحددة، أو المهام التي قمت بتأجيلها لفترة طويلة حتى أصبحت الآن متأخرة عن موعدها.
- جدولة المهام لاحقًا: المهام المهمة التي ليس لها مواعيد نهائية محددة.
- تفويض المهام: المهام التي يمكن لشخص آخر القيام بها.
- الحذف: المهام التي يمكنك التخلص منها لأنها ليست بالغة الأهمية لأهدافك أو مهمتك.
4- أتمتة المهام المتكررة
إن الموظفين الذين يستخدمون الأتمتة هم أكثر عرضة بنسبة 71% لتجاوز توقعات المديرين، كما تعلمنا في تقرير حالة العمل، فعندما تقوم بأتمتة العمل الممل أو المتكرر، يمكن أن يوفر ذلك وقتًا ثمينًا؛ ما يسمح لك بالتركيز على جوانب أكثر تعقيدًا وإبداعًا في عملك.
وباستخدام أدوات مثل “ورك فلو بيلدر” من شركة “سلاك”، يمكنك إنشاء أتمتة بسيطة أو معقدة حسب رغبتك، ويمكنك أيضًا ربطها بالتطبيقات والخدمات الأخرى التي تستخدمها لإنجاز مهام العمل، ولأن مهارات البرمجة ليست ضرورية، يمكن لأي شخص، بغض النظر عن خلفيته الفنية، نشر الأتمتة ببضع خطوات بسيطة فقط.
5- التعامل مع المهام الصعبة أولًا
تصيبنا جميعًا عوامل التشتيت، سواء كانت مكالمة هاتفية، أو خدمة لزميل، ومع ذلك، فإن المهمة التالية التي نجدها هو أن اليوم قد انتهى، لذا؛ حان الوقت لتجربة الطريقة التي ابتكرها خبير القيادة “براين تريسي” وأطلق عليها طريقة “أكل هذا الضفدع”.
إن هذه الطريقة تعمل بشكل جيد مع الأشخاص الذين يميلون إلى المماطلة، أو يجدون صعوبة في تجنب عوامل التشتيت، وتوصي هذه الطريقة بالتعامل مع المهمة الأكبر والأصعب والأكثر أهمية أولًا، ولا تلتفت إلى مهام أخرى إلا بعد أن “تأكل هذا الضفدع”.
6- معالجة المهام المتشابهة على دفعات
وتعني تجميع المهام المتشابهة حتى تتمكن من العمل عليها معًا، لذا؛ قم بتجميع المهام حسب الهدف أو الوظيفة، على سبيل المثال:
- اجتماعات العملاء يومي الأربعاء والخميس.
- الرد على رسائل البريد الإلكتروني من الساعة 10 حتى 11 صباحًا فقط.
- إنشاء التقارير أول شيء في الصباح وتوزيعها.
7- استخدم الذكاء الاصطناعي
تخيل أن لديك مساعدًا يختصر التكدس المحيط بك، ويمنحك المعلومات التي تحتاجها فقط عندما تحتاج إليه، إنه الذكاء الاصطناعي الذي يعزز إنتاجيتك من خلال الإجابة على أسئلتك، وتلخيص المحادثات، وإنشاء محتوى، كما يساعدك أيضًا على العثور على المعلومات ذات الصلة بسرعة، والتركيز على المهام المهمة، وإدارة وقتك بشكل أفضل حتى تتمكن من إنجاز المزيد من المهام.
8- ضع حدودًا زمنية معقولة
نص قانون باركنسون على أن “العمل يتوسع لملء الوقت المخصص لإنجازه”، فإذا كان لديك يوم كامل لإكمال مهمتين يجب أن تستغرق ثلاث ساعات فقط، فمن المحتمل أنك ستقضي اليوم بأكمله في هاتين المهمتين، ولكن، إذا منحت نفسك مساحة زمنية أصغر، فمن المحتمل أنك ستظل قادرًا على الوفاء بالموعد النهائي السابق.
9- تعلم متى تقول “لا”
تتضاءل قدرتنا المحدودة في اليوم مع مرور الساعات، لذا؛ ولتجنب العمل غير المكتمل، تعرف على حدودك، وكن على استعداد لقول “لا”، وتعرف على نقاط قوتك وضعفك، وركز على ما أنت جيد فيه، وإذا أمكن، فوّض المهام التي يمكن للآخرين القيام بها بشكل أفضل وأسرع.
10- تجنب “تعدد المهام”
سبق وأن أوضح العلم رأيه فيما يتعلق بـ”تعدد المهام” التي تقلل من الكفاءة وقد تكون خطيرة أيضًا، ووفقًا للجمعية الأمريكية لعلم النفس، فإن التلاعب العقلي ينطوي على “تكاليف التبديل” التي تقلل من الإنتاجية، وعلى الرغم من أن تبديل المهام قد يكلف بضع ثوانٍ فقط لكل تبديل، فإنه يتراكم إذا كنت تقوم بمهام متعددة بشكل متكرر، كما ترتفع احتمالية ارتكاب الأخطاء.
11- حافظ على الأشياء منظمة
احرص على تغيير تنظيمك إذا حدثت لك أي من هذه الأمور:
- التأخر عن اجتماع ترأسه.
- نسيان طباعة تقرير يحتاجه رئيسك لعرض تقديمي.
- اضطرارك إلى طلب اسم المستخدم أو كلمة المرور من قسم تكنولوجيا المعلومات أكثر من مرة.
- حافظ على مكتب عمل نظيف، ولاتخاذ قرارات أفضل، تخلص من أي أوراق يمكن تمزيقها أو إعادة تدويرها، وتخلص من الأشياء غير الضرورية وضع الأدوات اليومية في متناول يدك.
- قم بتنسيق ملفات الكمبيوتر، ومحركات الأقراص المشتركة.
- استخدم التقويم، وقم بتنظيم التقويم الخاص بك حسب فئات الحياة، مثل “شخصي” و”مهني” و”التزام”، وحاول استخدام الترميز اللوني للتمييز بسرعة بين الفئات، أو حسب العاجل وغير العاجل.
لقد توصلت معظم الفرق ذات الأداء العالي إلى كيفية إدارة وقتها، لذا؛ اعمل جاهدًا على أن يتخلل يوم عملك هذه الممارسات الأفضل لإدارة الوقت، حتى تتمكن من رفع إنتاجيتك وخفض مستويات التوتر لديك.
بقلم/ Seth Putnam
المقال الأصلي (هنــــــــــــا).
